Wat mag je als werkgever niet doen in een sollicitatieprocedure?

Bij het aannemen van personeel is het belangrijk om selectief te zijn. Een goede manier hiervoor is screening van je sollicitanten. Wel zijn er verschillende zaken waar je op moet letten. Er gelden namelijk verschillende regels waar je je tijdens de werving en selectie aan moet houden. Deze sollicitatiecode is bedoeld om de sollicitatieprocedure transparant en eerlijk te laten verlopen. Dit begint in feite al bij de tekst van de vacature. Sommige functie-eisen kunnen namelijk discriminerend zijn. Als daar geen goede rechtvaardiging voor is, is dat verboden. Daarom zijn er grenzen aan de eisen die je mag stellen en mag je een sollicitant niet afwijzen vanwege een bepaalde achtergrond of eigenschap. Zo mag je onder meer niet:

• zonder goede reden een leeftijdseis stellen aan de sollicitant

• zonder goede reden een taaleis stellen

• een sollicitant afwijzen omdat ze zwanger is

• een sollicitant afwijzen vanwege een handicap of chronische ziekte

• een sollicitant afwijzen vanwege zijn afkomst

• zonder goede reden een sollicitant afwijzen om zijn geloof of geloofsuitingen

• zonder goede reden een sollicitant afwijzen vanwege zijn leeftijd

In het algemeen mag je niet discrimineren (onderscheid maken) op grond van geslacht, leeftijd, geloof, afkomst, seksuele geaardheid, levensovertuiging of politieke overtuiging. Daar is echter een uitzondering op. Als het maken van het onderscheid noodzakelijk is voor het goed uitoefenen van de functie, dan is het onderscheid niet verboden.

Zo maakte een bank geen verboden onderscheid toen een sollicitant werd afgewezen voor de functie van medewerker klachtenafhandeling vanwege haar gebrekkige Nederlands. Dat mocht omdat het voor de bank noodzakelijk is dat medewerkers foutloos Nederlands spreken. Klagende klanten zijn namelijk gevoelig zijn voor het in alle opzichten netjes afhandelen van hun klacht.

Vindt een sollicitant dat je hem hebt gediscrimineerd, dan kan hij naar het College voor de Rechten van de Mens stappen. Het College laat zich dan uit over de vraag of hiervan sprake is. Voordat dit gebeurt, stelt het College je schriftelijk een aantal vragen over de gebeurtenis die tot de klacht heeft geleid. Daarna is er een zitting waar het College beide partijen aanvullende vragen stelt. Vindt het College dat je de sollicitant hebt gediscrimineerd zonder goede grond, dan kan de sollicitant naar de rechter stappen en een schadevergoeding eisen.

Respect staat tijdens het solliciatiegesprek voorop. Zo dien je de privacy van je sollicitant te respecteren en mag je geen vragen stellen die niet van belang zijn voor het uitoefenen van de functie. Zo mag je geen vragen stellen over:

• zwanger zijn of een kinderwens

• familieomstandigheden of andere privézaken

• de gezondheid van de sollicitant

• eventueel ziekteverzuim bij een vorige werkgever

Stel je hier toch vragen over, dan hoeft je sollicitant daar niet op te reageren. 

Alleen tijdens een aanstellingskeuring (medische keuring) mogen er vragen over de gezondheid worden gesteld. Zo’n keuring is echter niet voor alle functies toegestaan. Het mag alleen als het voor de functie noodzakelijk is dat je kandidaat aan bijzondere medische eisen voldoet. Zo mag een treinmachinist gecontroleerd worden op kleurenblindheid. Overige voorwaarden zijn:

• in de vacature moet staan dat een medische keuring onderdeel uitmaakt van de procedure

• de keuring mag pas plaatsvinden nadat je hebt besloten je kandidaat aan te nemen

• je informeert je kandidaat schriftelijk over het doel van de keuring

• een geregistreerde (bedrijfs)arts voert de keuring ut

• de arts mag alleen vragen stellen die van belang zijn voor het doel van de keuring

• de arts mag geen onderzoek doen naar ongeneeslijke ziektes, erfelijke aandoeningen en hiv

• de arts mag niet vragen of je kandidaat zwanger is

Daar staat tegenover dat de sollicitant wel een meldingsplicht heeft. Heeft hij lichamelijke beperkingen of medische klanten waarvan hij weet (of zou moeten weten) dat deze een belemmering kunnen opleveren voor het uitvoeren van de functie, dan moet hij deze melden. Een zwangerschap valt hier overigens niet onder.

Eigenlijk is het vrij simpel: je mag alleen vragen stellen die relevant zijn voor de het goed uitoefenen van de taken en werkzaamheden die horen bij de functie. Zo mag je bij de functie voor administratief medewerker vragen of de sollicitant 2 uur achter elkaar kan zitten werken zonder op te staan. Als iemand solliciteert voor vrachtwagenchauffeur mag je vragen of hij 4 uur achter het stuur kan zitten zonder te stoppen.

Ook de sollicitant moet zich tijdens de sollicitatieprocedure aan bepaalde richtlijnen houden. Deze zijn neergelegd in de sollicitantencode. Het is geen wet, dus je kunt de sollicitant niet verplichten zich aan deze richtlijnen te houden. Wel kun je hem erop wijzen en verzoeken de richtlijnen te respecteren. De sollicitantencode is erop gericht dat ook voor jou als potentële werkgever de procedure eerlijk en overzichtelijk verloopt. Zo wordt er onder meer van hem verwacht dat hij:

• zich houdt aan zijn meldingsplicht voor medische klachten

• alle voor de functie relevante informatie verstrekt

• op tijd voor het gesprek aanwezig is

• informatie die in het gesprek voorbij komt vertrouwelijk behandelt

• zijn afspraken nakomt

• volledig en eerlijk openheid van zaken geeft

• andere sollicitatieprocedures eerlijk aangeeft

• aangeeft wanneer hij zich uit de procedure terugtrekt

Neem in je vacaturetekst op dat je privacyverklaring van toepassing is en neem in je privacyverklaring specifiek op dat je persoonsgegevens  van sollicitanten verwerkt. Zo voldoe je gelijk aan de privacywetgeving AVG.