Un procès-verbal pour une association, qu'est-ce que c'est ?
Le procès-verbal d’une association est un document écrit, permettant de garder une preuve de toutes les décisions qui ont été prises au sein de l’association. Ce document permet de retranscrire l’ensemble des éléments ayant eu lieu lors de l’assemblée générale, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire.
Le procès-verbal mentionne notamment, la date, le lieu et la nature de l’assemblée générale (AGO, AGE), la liste des membres présents et représentés, l’ordre du jour de l’assemblée générale, les documents exposés lors de l’assemblée générale, un résumé de chaque sujet abordé, les résolutions qui ont fait l’objet d’un vote, le résultat détaillé, l’heure de fin de l'assemblée générale.
Est-il obligatoire de rédiger un procès-verbal d’association ?
La rédaction de procès-verbal n’est obligatoire que pour certaines associations :
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les associations reconnues d’utilité publique ;
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les associations bénéficiant de subventions publiques.
Le procès-verbal est également obligatoire pour les associations ayant prévu cette obligation dans leurs statuts. Veillez donc à consulter vos statuts pour savoir si vous êtes soumis à une obligation de rédaction de procès-verbal.
Attention, en pratique, il est courant de rédiger un procès-verbal à la suite d’une assemblée générale, même lorsque votre association n’est pas obligatoirement soumise à cette formalité. Le procès-verbal représente un outil sécurisant pour votre association.
Pourquoi rédiger un procès-verbal d’association ?
Si en principe la rédaction de procès-verbal n’est pas obligatoire pour toutes les associations, il est conseillé de systématiquement en rédiger un.
En effet, le procès-verbal est un véritable moyen de preuve en cas de contentieux, il peut être très utile pour votre association si une des décisions prises est remise en cause car il a une véritable valeur juridique et sera donc une preuve à présenter devant le juge en cas de problème.
Le procès-verbal permet également de garder une trace sur le long terme des stratégies ayant été adoptées dans l’association. Cela peut être très utile et intéressant en cas de changement de direction par exemple, cela permettra notamment d’analyser les plans d’actions à aborder, ce qu’il faut changer ou non dans la stratégie de l’association.
Il est donc conseillé de rédiger un procès-verbal, même si votre association n’est pas soumise à cette obligation.
Quand faut-il rédiger un procès-verbal d’association ?
C’est après avoir tenu l’assemblée générale que vous devez dresser le procès-verbal, qui servira de récapitulatif et de preuves concernant toutes les décisions qui ont été prises.
Comment rédiger un procès-verbal d’association ?
Pour correctement rédiger un procès-verbal, les informations suivantes doivent être mentionnées :
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l’identité de l’association ;
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la date, le lieu et la nature de l’assemblée générale (AGO, AGE) ;
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l’identité de l’auteur du procès-verbal ;
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la liste des membres présents et représentés, en précisant leur qualité ;
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l’ordre du jour de l’assemblée générale ;
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les documents exposés lors de l’assemblée générale ;
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un résumé de chaque sujet abordé ;
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les résolutions qui ont fait l’objet d’un vote ;
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le résultat détaillé du scrutin ;
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l’heure de fin de l'assemblée générale ;
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l’identité et le paraphe des signataires du procès-verbal.
Attention, sachez qu’un procès-verbal de l’assemblée générale d’une association incomplet peut entraîner l’annulation de l’assemblée générale et des décisions qui y ont été prises.
Nous vous invitons à utiliser nos modèles de procès-verbaux afin de rédiger vos documents en toute sécurité juridique :
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Procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire d’une association (AGO) ;
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Procès-verbal de modification des statuts d’une association (AGE) ;
Qui peut rédiger le procès-verbal d’une association ?
En pratique, c’est le président de séance, le secrétaire de séance ou encore le président de l’association qui rédige le procès-verbal. En réalité, il faut vous reporter aux statuts de votre association car ce sont ces derniers qui prévoient les modalités de rédaction des procès-verbaux, et notamment qui sera habilité à les rédiger.
Qui doit signer le procès-verbal d’une association ?
Pour les associations classiques, ce sont encore une fois les statuts qui prévoient la ou les personnes habilitées à signer le procès-verbal, en principe, ce sont le président de séance ou le secrétaire de séance. Il faut donc vous reporter à vos statuts pour savoir qui doit signer le procès-verbal de votre association.
Pour les associations reconnues d’utilité publique, seul le président de l’association et son secrétaire sont habilités à signer le procès-verbal de l’association.
Comment convoquer les membres pour que le procès-verbal d’une association soit valable ?
Attention, pour que les décisions prises lors de l’assemblée générale soient valables et que le procès-verbal de l’association soit conforme, il faut respecter un certain nombre de règles, notamment lors de la convocation de l’assemblée générale.
Vos statuts prévoient les modalités de convocation des membres, ainsi que les membres à convoquer. Il peut s’agir de tous les membres de l’association ou cela peut être limité à la participation des membres dans l’association, ou encore leurs anciennetés par exemple.
Vos statuts prévoient également la forme de la convocation qui peut être transmise par :
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lettre simple ;
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lettre recommandée avec demande d’avis de réception (LRAR) ;
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affichage dans les locaux de l’association ;
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courrier électronique ;
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publication sur le site internet ou les réseaux sociaux de l’association.
Il est très important de respecter les règles de convocations prévues dans vos statuts puisque pour que le procès-verbal ait une valeur juridique, l’association devra être en mesure de transmettre une copie de l’ordre du jour, la liste des membres de l’association convoqués à l’AG, les procurations des membres représentés ainsi que la feuille de présence émargée.
Où envoyer le procès-verbal d’association ?
Dans certains cas et selon les décisions qui ont été prises lors de l’assemblée générale, votre procès-verbal devra être transmis à la préfecture. C’est le cas lorsque les décisions prises ont entraîné :
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la modification du nom ou de l’objet de l’association ;
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la modification de l’adresse du siège social ou de l’adresse de gestion de l’association ;
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la nomination de nouveaux dirigeants ;
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l’ouverture ou la fermeture d’un lieu à partir duquel l’association exerce son activité ;
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l'acquisition ou le transfert de la propriété d’un bien appartenant à l’association (par exemple ses locaux).
Si l’assemblée générale tenue par votre association n’a pas entraîné une des décisions citées, la transmission du procès-verbal de l’assemblée générale d’une association à la préfecture n’est pas obligatoire. Vous ne serez donc tenue à aucune formalité particulière après avoir rédigé votre procès-verbal.
Attention, dans certains cas, les statuts de votre association peuvent prévoir l’obligation de tenir un registre de délibérations, dans ce cas là, vous serez obligé de conserver l’ensemble des documents relatifs à l’assemblée générale, convocation, ordre du jour, feuille de présence et procès-verbal, dans un registre spécial. Cela permet notamment à votre association de conserver les preuves nécessaires en cas de litiges.
Pour aller plus loin
Si vous souhaitez rédiger un procès-verbal d’association, nous vous invitons à utiliser nos modèles :
-
Procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire d’une association (AGO) ;
-
Procès-verbal de modification des statuts d’une association (AGE) ;
Vous pouvez également consulter nos guides suivants :
-
démission du président d’une association : quelle est la procédure ? ;
-
que faut-il mettre dans le règlement intérieur d’une association.
En cas de problèmatique particulière, n'hésitez pas à nous poser une question juridique.
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