L’obligation de délivrer une facture
Vous devez obligatoirement délivrer une facture lorsque vous avez réalisé les opérations suivantes :
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une prestation de services ou une vente de marchandises entre professionnels ;
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une vente à distance auprès d’un particulier ;
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une prestation de services à un particulier dont le montant TTC est supérieur à 25 € ;
Vous êtes tenu également de délivrer une facture lorsqu’un client particulier la demande.
Quelle forme doit avoir la facture ?
La facture doit être rédigée en français. Si elle est établie dans une autre langue, lors d’un contrôle fiscal, l’administration peut demander une traduction certifiée en français par un traducteur assermenté. Elle doit être établie en deux exemplaires et l’original doit être fourni au client. La facture peut être délivrée soit sur papier soit sous certaines conditions par voie électronique.
Peut-on faire une facture électronique ?
Une facture électronique est une facture qui a été créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique. Toute la procédure de facturation doit être sous forme électronique. Il est possible d’émettre une facture électronique, dès lors que le vendeur s’assure de la lisibilité et de la conservation de la facture.
Attention, si vous établissez une facture papier, que vous la scannez et la transmettez par courriel, elle ne sera pas considérée comme une facture électronique mais comme une facture papier.
Pouvez-vous faire une facture “pro forma” ?
La facture “pro forma” n’est pas une véritable facture, il s’agit d’un document provisoire qui n’a pas de valeur comptable ou contractuelle. En effet, la facture “pro forma” a uniquement un but informatif comme les devis et n’engage pas le client. Elle permet de donner une évaluation des biens ou services vendus avant la livraison afin de permettre aux clients d’effectuer certaines démarches pour l’achat. Elles sont aussi utilisées à des fins commerciales afin de permettre au client de faire un comparatif des tarifs avec d’autres professionnels.
Il ne faut pas confondre ce document provisoire avec la facture définitive qui servira de preuve. Ainsi, vous n’avez pas d’obligation légale d’inscrire toutes les mentions obligatoires dans une facture “pro forma”.
Néanmoins, une facture “pro forma” inexacte peut être considérée comme une fausse attestation et être sanctionnée d'un an d'emprisonnement et de 15000 € d'amende sur le fondement de l’article 441-7 du code pénal.
Les mentions obligatoires relatives à l’identité du vendeur et de l’acheteur
La facture doit permettre d’identifier le vendeur et l’acheteur. Dès lors, vous devez vérifier que la facture indique les mentions suivantes :
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le nom complet ou la raison sociale du vendeur et du client. Le vendeur doit inscrire certaines informations en fonction de son statut :
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nom et prénom de l’entrepreneur individuel (suivi éventuellement de son nom commercial) ;
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dénomination sociale de la société suivie du numéro Siren ou Siret (sauf pour les personnes physiques) ;
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numéro RCS pour un commerçant, suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d'immatriculation ;
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numéro au Répertoire des métiers pour un artisan (n° Siren + RM + n° du département d'immatriculation) ;
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si l'entreprise est une société, mention de la forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) et du montant du capital social ;
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l’adresse ou le lieu du siège social du vendeur et du client ;
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le numéro individuel d’identification à la TVA dès lors que le vendeur est assujetti à la TVA.
Les mentions obligatoires relatives à l’identification de la facture
Il faut pouvoir s’y retrouver dans votre comptabilité surtout en cas de contrôle fiscal. Il est donc important de suivre chronologiquement la délivrance de vos factures. C’est pour cela que vous devez :
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mettre en place une numérotation unique et continue pour chaque facture. Ainsi, deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro. Exemple : facture n° 20, n° 21, n°22 ou par année n°2021-01, n°2021-02, n°2021-03. Le numéro de la facture doit figurer sur toutes les pages ;
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mentionner la date de la facture. Cette date correspond à la date d’émission, c’est-à-dire la date à laquelle vous rédigez la facture, dès lors que la vente a été effectuée, ou la prestation réalisée.
Les mentions obligatoires relatives à la prestation facturée
Concernant la prestation délivrée, votre facture doit mentionner :
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le nom et la description précise du bien ou du service facturé ;
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la quantité du bien ou du service fourni ;
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la date de la réalisation de la prestation lorsqu’elle n’est pas la même que la date de la facture. Si plusieurs prestations ont été facturées, indiquez la date de réalisation de chacune d’elles ;
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le prix hors taxe de chaque bien et service fournis: mentionnez tous les prix que vous facturez à votre client même les frais éventuels pour des services supplémentaires (exemple frais d’emballage) ;
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lorsque vous facturez la TVA, indiquez celle applicable à chaque prestation (lorsqu’il y a plusieurs prestations avec la même TVA, il est possible de ne l’inscrire qu’une seule fois sur la facture à condition que ce soit clair) ;
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lorsque vous accordez une réduction au client, indiquez son montant. Toutes les réductions doivent être mentionnées sur la même ligne que le produit ou la prestation concernés par cette réduction. Par contre, lorsque la réduction concerne l’ensemble de la prestation, indiquez la sur une ligne différente (généralement la ligne qui précède la somme totale à payer) ;
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indiquez la somme totale à payer hors taxe (HT) et la somme avec toutes taxes comprises (TTC).
Les mentions obligatoires relatives au paiement de la facture
Lorsque la facture est établie entre deux professionnels, il est important qu’elle mentionne :
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la date de règlement de la facture. Si votre client à droit à un escompte (ristourne) pour le paiement anticipée de la facture, précisez les conditions (délai, montant). Dans l'hypothèse où il n’y a pas d’escompte, indiquez “escompte pour paiement anticipé : néant” ;
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le taux de pénalités en cas de retard de paiement de la facture : vous pouvez réclamer le taux sans relancer votre client. Exemple : pour le premier semestre 2022, le taux pour les professionnels est de 0.76% ;
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les frais de recouvrement de 40 € en cas de retard de paiement.
