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Certifié par le groupe ELS, éditeur des codes Dalloz

Un de vos salariés a commis une faute. Vous souhaitez le sanctionner mais vous savez que vous devez avant cela respecter une procédure disciplinaire. La première étape de cette procédure consiste à le convoquer à un entretien préalable, afin de lui permettre de se défendre face aux reproches que vous avez à lui faire. Utilisez cette lettre de convocation à l’entretien préalable pour vous aider dans cette première étape de la procédure.

Utilisez ce document lorsque :

  • Un salarié a commis une faute

  • Vous souhaitez le sanctionner (mais pas par un licenciement)

  • Vous êtes encore dans le délai qui vous permet de démarrer la procédure

Ce document contient :

  • Votre identité et celle du salarié

  • l’objet de l’entretien

  • la date, l’heure et le lieu de l’entretien (pendant les horaires de travail)

  • la possibilité pour le salarié de se faire assister

Vous êtes tenus d’envoyer cette lettre de convocation à un entretien préalable dès lors que vous pensez sanctionner un salarié autrement que par un avertissement, et autrement que par un licenciement pour faute.

Vous pouvez envoyer ce courrier de convocation dans les deux mois qui suivent le jour où vous avez eu connaissance des faits fautifs. Exemple: les faits fautifs se sont produits le 24 mars, mais vous n’en avez été informé que le 3 avril. Le délai de 2 mois démarre donc le 4 avril, et prendra fin le 3 juin.

Il est cependant recommandé d’agir le plus rapidement possible, et ce spécialement si les faits sont importants. A noter que ce délai de 2 mois peut être suspendu, lorsque des poursuites pénales sont exercées dans ce délai, en cas d’agissements particulièrement graves, et susceptibles d’être sanctionnés pénalement.

La convocation à l’entretien préalable doit être adressée au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge (après avoir vérifié dans la convention collective applicable à l'entreprise s'il n'existe pas de procédure particulière).

Il vous permet d’informer le salarié des raisons pour lesquelles vous envisagez de le sanctionner et surtout, il permet au salarié de vous donner ses explications et de se défendre, afin que vous puissiez prendre votre décision de le sanctionner (ou pas) en toute connaissance de cause.

Oui, il y a un délai, et vous devez le respecter absolument si vous ne voulez pas qu’on vous reproche un vice de procédure, qui pourrait le cas échéant entraîner l’annulation de la sanction. La sanction ne peut intervenir que 48 heures (2 jours ouvrables) après le jour fixé pour l'entretien et, au plus tard, dans un délai d'un mois.

Exemple : l’entretien a eu lieu le mardi 22 mars. Au plus tôt, la sanction pourra être notifiée le vendredi 25 mars, et au plus tard le 22 avril.

Demandez à un avocat ou consultez notre guide sur la discipline dans l’entreprise