CRÉEZ GRATUITEMENT Solde de tout compte : procédure et calcul

Vous êtes confronté au départ d’un salarié et vous devez rédiger son solde de tout compte. Avant toute chose, vous devez commencer par récapituler l’ensemble des sommes qui restent à lui payer avant son départ de l’entreprise, son salaire, les éventuelles indemnités de départ auxquelles la rupture de son contrat de travail lui donne droit, la prime de 13ème mois… Le solde de tout compte est en quelque sorte  le document de fin contrat qui met un terme définitif à la relation de travail. Indispensable, le calcul d’un solde de tout compte et la prise en compte de tous ses paramètres n’est pas pour autant un exercice évident. Comment calculer le solde de tout compte ? Comment le remettre au salarié ? Rocket Lawyer répond à toutes vos questions pour vous accompagner dans la rupture de votre contrat de travail. 

1. Quand utiliser le solde de tout compte ?

2. Que contient le solde de tout compte ?

3. Qu’est-ce qu’un solde de tout compte ? 

4. Le solde de tout compte est-il un document obligatoire ?

5. Dans quels cas le salarié bénéficie-t-il d’un solde de tout compte ? 

6. Comment calculer le solde de tout compte ? 

7. Quand le solde de tout compte doit-il être remis au salarié ?

8. Comment le solde de tout compte doit-il être remis au salarié ?

9. Le salarié est-il obligé de signer son solde de tout compte ? 

10. Le salarié peut-il contester son solde de tout compte ?

11. Que risque l’employeur en cas de non-remise du solde de tout compte ? 

12. Informations complémentaires

13. Glossaire 

Utilisez le solde de tout compte lorsque : 

• vous venez de licencier un salarié ;

• il est mis fin à la période d’essai d'un salarié ; 

• un salarié a démissionné de ses fonctions ; 

• le contrat de travail d’un salarié est arrivé à son terme ; 

• un salarié de l’entreprise est parti à la retraite.

Le solde de tout compte est un document qui doit contenir les éléments suivants : 

• l’identité de l’employeur ; 

• l’identité du salarié ; 

• le salaire dû jusqu’au dernier jour du contrat de travail ; 

• les heures supplémentaires restant dues ; 

• le solde des jours de RTT non pris ; 

• l’indemnité de repos compensateur non perçue ;

• l'indemnité de départ ; 

• l’éventuelle prime de 13ème mois ; 

• la prime de précarité (pour les CDD) ; 

• l’épargne salariale (si demande de déblocage) ; 

• le solde du compte épargne temps.

Le solde de tout compte est un document de fin de contrat qui fait l’inventaire des sommes versées par l’employeur au salarié qui quitte l’entreprise, c’est la raison pour laquelle le solde de tout compte doit aussi bien contenir les montants perçus à titre de rémunération que les primes et les indemnités auxquelles un salarié a droit en cas de rupture de son contrat de travail. 

Le solde de tout compte est un document qui doit obligatoirement être remis au salarié à l’expiration de son contrat de travail, au même titre que le certificat de travail, l’attestation employeur destinée à Pôle emploi, le récapitulatif des sommes épargnées dans le cadre de l’épargne salariale et la portabilité des garanties de prévoyance et des frais de santé. 

En revanche, le solde de tout compte et les autres documents de fin de contrats sont dits quérables et non portables, c’est-à-dire que l’employeur est seulement dans l’obligation de les remettre au salarié qui quitte l’entreprise, non dans celle de lui faire directement parvenir. Autrement dit, vous pouvez convenir d’un rendez-vous avec votre salarié pour qu’il vienne récupérer son solde de tout compte en main propre, mais rien ne vous oblige à lui envoyer par lettre recommandée avec demande d’avis de réception (LRAR).

Tout salarié qui quitte son poste doit pouvoir bénéficier d’un solde de tout compte, peu importe que l’expiration de son contrat de travail survienne suite à une démission, un licenciement, une période d’essai, une rupture conventionnelle ou un départ à la retraite et peu importe qu’il s’agisse d’un contrat de travail à durée déterminée (CDD) ou indéterminée (CDI). 

De même, notez que le solde de tout compte doit être réalisé même si vous êtes un particulier ou même si votre salarié est embauché en contrat de professionnalisation ou d’apprentissage. 

Le solde de tout compte est calculé en fonction de la nature du contrat de travail et du motif de sa rupture : 

• dans le cadre d’un CDI, la rémunération du salarié qui quitte l’entreprise est calculée selon l’opération suivante : (salaire mensuel / temps de travail mentionné dans le contrat de travail) x temps de travail effectivement réalisé le mois de son départ. A ce résultat s’ajoute les primes annuelles prévues par la convention collective applicable dans l’entreprise et l’indemnité compensatrice de congés payés, qui doit au minimum correspondre à 10% de la rémunération totale brute perçue ; 

• dans le cadre d’un CDD, le même calcul que pour un CDI s’applique, à la différence que le salarié bénéficie également d’une prime de précarité égale à 10% de la rémunération brute totale versée pendant le contrat. 