Les mentions obligatoires pour certains cas particuliers
Des mentions supplémentaires doivent être indiquées dans les cas suivants :
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lorsque le vendeur n’est pas redevable de la TVA (exemple: car il est auto-entrepreneur) : indiquez la mention “TVA non applicable, article 293 B du code général des impôts” ;
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lorsque la livraison se fait dans un autre pays de l’Union européenne et qu’elle bénéficie de l'exonération de TVA : indiquez le numéro d'identification de la TVA du vendeur et de l’acheteur ainsi que la mention « Exonération TVA, art. 262 ter-I du code général des impôts » ou toute autre mention équivalente ;
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lorsque vous facturez une TVA étrangère: indiquez que la TVA facturée est de tel ou tel pays ;
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lorsque le vendeur exerce une activité pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire (exemple pour les constructeurs, l’assurance décennale) : mentionnez le nom et les coordonnées de la compagnie d’assurance ainsi que le champ d’application du contrat d’assurance ;
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si vous êtes membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée : indiquez la mention “membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté”.
La mention obligatoire de la garantie légale de conformité pour certains produits
Pour les produits présentés ci-dessous, la facture doit obligatoirement mentionner la garantie légale de conformité de 2 ans :
- les appareils électroménagers ;
- les équipements informatiques ;
- les produits électroniques grand public ;
- les appareils de téléphonie ;
- les appareils photographiques ;
- les appareils, dotés d'un moteur électrique ou thermique, destinés au bricolage ou au jardinage ;
- les jeux et jouets, y compris les consoles de jeux vidéo ;
- les articles de sport ;
- les montres et produits d'horlogerie ;
- les articles d'éclairage et luminaires ;
- les lunettes de protection solaire ;
- les éléments d'ameublement.
(article 1 du Décret n° 2021-609 du 18 mai 2021)
Vous pouvez simplifier vos factures dans certains cas précis
Pour certaines factures (appelées factures simplifiées), vous êtes autorisé à ne pas inscrire l’ensemble des mentions citées ci-dessus. Il s’agit notamment :
- des factures d’un montant inférieur ou égal à 150 € HT : dans cette situation vous pouvez ne pas mentionner le numéro d’identification à la TVA et la mention de l'exonération à la TVA ;
- des factures des secteurs de la restauration et de péage autoroutier : dans ces cas vous pouvez ne pas inscrire les informations relatives au client ;
- des factures rectificatives : vous pouvez ne pas mentionner le numéro d’identification à la TVA et la mention de l'exonération à la TVA :
- des factures d'acompte : il est possible de ne pas indiquer les mentions obligatoires lorsqu’elles ne sont pas connues au montant de l’établissement de la facture.
Que risquez-vous en cas de facture non conforme ?
Lors d’un contrôle fiscal, si des irrégularités sont relevées, vous risquez les sanctions fiscales suivantes :
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si vous ne délivrez pas une facture à votre client ou si vous délivrez une fausse facture, vous risquez une amende de 50% du montant facturé ou qui aurait dû être facturé. Toutefois, si dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la mise en demeure de l'administration fiscale, vous apportez la preuve que la facture a été régulièrement comptabilisée, l’amende sera réduite à 5% ;
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pour les factures inexactes ou incomplètes, la loi prévoit une amende de 15 € pour chaque mention fausse ou oubliée. Toutefois, l’amende ne sera jamais supérieure à 25% du montant de la facture.
Vous ne pouvez pas être sanctionné des deux amendes pour la même facture, elles ne se cumulent pas.
De plus, le non-respect de règles légales relatives aux factures est aussi sanctionné pénalement. En effet, des sanctions pénales sont prévues contre le vendeur professionnel, elles peuvent être infligées à l’entreprise et à son dirigeant :
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le dirigeant de l’entreprise risque une amende de 75000 € pouvant être majorée de 50% du montant de la facture. En cas de récidive dans un délai de deux ans, l’amende est doublée et sera de 150000 € ;
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le tribunal peut aussi décider d’afficher ou publier la condamnation ;
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l’entreprise peut être condamnée solidairement des mêmes sanctions que le dirigeant ;
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l’entreprise risque aussi une amende de 350000 € et en cas de récidive dans les deux ans, une amende de 750000 € ;
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l’entreprise peut aussi être exclue des marchés publics pendant une durée de 5 ans.
Veillez à conserver vos factures
Vous êtes obligé de conserver vos factures pendant une durée minimum.
Vous devez tenir compte de deux durées de conservation :
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6 ans : l’administration fiscale impose la conservation des documents qu’elle peut vérifier (comme une facture) pendant au moins 6 ans à compter de son établissement ;
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10 ans : la facture, pièce comptable, doit être conservée 10 ans à compter de la clôture de l’exercice selon les dispositions du code du commerce.
Ainsi, compte tenu des délais ci-dessus, il serait opportun de conserver vos factures pendant 10 ans.
La facture peut être conservée sous forme papier ou forme informatique, il faut simplement qu’elle soit identique à l'original.
À savoir : les mentions obligatoires sur une facture sont prévues aux articles 242 nonies et 242 nonies A de l’annexe 2 du code général des impôts, aux articles L.441-3 et D.123-235 à R.123.238 du code du commerce.
Cet article contient des informations juridiques générales et ne contient pas de conseils juridiques. Rocket Lawyer n'est pas un cabinet d'avocats et ne remplace pas un avocat ou un cabinet d'avocats. Le droit est complexe et change souvent. Pour des obtenir des conseils juridiques,demandez à un avocat.
