Wat zijn incassokosten?
Incassokosten zijn kosten die je als ondernemer maakt om een schuld betaald te krijgen, meestal een factuur. Deze incassokosten kun je op je debiteur verhalen. Dat betekent dat kosten die je maakt om bijvoorbeeld een incasso advocaat in te schakelen aan je debiteur doorberekend kunnen worden. Hij moet dus zelf de kosten betalen om je schuld geïnd te krijgen. Deze kosten worden in deze fase buitengerechtelijke incassokosten genoemd en de hoogte ervan wordt voor particulieren wettelijk bepaald.
Incassokosten voor particulieren: 14-dagenbrief
De wet (Wet normering buitengerechtelijke incassokosten - WIK) bepaalt dat je bij een openstaande rekening van een particulier eerst een zogenaamde Ingebrekestelling moet sturen voordat je incassokosten in rekening kunt brengen. Deze Ingebrekestelling is een duidelijk signaal van jou naar je debiteur dat je hem een laatste kans geeft om de rekening te betalen, voordat er extra (incasso)kosten bij komen. Deze brief wordt bij een particulier ook een 14-dagenbrief genoemd. De reden is dat je hem 14 dagen de tijd moet geven om alsnog te betalen.
Aandachtspunten 14-dagenbrief
Let bij de 14-dagenbrief op de volgende aandachtspunten
-
de 14-dagentermijn gaat in op de dag nadat je debiteur de brief of mail heeft ontvangen
-
verstuur je de 14-dagenbrief per gewone post, dan mag je ervan uitgaan dat je debiteur de brief ontvangt op de tweede (post)dag na de dag waarop je de brief hebt verstuurd
-
bij het berekenen van de dag van ontvangst tellen zondagen, maandagen en officiële feestdagen niet mee als (post)dag
-
in deze brief moet je aangeven dat je debiteur incassokosten moet gaan betalen als hij niet betaalt en ook hoeveel de incassokosten bedragen
-
komt het tot een rechtszaak dan moet je kunnen aantonen dat je de 14-dagenbrief hebt verstuurd (verstuur het dus aangetekend)
Incassokosten voor zakelijke klanten
Voor zakelijke klanten geldt niet dat je ze eerst in gebreke hoeft te stellen voor je incassokosten in rekening kunt brengen. Wil je je relatie met je debiteur echter goed houden, dan is het verstandig om dat wel te doen en dat ook in je Algemene Voorwaarden (AV) aan te geven.
Wat de hoogte van de incassokosten betreft, geldt dat als je niets in je AV hebt geregeld, in de regel de WIK wordt toegepast. Je doet er daarom verstandig aan om zelf in je AV de hoogte van de incassokosten op te nemen. Zou houd je je kosten zelf beter in de hand.
Vriendelijke of dwingende toon bij ingebrekestelling?
Het is belangrijk om je relatie met je debiteur goed te houden. Dit is zeker het geval bij zakelijke klanten. Daarom is het verstandig om de eerste keer dat er te laat wordt betaald, een vriendelijke brief te sturen waarin je wel aangeeft dat de volgende keer incassokosten betaald moeten worden. Soms is het echter nodig om een duidelijke en dwingende brief te sturen om helder te maken dat je nu echt een betaling verwacht, bijvoorbeeld bij eerdere wanbetalers. Daarom kun je bij ons kiezen voor een vriendelijke of juiste dwingende toon in je Ingebrekestelling.
Let op: voorkom dat facturen verjaren
Een factuur kun je niet oneindig incasseren. Er zit als het ware een houdbaarheidstermijn aan vast en dat wordt verjaring genoemd. Voor zakelijke en particuliere debiteuren gelden andere regels wanneer een factuur verjaard is. Doorgaans verjaart een rekening aan een zakelijke klant 5 jaar na de betalingstermijn. Bij een particulier verjaart de factuur al na 2 jaar.
De verjaringstermijn geeft dus aan hoelang je hebt om betaling af te dwingen. Let op: de verjaringstermijn is iets anders dan de vervaltermijn of vervaldatum. Elke factuur heeft een vervaldatum. Dat is de datum waarop de factuur betaald moet zijn. De verjaringstermijn begint te lopen vanaf de vervaldatum, en dus niet vanaf de factuurdatum.
Stel je voor dat je op 1 mei 2024 een zakelijke klant factureert. Voor de factuur geldt een betalingstermijn van 14 dagen. In dat geval is de factuurdatum 1 mei 2024 en de vervaldatum 15 mei 2024. De factuur verjaart 5 jaar na de vervaldatum, namelijk op 15 mei 2029.
Verjaringstermijnen
De verjaringstermijn is afhankelijk van wat en aan wie je verkoopt. De meest voorkomende verjaringstermijnen zijn:
Verjaringstermijn Producten Diensten
Particuliere klant 2 jaar 5 jaar
Zakelijke klant 5 jaar 5 jaar
Wij incasseren je openstaande facturen!
Lukt het je niet om zelf je facturen geïncasseerd te krijgen, dan kun je onze hulp inroepen. Schakel je ons in, dan zoeken we contact per mail, brief, telefoon of chat. We geven aan dat we namens jou de schuld gaan innen en dat er incassokosten moeten worden betaald. Omdat we veel ervaring hebben met zowel zakelijke als particuliere debiteuren, zorgen we ervoor dat de relatie met je debiteur goed blijft. In 94% van de gevallen lukt het ons dan ook om de rekeningen van onze klanten te innen.
Voor Rocket Legal+ leden is de incassoservice op basis van no cure no pay. Dit betekent dat je niets betaalt als we geen resultaat behalen. In 94% van de gevallen waarin we slagen, betaal je vaak ook niets want je debiteur betaalt de incassokosten. Je ontvangt dus 100% van het factuurbedrag als je debiteur betaalt.
De meeste incassobedrijven die op basis van no cure no pay werken, rekenen een succesfee. Dit doen wij niet. In de meeste gevallen kost de incasso jou dus niets. Onze incassoservice is alleen beschikbaar voor Rocket Legal+ leden. Dien je incasso nu in!
De wet is complex en verandert vaak. Vraag een advocaat voor juridisch advies.
