Pour modifier les statuts de votre société civile immobilière (SCI) vous devez obligatoirement respecter plusieurs étapes :
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la première étape est donc de convoquer l’ensemble des associés pour qu’ils puissent se réunir afin de prendre la décision entraînant la modification des statuts ;
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vous allez ensuite devoir organiser une assemblée générale extraordinaire, permettant de présenter aux associés l’ensemble des éléments à modifier avec d'éventuels rapports et documents, les associés seront ensuite amenés à voter ;
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à la suite de cette assemblée générale extraordinaire, vous allez devoir dresser le procès-verbal de modification ;
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et enfin, si le changement a été accepté par les associés, vous allez procéder à la modification des statuts.
Etape 1 : la convocation d’une assemblée générale extraordinaire
Une assemblée générale est la réunion des associés de la société afin qu’ils puissent prendre des décisions et s’exprimer sur la vie, le fonctionnement ou encore la gestion de la société. L’assemblée générale extraordinaire est réunie lorsque la décision qui va être prise entraîne une modification des statuts.
C'est le gérant qui est chargé de convoquer l'assemblée générale extraordinaire. Pour cela, il y a plusieurs règles obligatoires à respecter. La convocation à l’assemblée générale doit être envoyée aux associés de la SCI au plus tard 21 jours avant la date de l’assemblée. Attention, dans le cadre d’une SCI, la convocation à l'assemblée générale extraordinaire doit obligatoirement être adressée à chacun des associés par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.
Vous devez annexer à la convocation tous les documents nécessaires pour que les associés puissent prendre une décision inscrite à l’ordre du jour de l’AGE en connaissance de cause, comme par exemple le rapport du commissaire aux comptes, l’inventaire, les comptes annuels, le rapport de gestion, etc.
Attention, si les associés n’ont pas été correctement convoqués, les décisions prises lors de l’assemblée générale extraordinaire peuvent être annulées. Pour éviter une telle situation, nous vous invitons à consulter notre guide et utiliser notre document sur la convocation d’une assemblée générale extraordinaire. Le fait de ne pas convoquer l'ensemble des associés de la société, tout comme l'absence de l’un des documents qui doit être annexé à la convocation, expose également le gérant à une peine d’amende pouvant aller jusqu'à 9 000 euros.
Etape 2 : la tenue d’une assemblée générale extraordinaire
L’ensemble des associés ayant été convoqués se réunissent en assemblée générale extraordinaire pour décider et voter sur les résolutions figurant sur la convocation. Il faut veiller à consulter les modalités de vote prévues dans vos statuts afin de savoir à quelles conditions les résolutions pourront être adoptées, ou non. Plus précisément, il faut penser aux règles de quorum et de majorité prévues par votre SCI.
Le quorum est le nombre minimum d’associés ou actionnaires qui doivent être présents pour que la décision prise soit valable. Par exemple : Si votre société comprend 40 associés, vous pouvez prévoir dans vos statuts que 25 membres minimum doivent être présents pour que l’assemblée générale puisse valablement délibérer.
La majorité est le seuil minimum qu’il faut atteindre pour que la décision soit prise. Par exemple : la décision est adoptée si les associés détenant plus de 50% des parts sociales ont voté pour.
Etape 3 : la rédaction du procès-verbal de modification de la SCI
Après avoir tenu une assemblée, vous devez rédiger un procès-verbal d’assemblée générale. Cela permettra de garder une preuve de toutes les décisions prises par les associés lors de l’assemblée générale extraordinaire.
Sachez que la rédaction du procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire doit être faite avec beaucoup de sérieux car en plus de servir d’élément de preuve en cas de litige, un procès-verbal mensonger peut vous exposer à des peines d’amendes ou d’emprisonnement. C’est également un document justificatif qui vous sera demandé lors de vos démarches pour modifier vos statuts.
Etape 4 : la mise à jour des statuts
Si le changement prévu a été voté et accepté par les associés de votre SCI, vous allez pouvoir procéder à la modification de vos statuts.
Pour cela, il vous suffit de prendre la dernière version de vos statuts et modifier ce que vous venez de décider de changer dans votre procès-verbal. Les anciennes mentions n’ont plus à apparaître.Le gérant doit indiquer sur la première page des statuts : “ Mis à jour suite à l’AG du …..” et signer.