Een Verbeterplan volgt naar aanleiding van een functionerings- of beoordelingsgesprek. In het gesprek geef je aan dat je niet tevreden bent over het functioneren van je werknemer en wat beter kan. Je wilt dat hij beter gaat functioneren. Vervolgens stel je (samen met je werknemer) een Verbeterplan op. In het Verbeterplan geef je aan welke functie-eisen je werknemer moet voldoen en aan welke eisen hij niet voldoet. In het Verbeterplan neem je in ieder geval de volgende punten op: de aanleiding, de verbeterpunten, de gemaakte afspraken, de manier van begeleiding, de periode en de evaluatie.
Formuleer de verbeterpunten SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdsgebonden). Voor het slagen van het verbetertraject is het belangrijk dat je werknemer exact weet welk gedrag van hem wordt verwacht en welk gedrag niet gewenst is. Bespreek bijvoorbeeld een concrete werksituatie en leg vervolgens uit wat het gewenste gedrag/resultaat is. Je werknemer hoeft niet akkoord te gaan met onrealistische doelstellingen en onterechte beoordelingen. Voorbeelden van te algemeen geformuleerde verbeterpunten zijn:
- je werknemer toont te weinig initiatief
- je werknemer mist gesprekstechnieken
- je werknemer is oncollegiaal
Bij een Verbeterplan horen ook tussentijdse evaluaties. Tijdens de tussentijdse evaluatie ga je na of de gemaakte afspraken worden nagekomen. Leg de tussentijdse evaluaties schriftelijk vast. Heeft je werknemer zich niet aan de afspraken gehouden? Stel dit dan vast en vraag aan hem waarom het niet is gelukt. Wijs je werknemer op wat de consequenties zijn als hij niet verbetert. Uit een tussentijdse evaluatie kan ook blijken dat je werknemer extra hulp of ondersteuning nodig heeft voor het behalen van de doelstellingen uit het verbeterplan. Voer de tussentijdse evaluaties op een regelmatige basis uit, bijvoorbeeld maandelijks of om de 2, 3 weken.
Een verbetertraject eindigt met een eindevaluatie. Dit is een afsluitend gesprek waarin je aangeeft of je werknemer zijn doelen wel of niet heeft behaald. Vraag hierbij ook om feedback van je werknemer. Heeft hij zijn doelen behaald, dan kun je het dossier sluiten en zet je de Arbeidsovereenkomst met je werknemer gewoon voort. Je kunt er ook voor kiezen om het verbetertraject met enkele weken te verlengen. Blijkt dat het functioneren van je werknemer toch niet voldoende is verbeterd na het verbetertraject, dan heb je nog de volgende mogelijkheden:
- herplaatsing
- functiewijziging
- ontslag wegens disfunctioneren
