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Réponse à une demande de congés payés

Certifié par le groupe ELS, éditeur des codes Dalloz

Vous organisez les congés payés de vos salariés par roulement et devez donc gérer le planning des départs. En général, les salariés émettent des souhaits de départ. Mais, au final, vous décidez des dates et de la durée des congés payés. En droit, on dit que vous fixez l’ordre des départs en congé en tenant compte de certains éléments personnels listés par le code du travail (ancienneté, situation familiale…). Une fois cette tâche accomplie, il ne vous reste plus qu’à répondre au salarié par écrit. Utilisez notre document pour faire cette réponse dans le respect des règles qui vous incombent.

Utilisez ce document lorsque :

  • vous avez décidé d’organiser les départs en congés payés de votre personnel par roulement
  • et, après avoir recueilli le souhait de chacun de vos salariés, vous leur faites connaître votre réponse

Le document contient :

  • votre identité ;
  • celle de votre salarié ;
  • la période durant laquelle il souhaite prendre ses congés (date de début et date de fin) ;
  • votre réponse : votre acceptation ou votre refus motivé.

Il faut procéder par étape :

  • 1ère étape, communiquer à tous les salariés les dates de début et de fin de la période de vacances (appelée en droit "période de prise de congés") 2 mois avant le début de cette période : par exemple, si la période de vacances est celle prévue par la loi, à savoir du 1er mai au 31 octobre, vous devez faire connaître ces dates à vos salariés avant le 1er mars au plus tard ;
  • 2e étape, recueillir les demandes de congés de vos salariés ;
  • 3e étape, tenir compte de certains critères pour fixer l’ordre des départs : situation familiale (notamment les possibilités de congé du conjoint du salarié, la présence au sein de son foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée dépendante), ancienneté du salarié, activité du salarié chez un ou plusieurs autres employeurs, report de congés lié à un arrêt de travail pour accident du travail ou à un congé maternité, par exemple ;
  • 4e étape, refuser par écrit les demandes incompatibles avec l’ordre des départs en congé ou avec votre activité : dans ce cas, vous devez convenir avec lui d’une autre date ;
  • 5e étape, communiquer l’ordre des départs à chaque salarié 1 mois avant leur départ : pour cela, informez par écrit chaque salarié que vous acceptez son départ en congés pour telle période (vous pouvez facilement le faire avec ce modèle).

Si vous pouvez refuser une demande de congé, il faut toujours la motiver et le motif doit toujours être professionnel.

Il en existe deux :

  • soit vous avez besoin du salarié pendant la période demandée pour faire fonctionner votre entreprise ;
  • soit sa demande est incompatible avec l’ordre des départs en congés que vous avez fixé.

En tout état de cause, vous ne pouvez pas demander à un salarié de ne pas prendre de congés, même pour des raisons strictement professionnelles. Il doit pouvoir prendre ses congés chaque année, avec pour exigence d’en prendre une partie en été.

Selon la loi, vous devez communiquer aux salariés l’ordre des départs en congé au moins 1 mois avant leur départ.

En pratique, si l’on part du principe que votre entreprise est soumise à la période légale de prise des congés payés (1er mai au 31 octobre) et que le salarié a demandé à partir le 1er août, vous devez avoir validé ses congés payés avant le 1er juillet au plus tard. Si vous acceptez sa demande, vous avez donc jusqu’à cette date pour lui faire parvenir votre décision. Si vous refusez sa demande, faites connaître votre refus avant car vous devrez convenir ensemble d’une nouvelle date à valider 1 mois avant le départ.

Oui. En plus de cette communication individuelle, vous devez afficher l’ordre des départs en congé dans vos locaux.

Si vous avez des questions particulières, demandez à un avocat ou consultez notre guide juridique sur les congés payés.