Huur bedrijfsruimte

Bedenk eerst welk soort bedrijfsruimte je wilt gaan huren en met welke bestemming. Er zijn 2 soorten bedrijfsruimte: middenstandsbedrijfsruimte (bijvoorbeeld een winkel of horecapand) en overige bedrijfsruimte (zoals een kantoor of praktijkruimte). Heb je geen winkel of horecazaak, dan valt je bedrijf automatisch onder overige bedrijfsruimten. Afhankelijk van het type bedrijfsruimte dat je huurt, geldt een ander huurregime en heb je een andere huurovereenkomst nodig. Het huurregime dat van toepassing is, bepaalt onder meer de duur van de huurovereenkomst, de opzegmogelijkheden, de mogelijkheden om de huurprijs aan te passen en in hoeverre je van wettelijke bepalingen mag afwijken. Hieronder zie je de belangrijkste verschillen. 

Houd bij het zoeken van een geschikte bedrijfsruimte rekening met de toekomstplannen van je bedrijf. Wil je snel uitbreiden en personeel aannemen of meer klanten trekken, dan is het verstandig om bij het bepalen van de gewenste oppervlakte een bedrijfsruimte met uitbreidingsmogelijkheden te huren. Je kunt er ook voor kiezen om een ruimte te huren in een bedrijfsverzamelgebouw.

Let bij het huren van een bedrijfsruimte ook op de locatie. Is het bijvoorbeeld van belang dat je bedrijf op een locatie zit waar veel mensen komen, bijvoorbeeld bij het huren van een winkelruimte? Welke faciliteiten zijn er in de omgeving en is de bedrijfsruimte goed bereikbaar met de auto en openbaar vervoer? Dit kan van belang zijn als je veel klanten ontvangt of personeel hebt dat per openbaar vervoer reist.

De huurprijs en de huurverhoging worden bij de huur van een bedrijfsruimte op basis van vraag en aanbod bepaald. Omdat je een huurovereenkomst voor een lange tijd aangaat, doe je er goed aan om vooraf zo goed mogelijk te onderhandelen over de huurprijs. Vergelijk zodra je van je locatie de huurprijs weet, de prijs met de huurprijs die voor vergelijkbare ruimten in de omgeving wordt gevraagd. De huurprijs is afhankelijk van verschillende factoren, zoals soort pand, locatie, servicekosten, btw en duur van de overeenkomst. Kijk ook goed in je huurcontract wat er is afgesproken over de jaarlijkse huurverhoging (jaarlijkse indexatie). De huur kan alleen worden verhoogd als dit in het huurcontract overeen is gekomen. Na afloop van de afgesproken huurperiode kan je verhuurder je wel een nieuw contract aanbieden met een hogere huurprijs.

Afhankelijk van het type bedrijfsruimte dat je huurt, bepaalt de wet de duur van de overeenkomst. Zo wordt een huurovereenkomst winkelruimte met een vaste einddatum (bepaalde tijd) aangegaan voor 5 jaar, met de mogelijkheid om met 5 jaar te verlengen. Je kunt ook een huurovereenkomst aangaan voor een periode van 2 jaar of korter, waarbij bij verlenging deze automatisch wordt verlengd tot 5 jaar. Bij huurovereenkomst kantoorruimte (overige bedrijfsruimte) en huurovereenkomst garage/parkeerplaats kun je de termijn zelf bepalen, voor bepaalde of voor onbepaalde tijd. Kijk goed naar je verwachtingen voor de toekomst.

In principe is de huur van bedrijfsruimte vrijgesteld van omzetbelasting (btw). Je kunt met je verhuurder afspreken om toch btw te betalen over de huurprijs. Dit moet je melden bij de Belastingdienst. Wanneer je besluit om dit te doen, dien je de afspraken over de btw vast te leggen in de huurovereenkomst en te voldoen aan specifieke voorwaarden van de Belastingdienst.

Servicekosten zijn kosten die bovenop de kale huurprijs komen, zoals schoonmaakkosten. Samen met je verhuurder kun je afspreken op welke manier je deze gaat betalen: betaling van een vast bedrag per periode, betaling van een voorschot met eindafrekening of nabetaling op basis van daadwerkelijke gemaakte kosten. Leg de afspraken over de servicekosten vast in de huurovereenkomst. Huur je een ruimte in een bedrijfsverzamelgebouw? Zorg dan dat de berekening en verdeling van de gemaakte kosten duidelijk zijn en ook zijn vastgelegd in het contract.

Controleer bij de gemeente voordat je het contract ondertekent het bestemmingsplan voor het pand en kijk of je daadwerkelijk op die plek je activiteiten mag verrichten. Vraag eventueel naar schonegrondverklaringen en milieuvergunningen en wat de toekomstplannen van de gemeente zijn voor het gebied.

Sluit tot slot schriftelijk een huurovereenkomst af. Zet alle afspraken duidelijk op papier. Je hebt een huurovereenkomst winkelruimte nodig als je een winkel, café, restaurant of andere openbaar toegankelijke bedrijfsruimte huurt. Een huurovereenkomst kantoorruimte heb je nodig voor de huur van een kantoorruimte of andere ruimte die niet openbaar toegankelijk is. Huur je een garagebox of parkeerplaats, dan gebruik je een huurovereenkomst garagebox.