Disfunctioneren

Er wordt van jou als de werkgever veel inzet verwacht om het functioneren van de werknemer te helpen verbeteren. Zorg daarom eerst voor een duidelijke functieomschrijving met zo nauwkeurig mogelijk omschreven taken en vaardigheden. Bied je werknemers indien nodig voldoende scholingsmogelijkheden en een geschikte werkomgeving, zodat zij hun werkzaamheden goed kunnen uitvoeren.

Als een werknemer onder het gewenste niveau werkt, bespreek dit dan eerst in een informeel gesprek. Helpt dat niet, leg wat je besproken hebt dan schriftelijk vast aan de hand van een of meerdere functionerings- of beoordelingsgesprekken. Een officiële procedure start je met het aanbieden van een verbetertraject aan je werknemer. Een ontslagaanvraag wegens disfunctioneren bij de rechter is een laatste optie, als je kunt aantonen dat de werknemer ondanks de mogelijkheden die je hem hebt geboden nog steeds onvoldoende functioneert. Als je een vaststellingsovereenkomst aanbiedt en je werknemer gaat daarmee akkoord, vermijd je deze procedure.

In een informeel gesprek kun je bij je werknemer informeren naar de oorzaak van het disfunctioneren. De werknemer heeft misschien een bepaalde taak niet goed begrepen, of er kan iets persoonlijks spelen. Een officieel verbetertraject is je volgende stap als deze gesprekken niet tot verbetering leiden. In een verbeterplan maak je duidelijke afspraken met je werknemer over het verbeteren van zijn werkniveau. Je spreekt ook een redelijke termijn af waarbinnen het functioneren moet verbeteren (doorgaans een paar maanden). Daarnaast leg je vast hoe hij dit eventueel met jouw hulp gaat doen, bijvoorbeeld door een cursus of een coachingstraject. Tot slot maak je afspraken over de gevolgen als het functioneren daarna niet verbetert. Je bevestigt deze afspraken aan de werknemer met een brief verbetertraject en neemt deze op in het personeelsdossier. Als werkgever ben je wettelijk verplicht dit traject aan te bieden.

Als je na een gesprek onvoldoende verbetering ziet in het gedrag van je werknemer, denk er dan over om hem een officiële waarschuwing te geven. Met een officiële waarschuwing geef je een duidelijk signaal naar je werknemer dat je het getoonde gedrag niet passend vindt en binnen een bepaalde termijn verbetering verwacht. Stuur de waarschuwing per aangetekende, zodat de werknemer de ontvangst ervan niet kan betwisten.

Voeg de waarschuwing aan het personeelsdossier van de werknemer toe. Dit is belangrijk in een mogelijke ontslagprocedure. Een enkele waarschuwing rechtvaardigt in het algemeen een ontslagprocedure wegens verwijtbaar handelen echter niet.

Met een schorsing of non-actiefstelling ontzeg je een werknemer de toegang tot de werkvloer. Overweeg een schorsing als je werknemer na een of meerdere officiële waarschuwingen zijn onwenselijke gedrag niet heeft aangepast en je dit gedrag niet langer wilt tolereren. Een schorsing is ook een sanctie die je kunt toepassen als je vermoedt dat een werknemer zich eenmalig ernstig misdragen heeft. Tijdens het onderzoek hiernaar laat je hem dan niet toe op het werk.

Een schorsing is een zware maatregel en kan een aanloop zijn naar ontslag van de werknemer. Het is belangrijk dat je disciplinaire maatregel in verhouding staat tot de ernst van het incident. Maak deze afweging voordat je overgaat tot een schorsing.

Als je besluit je werknemer te schorsen, gebruik dan een schorsingsbrief om hem dit schriftelijk mede te delen en hem op de hoogte te stellen van de procedure. Zorg er in ieder geval voor dat je zorgvuldig handelt en een eventueel onderzoek naar de verweten gebeurtenissen nauwkeurig en met respect voor alle betrokkenen uitvoert. Een werknemer kan zijn schorsing bij de rechter aanvechten, dus het is belangrijk dat je de regels volgt en een goede documentatie bijhoudt. Je moet het loon van een geschorste werknemer doorbetalen, tenzij je kunt aantonen dat de aanleiding van de schorsing de werknemer valt aan te rekenen.

De brief vrijstelling van werk stuur je aan je werknemer als er sprake is van de volgende omstandigheden: 

• je wenst dat je werknemer geen werkzaamheden meer voor je uitvoert
• je wilt het loon van je werknemer doorbetalen
• je werknemer heeft geen verwijtbaar gedrag vertoont waarvoor je hem een maatregel wilt opleggen

Je gebruikt deze brief dus bijvoorbeeld wanneer je je werknemer vrij wilt stellen van werk omdat je bedrijf de deuren moet sluiten vanwege het coronavirus. Wil je dat je werknemer weer aan de slag gaat binnen je bedrijf, dan stuur je hem de brief werkhervatting. 

Ga eerst na of je de werknemer (eventueel na scholing) kunt herplaatsen binnen je bedrijf. Is hier geen mogelijkheid voor, dan kun je een ontslagprocedure wegens disfunctioneren overwegen, als je geen verbetering ziet in zijn gedrag. Het is essentieel dat je zoveel mogelijk schriftelijk bewijs hebt verzameld van het disfunctioneren en de acties die je hebt ondernomen om dit te verbeteren. Als je niet kunt aantonen dat je je werknemer genoeg mogelijkheden hebt geboden om zijn functioneren te verbeteren, wijst de rechter je ontslagaanvraag doorgaans af.

Vermijd een procedure bij de rechter en ga na of jij en je werknemer het onderling eens worden over het ontslag. Leg de afspraken vervolgens vast in een vaststellingsovereenkomst (beëindigingsovereenkomst). Vergeet niet de transitievergoeding (ontslagvergoeding) op te nemen en houd rekening met de wettelijke opzegtermijn. Een werknemer heeft een bedenktermijn van 14 dagen, waarbinnen hij alsnog van de vaststellingsovereenkomst af kan zien. Als dit gebeurt, kun je een ontslagprocedure bij de rechter beginnen.