CRÉEZ GRATUITEMENT Convocation à l’Assemblée Générale Ordinaire d’une Association
Ce que nous allons aborder
Qu'est-ce qu'une Convocation à l'Assemblée Générale Ordinaire d'une Association ?
Vous dirigez une association ? Sachez que vous devez réunir l'ensemble des membres de l'association pour prendre des décisions pour le fonctionnement et la gestion courante de l’association. Convoquer l’assemblée générale ordinaire (AGO) de votre association est donc la première étape à suivre.
L'assemblée générale ordinaire est la réunion de tous les membres de l'association. Son objectif est par exemple d'élire les membres du conseil d'administration de l'association, d'approuver les comptes annuels ou de fixer le montant des cotisations pour l'année à venir.
Utilisez notre modèle de convocation à l'assemblée générale ordinaie d'une association, et ajoutez vos informations. Après avoir répondu à quelques questions, vous aurez le document qu'il vous faut.
Le document que nous vous proposons est conforme aux obligations liées au RGPD sur la protection des données personnelles.
Quand devez-vous faire une Convocation à l'Assemblée Générale Ordinaire d'une Association ?
Utilisez notre modèle de convocation à l’assemblée générale d’une association lorsque vous souhaitez :
- élire les membres du conseil d'administration de l'association ;
- approuver les comptes annuels de l'association ;
- affecter les résultats de l'association ;
- fixer le montant des cotisations pour l'année à venir ;
- valider le rapport moral du président de l'association ;
- solliciter un agrément ou une subvention ;
- acheter ou vendre un bien immobilier.
Après la tenue de l'assemblée générale, vous devrez rédiger le procès-verbal. Pour vous aider à l'établir, lisez notre guide comment rédiger le procès-verbal d'une association ?.
Aperçu Convocation à l’Assemblée Générale Ordinaire d’une Association
Les termes de votre document seront mis à jour en fonction des informations que vous fournirez.
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L'association
Enregistrée à la préfécture de
Siège social :
, le
Lettre recommandée avec accusé de réception
membre,
Vous êtes prié de bien vouloir assister à la réunion de l'assemblée générale ordinaire qui se tiendra le , à , à l'adresse suivante : et au cours de laquelle les membres devront statuer sur l'ordre du jour suivant :
Si vous étiez empêché de vous rendre à cette assemblée générale, vous pouvez vous y faire représenter par un autre membre de l'association. La procuration mentionnant l'identité du mandataire, datée et signée par le mandant, peut être adressée par tous moyens écrits, notamment par télécopie, à l'association.
Nous vous prions d'agréer l'expression de nos sentiments distingués.
Représentant l'association
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À propos du document Convocation à l'assemblée générale ordinaire d'une association
En savoir plus sur la création de votre Convocation à l'Assemblée Générale Ordinaire d'une Association
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Comment faire la Convocation à l'Assemblée Générale Ordinaire d'une Association ?
Faire la Convocation à l'Assemblée Générale Ordinaire d'une Association en ligne est simple. Répondez simplement à quelques questions et Rocket Lawyer créera votre document pour vous. Lorsque vous avez préparé tous les détails à l'avance, la création de votre document est un processus rapide et facile.
Pour créer la Convocation à l'Assemblée Générale Ordinaire d'une Association, vous aurez besoin des informations suivantes :
Informations sur l'association et sur la personne convoquée
- Indiquez les coordonnées de votre association.
- Qui est la personne convoquée ?
Informations sur le contenu de la lettre
- Indiquez la date et le lieu de rédaction de la lettre de convocation.
- Indiquez le lieu, la date et l'heure de l'assemble générale.
- Quel sera l'ordre du jour de l'assemblée générale ordinaire?
- Qui est le signataire de cette lettre ?
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Termes courants dans la Convocation à l'Assemblée Générale Ordinaire d'une Association
Affectation des résultats : traitement appliqué aux bénéfices ou aux pertes générées lors d'un exercice comptable.
Approbation des comptes : exercice comptable qui permet de faire le point sur l'ensemble des recettes et des dépenses de l'association.
Assemblée générale extraordinaire : assemblée organisée pour prendre des décisions sur les modifications des statuts qui vont avoir un impact sur l’avenir de l’association (élection d’un nouveau président, dissolution de l’association, etc).
Assemblée générale ordinaire : assemblée organisée pour approuver les comptes de l’association et échanger avec les membres autour de l’activité de l’année passée et de l’activité de l’année à venir.
