Bij het aannemen van personeel zijn er veel verschillende manieren om de betrouwbaarheid van een sollicitant te controleren. Werkgevers maken daar echter nog te weinig gebruik van. Een oneerlijke of onbetrouwbare werknemer kan je flink in de problemen brengen, alleen al door de negatieve publiciteit. Denk hierbij aan een werknemer die zonder de vereiste papieren aan de slag gaat en fouten maakt, bedrijfsgeheimen of andere vertrouwelijke informatie in zijn auto laat liggen die wordt gestolen of geld steelt van een patiënt. Veel van dit soort schadelijke situaties kun je voorkomen als je een of meer van de volgende stappen uitvoert.
Vermeld de screening in de vacaturetekst
Zorg ervoor dat je al in de vacaturetekst vermeldt dat je de kandidaat tijdens de sollicitatieprocedure gaat screenen. Het is wel zo eerlijk dat je kandidaat daarvan van tevoren op de hoogte stelt en het maakt het dan ook makkelijk voor je om hem met bepaalde negatieve informatie te confronteren. Bovendien kan het sollicitanten afschrikken die iets op hun kerfstok hebben. Zo kun je al in een heel vroeg stadium het kaf van het koren scheiden.
Neem ook in de tekst op dat integer handelen een van de functievereisten is. Zo moet je werknemer discreet met vertrouwelijke informatie om kunnen gaan, belangenverstrengeling voorkomen en zijn afspraken en verplichtingen nakomen. Op deze manier communiceer je open en eerlijk over wat voor werknemer je zoekt en welke stappen je daarvoor neemt. Neem ook specifiek in je privacyverklaring op dat je persoonsgegevens verzamelt van sollicitanten en verwijs hiernaar in je vacature. Zo voldoe je gelijk aan de privacywetgeving AVG.
Vraag altijd om originele diploma’s
Veel werkgevers vragen er niet om, maar het is wel verstandig. Als je sollicitant aangeeft bepaalde diploma’s, cijferlijsten of certificaten te bezitten, vraag hem dan om deze te laten zien. Neem geen genoegen met een kopie, maar vraag expliciet om een origineel. Heeft je sollicitant ze niet meer in zijn bezit, dan laat je hem een gewaarmerkte kopie opvragen bij de instantie die het diploma of certificaat heeft verstrekt. Ook kan je sollicitant bij de Centraal diplomaregister van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) een uittreksel van zijn diploma downloaden.
Controleer alle documenten
Het is ook belangrijk dat je de gevraagde documenten op echtheid controleert. Het is tegenwoordig namelijk erg gemakkelijk is om dergelijke documenten na te maken of te vervalsen. Controleer of de afgiftedatum van het document overeenkomt met de opleidingsperiode in zijn curriculum vitae (cv). Ben je niet overtuigd, ga dan na of de onderwijsinstantie bestaat of heeft bestaan heeft in deze periode. Vergelijk ook de naam en geboortedatum op de diploma’s met die op het cv. Kom je zaken tegen die je doen twijfelen aan de betrouwbaarheid van een document, bespreek dit dan wel met je kandidaat. Wellicht is er een goede reden voor. Kan hij de afwijking niet verklaren, dan weet je natuurlijk ook genoeg.
Vraag om referenties en trek ze na
Verzoek je kandidaat altijd om referenties en neem contact met hen op. Overleg dit wel altijd met je sollicitant. Als hij geen toestemming hiervoor geeft, dan moet je dat respecteren. Het spreekt dan voor zich dat dit wel gevolgen kan hebben voor de kansen van de kandidaat. Wijs hem daar ook op. Let er ook op dat je referenten alleen maar om informatie vraagt die direct verband houdt met de functie waarvoor de kandidaat solliciteert. Vergeet niet deze informatie met je sollicitant achteraf te bespreken. Wees je er wel van bewust dat de doorgegeven referenten veelal een positief beeld van je kandidaat zullen schetsen.
