Hoeveel incassokosten mag je in rekening brengen?

Incassokosten zijn kosten die je maakt om een onbetaalde factuur te innen en die je aan je klant doorberekent. Deze kosten komen bovenop het bedrag van je factuur en worden ook wel buitengerechtelijke incassokosten genoemd.

Je mag incassokosten in rekening brengen als je administratiekosten, aanmaningskosten of herinneringskosten hebt gemaakt om je factuur te innen. Hiervoor moet wel aan de volgende eisen zijn voldaan:

• je klant is te laat met betalen
• je hebt een aanmaning (betalingsherinnering) verstuurd (bij consumenten: de 14-dagenbrief)
• je factuur is niet betaald binnen 14 dagen vanaf de dag nadat je de herinnering hebt verstuurd

Je brengt incassokosten in rekening door deze toe te voegen aan de aanmaning waarin je om betaling verzoekt. In geval van een consument heb je de incassokosten wel al eerder aangekondigd in de zogenaamde 14-dagenbrief. Bij bedrijven is het ook wel zo netjes om de incassokosten eerst in een aanmaning (of ingebrekestelling) aan te kondigen. Zo houd je je zakenrelatie goed.

Je bent gebonden aan wettelijke tarieven bij het berekenen van incassokosten. De incassokosten zijn een percentage van het factuurbedrag. Hoe hoger het factuurbedrag, hoe lager het percentage.

De hoogte van de incassokosten is afhankelijk van de hoofdsom (het oorspronkelijke factuurbedrag) en bereken je aan de hand van het volgende overzicht.

• 15% van de eerste € 2.500 van de hoofdsom
• 10% van de volgende € 2.500 van de hoofdsom
• 5% van de volgende € 5.000 van de hoofdsom
• 1% van de volgende € 190.000 van de hoofdsom
• 0,5% van de rest van de hoofdsom

Je moet minimaal € 40 en mag maximaal € 6.775 aan incassokosten in rekening brengen.

Een rekenvoorbeeld:

Bij een factuur van € 7.500 mag je € 750 aan incassokosten in rekening brengen:

15% van € 2.500 = € 375 +

10% van € 2.500 = € 250 +

5% van € 2.500 = € 125

Totaal: € 750

Over het oorspronkelijke factuurbedrag mag je ook rente in rekening brengen. Heb je met je klant geen afspraken gemaakt over de hoogte van de rente, dan geldt de wettelijke rente.

Over incassokosten mag btw berekend worden als je je factuur uit handen hebt gegeven aan bijvoorbeeld een incassobureau of deurwaarder en zelf niet btw-plichtig bent.

Als je klant een bedrijf is, mag je direct incassokosten in rekening brengen nadat de betalingstermijn van je factuur is verstreken. Je brengt het wettelijke tarief in rekening, tenzij je met je klant een ander bedrag hebt afgesproken. Heb je geen afspraken gemaakt over verschuldigde rente bij een onbetaalde factuur, dan bereken je de wettelijke handelsrente. De hoogte van de wettelijke handelsrente kun je vinden op de website van de Rijksoverheid.