Commissaire aux comptes : personne chargée de vérifier les comptes d’une association.
Ordre du jour : document écrit qui mentionne l'ensemble des points qui seront abordés lors de l’assemblée générale de l’association.
Si vous souhaitez que votre Convocation à l'Assemblée Générale Ordinaire d'une Association comporte des dispositions supplémentaires ou plus détaillées, vous pouvez modifier votre document. Toutefois, si vous faites cela, vous souhaiterez peut-être qu'un avocat examine le contrat pour vous (ou effectue les modifications pour vous) afin de vous assurer que votre contrat modifié est conforme à toutes les lois pertinentes et répond à vos besoins spécifiques. Utilisez le service Poser une question juridique de Rocket Lawyer pour obtenir de l'aide.
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Conseils juridiques pour la réalisation de la Convocation à l'Assemblée Générale Ordinaire d'une Association
Voici quelques conseils utiles pour vous aider à rédiger une lettre de convocation claire et complète :
- Reportez-vous à vos statuts pour savoir qui doit convoquer l'assemblée générale.
- La convocation doit être succincte.
- Joignez les documents nécessaires.
- Il est plus judicieux de convoquer chaque membre de l’association individuellement.
- Le support de l'association doit être adapté à la taille de l'association afin d'informer tous les membres de la tenue de l'AGO.
- Respectez le délai de convocation en vous reportant à vos statuts. Si rien n'est prévu, prévoyez entre 15 jours et un mois.
- Conservez une copie de la convocation en lieu sûr.
Posez une question juridique sur notre site :
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si vous vous posez d’autres questions sur la convocation à l'assemblée générale ordinaire d'une association ;
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si vous voulez adapter les règles à votre cas.
FAQ sur le document Convocation à l'assemblée générale ordinaire d'une association
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Quand utiliser la Convocation à l’Assemblée Générale Ordinaire d’une Association ?
Utilisez la lettre de convocation à l’assemblée générale d’une association lorsque vous souhaitez :
- élire les membres du conseil d'administration de l'association ;
- approuver les comptes annuels de l'association ;
- affecter les résultats de l'association ;
- fixer le montant des cotisations pour l'année à venir ;
- valider le rapport moral du président de l'association ;
- solliciter un agrément ou une subvention ;
- acheter ou vendre un bien immobilier.
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Que contient la Convocation à l’Assemblée Générale Ordinaire d’une Association ?
La convocation à l’assemblée générale ordinaire d’une association doit contenir les éléments suivants :
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le nom de l’association ;
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l’identité de l’auteur de la convocation ;
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la date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale ordinaire ;
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l’ordre du jour ;
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l’identité de la personne chargée de l’organisation de l’assemblée générale ordinaire ;
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la signature de l’auteur de la convocation.
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La Convocation à l'Assemblée Générale Ordinaire est-elle obligatoire ?
Oui, la convocation est une formalité qui doit être accomplie avant toute assemblée générale. Néanmoins, il est possible d’organiser une assemblée générale ordinaire sans convocation préalable lorsque :
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il s’agit d’une petite association (qui compte moins de 5 personnes et dont le total annuel des recettes n’excède pas 250 000 euros) ;
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les statuts et le règlement intérieur de l’association n’interdisent pas cette possibilité ;
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le nombre de membres présents est suffisant pour tenir l’AGO si les statuts de l’association définissent un quorum.
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Comment savoir s’il faut convoquer une AGO ou une AGE ?
Lors de l’assemblée générale ordinaire (AGO), il s’agit de prendre des décisions pour la gestion courante de l’association, comme par exemple, l’élection des membres du conseil d’administration, l'approbation des comptes annuels, la validation du rapport moral du président ou l’achat ou la vente d’un bien immobilier.
Lors de l’assemblée générale extraordinaire (AGE), il s’agit de prendre des décisions sur les modifications des statuts qui vont avoir un impact sur l’avenir de l’association, comme c’est le cas de l’élection d’un nouveau président ou de la dissolution de l’association.
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Qui doit convoquer l’Assemblée Générale Ordinaire d’une Association ?
Ce sont les statuts de votre association qui désignent les personnes habilitées à convoquer une assemblée générale ordinaire.
Le plus souvent, il s’agit d’un membre du bureau (président, secrétaire, trésorier…) ou du conseil d’administration, mais les dispositions statutaires ou le règlement intérieur peuvent désigner une proportion des membres de l’association (par exemple le dixième ou le quart). A noter que si les statuts de l’association ne donnent aucune précision en la matière, cette mission vous incombe en tant que dirigeant de l’association.