Google je sollicitant
Zoek op internet naar gegevens over je kandidaat. Houd je hierbij wel aan de regels die hiervoor gelden. Lees hieronder verder hoe je daarvoor zorgt. Kijk of je kandidaat voorkomt op social media of andere sites. Houd er wel rekening mee dat de gevonden informatie niet per se betrouwbaar hoeft te zijn. Ga er dus terughoudend mee om en bespreek de gevonden informatie altijd met je sollicitant. Hij moet de kans krijgen de informatie, zeker als die belastend is, toe te kunnen lichten.
Houd je bij het zoeken op internet wel aan de regels. Wanneer je een kandidaat screent, zoals informatie over hem opzoeken op internet, verwerk je persoonsgegevens. Dit betekent dat je aan de volgende voorwaarden moet voldoen:
-
de screening moet noodzakelijk zijn: je kunt je doel niet op een andere manier of door een minder ingrijpend middel dan screening bereiken
-
je moet voldoen aan je informatieplicht: je laat je kandidaat vooraf weten dat je hem gaat screenen en laat weten wat de resultaten zijn
-
je mag de verkregen informatie niet gebruiken voor een ander doel
-
je mag de informatie slechts bewaren zolang dat noodzakelijk is voor het doel van de screening
-
je mag niet meer gegevens verzamelen dan noodzakelijk is
-
je moet de verkregen gegevens goed beveiligen
Gebruik het Waarschuwingsregister
Sommige branches houden een waarschuwingsregister bij waarin gegevens staan van werknemers die tijdens hun werkzaamheden fraude of een vergelijkbare handeling hebben gepleegd. Voor de zorg is dat het Waarschuwingsregister Zorg en Welzijn en voor de detailhandel houdt de stichting Fraude Aanpak Detailhandel (FAD) een waarschuwingsregister bij. Ben je in een van deze branches actief, controleer dan of je sollicitant in zo’n register voorkomt.
Vraag om een VOG
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een verklaring waarin staat dat het gedrag van een (nieuwe) medewerker geen obstakel vormt voor het vervullen van een bepaalde functie. De screeningsautoriteit Justis geeft zo'n bewijs van goed gedrag af. Om voor bepaalde functies of beroepen in aanmerking te komen, moet je werknemer verplicht over een VOG beschikken. De reden hiervan is dat sommige functies meer risico’s voor betrokkenen met zich meebrengen dan andere. Je kunt dan denken aan posities waar werknemers omgaan met:
-
kwetsbare personen zoals mensen met een verstandelijke beperking
-
kinderen
-
vertrouwelijke informatie
-
veel geld
-
bijzondere persoonsgegevens
Controleer het identiteitsbewijs van je medewerker
Vraag het identiteitsbewijs van je nieuwe werknemer op, controleer het en bewaar een kopie ervan. Het is niet alleen verstandig, maar ook verplicht! Vraag ook hier om een origineel en accepteer geen kopie. Controleer of de gegevens overeenkomen met die op het cv en documenten als diploma’s en certificaten. Kijk ook of het identiteitsbewijs nog geldig is en ga na of het vervalst kan zijn. Vergelijk hiervoor of de foto, leeftijd, lengte in het document overeenkomen met je werknemer en controleer ook of document onbeschadigd is.
Tip 1: screen niet alleen je vaste personeel
Houd er rekening mee dat je bovenstaande stappen niet alleen moet doorlopen voor nieuwe vaste en tijdelijke werknemers, maar ook uitzendkrachten, oproepkrachten, stagiaires en vrijwilligers. Uiteraard hoef je niet bij elke kandidaat alle stappen te doorlopen. Afhankelijk van de risico’s die een bepaalde functie met zich meebrengt, voer minder of meer stappen uit.
Tip 2: houd je aan de sollicatiecode
Tijdens een sollicitatiegesprek mag je niet zomaar alles met je sollicitant bespreken. Je dient de privacy van je sollicitant te respecteren en je mag naar bepaalde zaken niet vragen, bijvoorbeeld een kinderwens. Lees hier meer over de regels waar je je tijdens de sollicitatieprocedure aan moet houden.
De wet is complex en verandert vaak. Vraag een advocaat voor juridisch advies.
