Checklist uitdiensttreding werknemer

Afhankelijk van de manier waarop het dienstverband van je werknemer eindigt, kan een bepaalde opzegtermijn van toepassing zijn. Controleer eerst altijd het arbeidscontract of een toepasselijke cao omdat daarin afgeweken kan worden van de wettelijke opzegtermijnen. Is dat niet het geval, houd dan de volgende wettelijke opzegtermijnen aan:
 

Wanneer de opzegtermijn afhankelijk is van het dienstverband gelden de volgende termijnen:
 

Ongeacht op welke manier je werknemer bij je weggaat, je moet zijn vertrek altijd schriftelijk bevestigen. Zo weet je zeker dat er geen misverstand over de (datum van) uitdiensttreding kan ontstaan. Afhankelijk van de wijze van uitdiensttreding, verstuur je de volgende brief:
 

Als je een tijdelijk arbeidscontract niet verlengt, moet je je werknemer hiervan uiterlijk een maand voordat het dienstverband eindigt op de hoogte stellen. Doe je dit niet, dan moet je hem een boete (van maximaal 1 maand bruto loon) betalen. Voorkom deze boete en stuur op tijd een brief aanzegging einde arbeidscontract.

Bepaal of je je werknemer wilt houden aan postcontractuele bepalingen als een concurrentiebeding, relatiebeding en geheimhoudingsbeding. Dit kun je alleen doen als deze bepalingen ook in zijn arbeidscontract staan. Informeer je werknemer ook schriftelijk of je hem daaraan houdt of niet.

Je moet je werknemer een eindafrekening sturen. Dit is een overzicht van alle financiën die bij het einde van het dienstverband afgewikkeld moeten worden. Het kan gaan om geld dat je je werknemer nog moet betalen zoals resterend loon en vakantiegeld, maar ook om verrekening van het loon met bijvoorbeeld een schuld die je werknemer bij jou heeft. De volgende tegoeden kunnen op de eindafrekening staan:

• resterend loon

• resterende vakantiedagen

• resterend vakantiegeld

• openstaande onkostendeclaraties

• eindejaarsuitkering/dertiende maand

• bonus, provisie of andere variabele beloning

• ontslagvergoeding/transitievergoeding

De volgende schulden/verrekeningen met het loon kunnen op de eindafrekening staan:

• lening

• voorschot op loon/vakantiegeld

• teveel opgenomen vakantiedagen

• kosten voor studie/opleiding

• uitstaande (verkeers)boetes die je werknemer tijdens werk heeft gekregen

• schadevergoeding (bijvoorbeeld voor schade aan leaseauto of bedrijfseigendommen)

• kosten voor afwikkeling contract leaseauto

Gaan jullie uit elkaar met wederzijds goedvinden, dan neem je de afspraken over de eindafrekening op in een vaststellingsovereenkomst.

Als je werknemer erom vraagt, moet je hem een getuigschrift meegeven. Je bepaalt zelf wat hierin komt te staan en je hoeft niet op verzoek een positief getuigschrift te geven. Wel moet je eerlijk zijn over hoe je werknemer heeft gefunctioneerd. Heeft je werknemer niet goed gepresteerd, dan hoef je dit niet zo erin te zetten maar kun je volstaan met het benoemen van de periode van het dienstverband en de werkzaamheden of functie die hij uitvoerde.

Om je administratie actueel te houden en te voldoen aan je meldingsplicht bij verschillende instanties, moet je je vertrekkende werknemer extern afmelden. Vergeet dus niet de uitdienstdatum door te geven aan de arbodienst, zorgverzekeraar en indien van toepassing de bedrijfsvereniging en het pensioenfonds. Gaat je werknemer ziek uit dienst, meld hem dan op de dag van de uitdiensttreding af bij het UWV.

Meld je werknemer niet alleen af bij externe organisaties maar doe hetzelfde intern. Verwijder informatie over je werknemer uit informatiesystemen als intranet en e-mail en geef de uitdiensttreding door aan alle relevante personen en afdelingen (zoals P&O en salarisadministratie). Zorg er ook voor dat je werknemer na zijn dienstverband (of eerder bij schorsing of vrijstelling van werkzaamheden) geen toegang meer heeft tot je bedrijfssystemen.

Heeft je werknemer een leaseauto van je bedrijf, controleer dan in zijn arbeidscontract of een toepasselijk reglement wat de bepalingen zijn bij beëindiging van het dienstverband en onderneem passende actie. Vaak bevatten dergelijke reglementen een bepaling die je werknemer verplicht om bij (tussentijdse) beëindiging van de arbeidsovereenkomst het leasecontract over te nemen of af te kopen.

Maakt je werknemer gebruik van bedrijfseigendommen als een laptop, toegangspasje, gereedschap, persoonlijke beschermingsmiddelen, werkkleding, sleutels of smartphone, dan spreek je met hem een duidelijke datum af wanneer hij deze komt inleveren. Je doet er goed aan deze afspraken schriftelijk te bevestigen.

Een exitgesprek kan waardevolle informatie voor je bedrijf opleveren. Wellicht vertrekt je werknemer vanwege bepaalde misstanden waar je geen weet van hebt. Soms kan dergelijke feedback ervoor zorgen dat je je personeelsbeleid verbetert. Vertelt je werknemer dat hij zich niet gewaardeerd voelde, dan kan dit aanleiding zijn nog eens goed naar de geldende arbeidsvoorwaarden binnen je bedrijf te kijken.  

Voor een constructief gesprek, houd de volgende opbouw aan:

• open het gesprek vriendelijk en neutraal en feliciteer je werknemer als hij een nieuwe baan heeft gevonden

• stel je werknemer vragen over zijn dienstverband: je doel hierbij is verbeterpunten te vinden voor je organisatie

• vraag naar reden voor vertrek: luister actief, vermijd discussie en probeer een helder beeld te krijgen of je aan de hand van de informatie nog actie moet ondernemen  

• neem prettig afscheid

Je kunt ervoor kiezen voor je werknemer een afscheid te organiseren. Voor hem is zo’n afscheid belangrijk omdat hij zich erdoor gewaardeerd voelt. Zeker als het een lang dienstverband betreft, is een georganiseerd afscheid gebruikelijk. Een dergelijk afscheid laat bij je werknemer een positieve indruk achter. Hierdoor zal hij zich naar anderen ook positief uitlaten over je bedrijf.

Je werknemer is vertrokken maar dat betekent niet dat je zijn dossier ook de deur uit kunt doen. Voor verschillende types informatie gelden verschillende bewaartermijnen. Gegevens over je werknemer zijn persoonsgegevens waardoor ook de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing is. Het uitgangspunt hiervan is dat je persoonsgegevens van je werknemer niet langer bewaart dan noodzakelijk is. Voorkom een aanslag van de belastinginspecteur of boete van de Autoriteit Persoonsgegevens en houd het volgende overzicht aan: