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En savoir plus sur la Convocation à l’entretien préalable pour une sanction autre que le licenciement

Certifié par le groupe Lefebvre Sarrut, éditeur des codes Dalloz

Un de vos salariés a commis une faute. Vous souhaitez le sanctionner mais vous savez que vous devez avant cela respecter une procédure disciplinaire. La première étape de cette procédure consiste à le convoquer à un entretien préalable, afin de lui permettre de se défendre face aux reproches que vous avez à lui faire. Utilisez cette lettre de convocation à l’entretien préalable pour vous aider dans cette première étape de la procédure.

Utilisez ce document lorsque :

  • un salarié a commis une faute ;

  • vous souhaitez le sanctionner (mais pas par un licenciement) ;

  • vous êtes encore dans le délai qui vous permet de démarrer la procédure.

Ce document contient :

  • votre identité et celle du salarié ;

  • l’objet de l’entretien ;

  • la date, l’heure et le lieu de l’entretien (pendant les horaires de travail) ;

  • la possibilité pour le salarié de se faire assister.

Vous êtes tenu d’envoyer cette lettre de convocation à un entretien préalable dès lors que vous pensez sanctionner un salarié autrement que par un avertissement, et autrement que par un licenciement pour faute.

Vous devez envoyer ce courrier de convocation dans les deux mois qui suivent le jour où vous avez eu connaissance des faits fautifs. Exemple: les faits fautifs se sont produits le 24 mars, mais vous n’en avez été informé que le 3 avril. Le délai de 2 mois démarre donc le 4 avril, et prendra fin le 3 juin.

Il est cependant recommandé d’agir le plus rapidement possible, et ce spécialement si les faits sont importants. A noter que ce délai de 2 mois peut être suspendu, lorsque des poursuites pénales sont exercées dans ce délai, en cas d’agissements particulièrement graves, et susceptibles d’être sanctionnés pénalement.

La convocation à l’entretien préalable doit être adressée au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge (après avoir vérifié dans la convention collective applicable à l'entreprise s'il n'existe pas de procédure particulière).

Il vous permet d’informer le salarié des raisons pour lesquelles vous envisagez de le sanctionner et surtout, il permet au salarié de vous donner ses explications et de se défendre, afin que vous puissiez prendre votre décision de le sanctionner (ou pas) en toute connaissance de cause.

Oui, il y a un délai, et vous devez le respecter absolument si vous ne voulez pas qu’on vous reproche un vice de procédure, qui pourrait le cas échéant entraîner l’annulation de la sanction. La sanction ne peut pas intervenir avant un délai de 48 heures (2 jours ouvrables) après le jour fixé pour l'entretien et, au plus tard, dans un délai d'un mois.

Exemple : l’entretien a eu lieu le mardi 22 mars. Au plus tôt, la sanction pourra être notifiée le vendredi 25 mars, et au plus tard le 22 avril.

Demandez à un avocat ou consultez notre guide sur la discipline dans l’entreprise

Condamnation pénale : un individu est condamné pénalement lorsqu’il est reconnu par une juridiction pénale (tribunal de police, tribunal correctionnel ou cour d’assises) comme étant l’auteur d’une infraction pénale.

Faute grave : faute commise par un salarié qui rend impossible son maintien au sein de l’entreprise. Elle se caractérise par une violation du salarié de ses obligations (violence au travail, négligence grave, vol…) nécessitant un renvoi immédiat du salarié.

Faute simple : faute commise par un salarié qui justifie un licenciement pour cause réelle et sérieuse, sans pour autant le priver de son droit à bénéficier d’un préavis de licenciement, ni de ses indemnités de rupture légales ou conventionnelles.

Faute lourde : faute commise par un salarié d’une gravité plus importante que la faute grave. Cette faute se caractérise par la volonté du salarié de nuire à l’entreprise ou à son employeur (blocage d’accès, menace de mort, séquestration…). La faute lourde entraîne la rupture du contrat de travail et le départ immédiat du salarié. 

Licenciement : rupture du contrat de travail par l’employeur pour des raisons économiques (motif économique) qui sont indépendantes du salarié, ou pour des raisons qui lui sont imputables (motif personnel). 

Lien de subordination : un des éléments essentiels du contrat de travail est le rapport de subordination entre l’employeur et l’employé (subordonné). Selon la Cour de cassation, le lien de subordination se caractérise par l'exécution par l’employé d'un travail sous l'autorité de l'employeur qui a le pouvoir de donner des ordres et des directives, d'en contrôler l'exécution et de sanctionner les manquements.

Parties : toutes les personnes qui signent le contrat (employeur, salarié).

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