Vous devez remettre son solde de tout compte au salarié qui quitte votre entreprise le jour même de la rupture de son contrat de travail, c’est-à-dire le jour de son départ. 

A titre d’exemple, le salarié dont le contrat arrive à échéance le 1er juin doit recevoir son solde de tout compte le même jour. Dans l’hypothèse où il aurait à effectuer un préavis et prolonger sa présence dans l’entreprise d’un mois, il devra alors recevoir son solde de tout compte le 1er mai, jour de la rupture effective du contrat de travail. 

En tant qu’employeur, vous pouvez opter pour une remise en main propre contre décharge ou pour l’envoi d’une lettre recommandée avec demande d’avis de réception (LRAR). Dans tous les cas, veillez à obtenir la preuve de sa bonne réception par le salarié, notamment pour servir d’élément de preuve en cas de contestations ultérieures. 

Si l’employeur se trouve pourtant dans l’obligation d’établir le solde de tout compte du salarié qui quitte son poste, le salarié n’est quant à lui pas tenu de le signer. En particulier, aucun texte de loi n’oblige le salarié à signer le reçu pour solde de tout compte. S’il choisit tout de même de le faire, sa signature aura alors pour effet d’attester qu’il a bien reçu toutes les sommes que lui devait son employeur. 

En tant qu’employeur, vous devez savoir que votre salarié peut contester le reçu pour solde de tout compte dès lors qu’il estime que vous avez commis une erreur ou un oubli dans le calcul des différentes rémunérations et indemnités auxquelles la rupture de son contrat de travail lui donne droit. Le délai de contestation du solde de tout compte dépend ensuite de la signature ou non du document de fin de contrat :

• lorsque le salarié a signé le reçu, il peut le contester dans un délai de 6 mois à compter de la date de la signature, ou dans celui de 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées dans le reçu pour solde de tout compte ; 

• lorsque le salarié n’a pas signé le reçu, il peut le contester dans un délai de 1 an si la contestation porte sur la rupture du contrat de travail, 2 ans si la contestation concerne un litige entre le salarié et l’employeur intervenu pendant l’exécution du contrat de travail ou dans un délai de 3 ans pour toute contestation relative au salaire. 

Notez que vous avez également la possibilité de contester en justice les motifs de contestation invoqués par le salarié devant le conseil des prud’hommes. 

L’employeur qui omet, intentionnellement ou non, de remettre à un salarié son solde de tout compte s’expose à une sanction pénale et à des dommages et intérêts. 

Si vous avez besoin d’autres informations sur le solde de tout compte CDI, n’hésitez pas à nous poser une question juridique. 

Attestation employeur destinée à Pôle emploi : document de fin de contrat qui permet au salarié de faire valoir ses droits aux allocations chômage. 

Certificat de travail : document de fin de contrat qui atteste que le salarié a bien travaillé dans l’entreprise. 

Compte épargne temps : compte qui permet à un salarié d’épargner son temps de repos. 

Contrat d’apprentissage : contrat de travail en alternance qui offre la possibilité de bénéficier d’aides financières pour l'embauche d’un apprenti qui partagera son temps de travail entre l’entreprise et son établissement de formation. 

Contrat à durée déterminée (CDD) : contrat de travail qui prévoit la date à laquelle il prend fin. 

Contrat à durée indéterminée (CDI) : contrat de travail qui ne prévoit pas la date à laquelle il prend fin.

Contrat de professionnalisation : contrat de travail en alternance qui permet à l'employeur de bénéficier d’aides financières à l’embauche et au salarié d'acquérir une qualification professionnelle en associant formation et travail en entreprise.

Convention collective : accord conclu entre un employeur, ou un groupement d’employeurs, et une organisation syndicale représentative des salariés qui complète la législation du travail par des dispositions propres aux entreprises entrant dans son champ d’action. 

Délai de préavis : délai qu’il faut respecter entre la notification et la réalisation de la rupture du contrat de travail.

Démission : rupture du contrat de travail à l’initiative du salarié. 

Garanties de prévoyance : dispositif qui permet au salarié de continuer à bénéficier des couvertures de prévoyance complémentaire après son départ de l’entreprise. 

Indemnités de départ : ensemble des sommes versées au salarié lors de son départ de l’entreprise. 

Repos compensateur : temps de repos attribué à un salarié pour les heures effectuées au-delà de sa durée hebdomadaire de travail. 

Licenciement : rupture du contrat de travail à l’initiative de l’employeur. 

Période d’essai : période de commencement du contrat de travail qui a pour objectif de permettre à l’employeur de vérifier les compétences du salarié et au salarié de s’assurer que les fonctions qu’il sera amené à exercer lui conviennent. 

Prime de précarité : prime versée au salarié embauché à durée déterminée à l’expiration de son contrat de travail. 

Retraite : période de la vie d’un salarié qui s’est retiré de la vie active. 

Rupture conventionnelle : rupture du contrat de travail à durée indéterminée d’un commun accord entre l’employeur et le salarié. 

RTT : repos attribué à un salarié dont la durée de travail est supérieure à 35h par semaine. 

13ème mois : prime exceptionnelle versée par certaines entreprises.