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Qui doit être convoqué à l’Assemblée Générale Ordinaire d’une Association ?
En règle générale, la convocation à l’AGO d’une association s’adresse à tous les membres de l’association. Toutefois, les statuts ou le règlement intérieur de votre organisme associatif peuvent très bien subordonner l’accès à l’assemblée générale à certaines conditions, comme l'ancienneté de l’adhésion, le paiement à jour des cotisations ou une participation suffisante.
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Comment rédiger une Convocation à l'Assemblée Générale Ordinaire d'une Association ?
Aucune exigence de forme n'est requise s'agissant de la rédaction de la lettre de convocation à l'assemblée générale d'une association. Néanmoins, vous ne devez pas perdre de vue que la convocation à l'assemblée générale est un document qui doit être rédigé de manière à ce que les membres de l'association aient toutes les informations nécessaires sur l'AG et les résolutions qui figurent à l'ordre du jour. Ainsi, préférez rédiger une convocation succincte, qui rappelle la date et le lieu de l'assemblée générale ordinaire ainsi que l'ordre du jour sur lequel les membres sont invités à se prononcer.
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Quels documents doivent-être joints à la Convocation ?
Joindre des documents à la convocation à l'AGO d'une association n'est pas une obligation légale. Toutefois, il peut être utile d'annexer à la convocation tous les documents nécessaires pour l'ensemble des membres de l'association puissent prendre une décision inscrite à l'ordre du jour de l'AGO en connaissance de cause, comme par exemple le rapport de gestion de l'association, les comptes annuels ou le rapport du commissaire aux comptes, pour les associations ayant cette obligation.
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Est-il possible de prévoir la possibilité de voter par procuration ?
Bien sûr, il est tout à fait possible d'un membre de l'association ne puisse pas se rendre à l'assemblée générale malgré votre convocation. Dans ce cas, le membre absent a le droit de se faire représenter par un autre membre de l'association, auquel il peut donner procuration à condition que cette possibilité soit prévue dans les statuts de l'association ainsi que dans la lettre de convocation à l'assemblée générale ordinaire. Vous pouvez également penser aux absents en proposant à ceux qui ne peuvent pas venir de voter par correspondance, voire par voie électronique !
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Quels sont les modes de Convocation à l'AGO d'une Association ?
La convocation à l’assemblée générale ordinaire d’une association peut être individuelle, collective, voire même verbale. Cependant, il est préférable de convoquer chacun des membres de l’association individuellement pour pouvoir prouver que tous les adhérents ont bien été convoqués, en cas de contestations ultérieures.
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Comment convoquer l’Assemblée Générale Ordinaire d’une Association ?
Sachez qu’il faut vous reporter aux statuts de l’association pour en savoir davantage sur les modalités de convocation des membres de l’association à l’assemblée générale ordinaire. Plusieurs options sont possibles :
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lettre simple ;
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lettre recommandée avec demande d’avis de réception (LRAR) ;
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affichage dans les locaux de l’association ;
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courrier électronique ;
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publication sur le site internet ou les réseaux sociaux de l’association.
Notez que le support retenu doit être adapté à la taille de l’association et permettre d’informer l’ensemble de ses membres de la tenue d’une AGO.
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Quels sont les délais pour convoquer l'Assemblée Générale Ordinaire d’une Association ?
Une fois encore, il faut vous reporter aux statuts de l’association pour en savoir davantage sur les délais de convocation à une assemblée générale ordinaire. L’idéal est de prévoir un délai de 15 jours à un mois pour permettre aux membres de l'association de prendre connaissance de l’ordre du jour.
Attention : si vous ne respectez pas le délai de convocation, l’AGO et l'ensemble des décisions qui y ont été prisés peuvent être annulées.
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Combien faut-il faire parvenir de Convocations à l'AGO d’une Association ?
La convocation à une assemblée générale ordinaire ne peut valoir pour une autre. Autrement dit, il est impossible d’organiser deux assemblées générales à la suite ni de remplacer une assemblée générale ordinaire par une assemblée générale extraordinaire. Vous devez convoquer une assemblée générale ordinaire à chaque fois que vous souhaitez réunir les membres de l’association pour prendre des décisions pour la gestion et le fonctionnement de l’association.
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Informations complémentaires
Si vous avez besoin d’autres informations sur la convocation à l’assemblée générale ordinaire d’une association, n’hésitez pas à nous poser une question juridique.
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