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Preguntas frecuentes sobre la firma electrónica

En plena era digital, ya existen soluciones que permiten firmar contratos y documentos a distancia, mediante un proceso ágil, sencillo y legalmente válido. Se trata de la denominada firma electrónica

Pese a ello, aún es frecuente que empresas y particulares firmen sus documentos de manera tradicional (es decir, mediante la firma manuscrita). Esto se debe, posiblemente, a la desconfianza y al desconocimiento de esta tecnología.

Desde Rocket Lawyer España queremos que los usuarios se acerquen a esta ventajosa solución, y para ello contestamos de manera sencilla a algunas preguntas frecuentes sobre la firma electrónica.

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica nos permite firmar un documento con validez y seguridad, sin necesidad de estar presentes para escribir de puño y letra nuestra firma sobre un papel.

Podemos definirla como un conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros datos o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación personal.

¿Tiene validez legal?

Claramente la respuesta es sí. La firma electrónica se regula por el Reglamento de la Unión Europea Nº 910/2014 (conocido como Reglamento eIDAS). Es un reglamento directamente aplicable en España, y establece expresamente que las firmas electrónicas producen efectos jurídicos y son admisibles como prueba en procedimientos judiciales.

¿Qué tipos de firma electrónica existen?

El Reglamento eIDAS distingue tres tipos de firma electrónica, en función de su nivel de seguridad:

1)Firma electrónica simple

Se trata de datos electrónicos anexos a otros datos electrónicos, o asociados de manera lógica con ellos, que utiliza el usuario para firmar. La firma suele realizarse mediante el envío de un correo electrónico a cada firmante, que contiene un enlace para acceder al documento y firmarlo.

Esta es la firma electrónica con un nivel de seguridad más bajo. Produce efectos legales y es un elemento de prueba admisible ante un Tribunal, pero es posible que deba complementarse con otros elementos de prueba para que sea considerada válida.

2)Firma electrónica avanzada

La firma avanzada tiene un nivel de seguridad más alto que la simple. Debe cumplir los siguientes requisitos:

  • estar vinculada al firmante de manera única
  • permitir la identificación del firmante
  • haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo
  • estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación de los mismos sea detectable

Es decir, este tipo de firmas aseguran la identidad del firmante (el firmante es realmente la persona a la que se le solicitó la firma) y la integridad de los datos, por lo que ofrece más garantías legales. 

3)Firma electrónica cualificada

Esta es la firma que ofrece un nivel de seguridad más alto. Según el Reglamento eIDAS, es aquella que “se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado de firma electrónica”. Tiene un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita.

Sin embargo, la complejidad de este tipo de firmas (que obligan a disponer de un certificado cualificado de firma electrónica) hace que su uso se vea limitado a trámites con la Administración Pública.

Hay que recordar que, si bien las garantías y el nivel de seguridad son distintos en función del tipo de firma, todas ellas son legales. Escoger entre estos tres tipos dependerá del caso concreto y del tipo de documento que quiera firmarse.

¿Qué ventajas tiene la firma electrónica?

La automatización de la firma de documentos tiene numerosas ventajas.  Para empezar, los documentos se almacenan digitalmente, por lo que la información es mucho más accesible. Además, nos evita tener que imprimir el documento para firmarlo y enviarlo por correo ordinario al resto de los firmantes.

Por tanto, nos ahorra tiempo y dinero: se reducen los tiempos de entrega, se elimina la burocracia y es más favorable para el medio ambiente.

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