Lettres de relance à l’amiable

Le processus pour récupérer les sommes qu'on vous doit est le suivant :

1 - L’entreprise relance le client par un 1^er courrier simple, puis, si besoin, par un second courrier en recommandé, 15 jours après la date limite de paiement de la facture. Ce sont les lettres de relance.

La première est une lettre simple, avec les références de la facture, le montant à payer avec les pénalités de retard. La copie de la facture est jointe au courrier.

2 - La seconde lettre de relance est un avertissement. Elle met en garde le client : en cas de non-paiement, des avocats, des huissiers ou des organismes de recouvrement peuvent lui rendre visite. Cette seconde lettre de relance est souvent suffisante, car elle peut faire peur à votre client qui pourra vous régler très rapidement.

3 - Votre client a des problèmes d’argent, il vous demande le paiement en plusieurs fois (ou échelonnement de sa dette). Vous pouvez accepter ou refuser. Si vous acceptez, mettez-vous d’accord sur les dates de paiement. Veillez à faire un écrit pour garder une preuve des négociations avec un accord amiable d'échelonnement.

4/ Si cela ne suffit pas, passez à la dernière phase de relance amiable : la lettre de mise en demeure.

Celle-ci doit être envoyée en lettre recommandée avec accusé de réception. Vous devez être ferme et exiger le règlement dans un délai précis, 10 jours par exemple. Vous rappelez les faits (facture non payée, les lettres de relance restées sans réponse, les mails de relance, les appels, etc). Vous pouvez joindre la facture impayée ainsi que les lettres de relance. N’oubliez pas de préciser qu’en cas de non-paiement, vous vous orientez vers une procédure contentieuse (intervention des avocats, des juges, des huissiers).

Les lettres de relance permettent de trouver des solutions à l’amiable avec le client. Ces différents courriers semblent lourds. Des mentions obligatoires ne doivent pas être oubliées. Toutefois cette étape est un préalable obligatoire si jamais vous devez aller jusqu'à saisir le juge pour contraindre votre client à vous payer. 

L’objectif est double :

• éviter la procédure judiciaire qui est délicate en matière de relation client, longue et coûteuse. Ne vous engagez pas dans des frais inutiles ou dans des actions judiciaires qui peuvent vous coûter plus que les sommes qui vous sont dues ;
• garantir la validité d'une éventuelle procédure dans le cas où votre client devait persister à ne pas vous payer.

Ces lettres permettent de garder malgré tout de bons rapports avec le client : « un petit accord vaut mieux qu'un grand conflit ». Il vaut mieux régler les problèmes avant à l'aide de ces lettres de relance à l’amiable. En effet, ce n’est jamais très confortable de faire appel à la justice. Le recouvrement judiciaire de créances peut dégrader les relations avec le client. L’entreprise risque de perdre ses clients, son chiffre d’affaires et même déposer le bilan.

Tous ces courriers vous serviront si vous vous lancez dans une action judiciaire.

Les différentes lettres de relance sont des preuves de votre bonne foi. Gardez toutes les factures impayées, les lettres de relance, les mises en demeure et les pièces justificatives.

Ils vous servent également au niveau fiscal. En effet, la somme que le client vous doit reste une somme imposable. Or, vous n’avez pas reçu le paiement. Vous pouvez alors constituer une provision pour défaut de paiement qui vient en déduction du résultat fiscal.

Si vos courriers ne sont pas suivis d'effet, et si vous n'arrivez toujours pas à obtenir vos remboursements malgré vos efforts, il faudra sortir l'artillerie lourde et passer à la vitesse supérieure :

- adresser vous même au juge une requête en injonction de payer ;

- ou bien faire appel à une société de recouvrement qui prendra en charge la procédure à votre place. Pour cela, nous vous conseillons de faire appel à notre partenaire, Rubypayeur, spécialisé en recouvrement de créances.