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Facturation : quelles sont les obligations légales en 2020 ?

Depuis le 1er janvier 2020, d’un côté, toutes les entreprises doivent transmettre à leurs clients publics des factures sous format électronique. D’un autre côté, toutes les entreprises sont également obligées d’accepter, de la part des autres entreprises privées, des factures reçues sous format électronique . La facturation dématérialisée comporte des avantages par rapport aux factures en format papier. Pour être réalisées au format électronique, les factures sont encadrées par des règles d’utilisation et de conservation.

La facturation électronique mise en place progressivement en fonction de la taille des entreprises

Le calendrier imposé aux entreprises pour l’envoi de facture électronique à leurs clients publics

L’ordonnance du 26 juin 2014 a fixé les dates à respecter par les entreprises pour l’application de la facturation électronique. C’est en fonction du nombre de leurs effectifs que les entreprises ont émis progressivement des factures dématérialisées à destination de leurs clients collectivités territoriales et autres établissements publics :

  • depuis le 1er janvier 2017 : les entreprises de plus de 5000 salariés (grandes entreprises) et les personnes publiques
  • depuis le 1er janvier 2018 : les entreprises n’excédant pas 5000 salariés (entreprises de taille intermédiaire)
  • depuis le 1er janvier 2019 : les entreprises n’excédant pas 250 salariés (petites et moyennes entreprises ou PME)
  • depuis le 1er janvier 2020 : toutes les entreprises n’excédant pas 10 salariés (très petites entreprises ou TPE, y compris les micro-entreprises)

Le calendrier imposé aux entreprises pour accepter des factures électroniques transmises par d’autres entreprises privées

La loi Macron du 6 août 2015 a fixé exactement les mêmes dates que l’ordonnance du 26 juin 2014 pour l’acceptation par les entreprises de factures électroniques transmises par d’autres entreprises privées. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, sont obligées de prendre en compte les factures dématérialisées reçues d’autres entreprises privées.

Les avantages de la facturation électronique

Les mentions à indiquer sur les factures électroniques sont identiques à celles qui doivent être mentionnées sur les factures en format papier. Cependant, comparées à ces dernières, les factures électroniques comportent de nombreux avantages :

  • des coûts de traitement réduits (économies d’affranchissement et d’archivage)
  • un gain de temps avec des délais de paiement accélérés et des envois de facture plus rapides
  • un meilleur suivi du traitement des factures grâce à Chorus pro
  • un impact environnemental moindre

Les règles à respecter pour des factures électroniques authentiques, lisibles et intègres

La facturation électronique soumise à des règles d’utilisation

Pour dématérialiser leurs factures, les entreprises ont l’obligation d’utiliser un portail intitulé Chorus Pro. Il s’agit d’une plateforme mise gratuitement à la disposition des entreprises pour leur permettre d’effectuer le dépôt, la réception, la transmission et le suivi des factures électroniques. C’est par l’échange de données informatisées (EDI) que les factures sont télétransmises.

L’intérêt d’utiliser un logiciel de facturation

Par ailleurs, les factures doivent indiquer de nombreuses mentions obligatoires sous peine d’exposer les entreprises à diverses sanctions pénales et fiscales. Or, utiliser des facturiers papiers ou un tableur ne permet pas toujours d’éviter des erreurs. De plus, peu automatisés, ils ne s’adaptent pas aux évolutions législatives. C’est pourquoi recourir à un logiciel de facturation s’avère être une solution appropriée. Son utilisation, bien que facultative, est bénéfique, car il permet aux entreprises de tenir des comptes fiables et organisés, en toute sécurité.

La facturation électronique soumise à des règles de conservation

L’administration fiscale exige de conserver les factures électroniques sur un support informatique durant 3 ans. Elles peuvent ensuite être enregistrées sur n’importe quel autre support pendant les trois années suivantes.

Les informations relatives aux factures transmises par échange de données informatisées (EDI) doivent, elles aussi, être sauvegardées dans leur format original pendant 6 ans.

Quant au droit comptable, il exige d’archiver les factures électroniques pendant 10 ans.

Avancée significative, la dématérialisation des factures permet de réaliser chaque année des économies et des gains de productivité considérables. D’ores et déjà, le Gouvernement et l’administration fiscale ambitionnent d’instaurer, entre 2023 et 2025, une obligation progressive de la facturation électronique aux relations professionnelles entre entreprises.

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