Stappenplan onderhandelen over zakelijk contract

Zorg dat je overzicht houdt bij onderhandelingen

Voordat je een zakelijk contract sluit, onderhandel je over de voorwaarden die erin komen te staan. Hoe voorkom je dat hierbij vertrouwelijke bedrijfsinformatie op straat komt te liggen en hoe dek je je in tegen aansprakelijkheid als je de onderhandelingen wilt afbreken? We geven je hier antwoord op en leggen je ook uit hoe je afspraken vastlegt die nog niet definitief zijn. Met dit stappenplan ben je goed op weg naar succesvolle contractsonderhandelingen.

1. Denk goed na over je doelstellingen
2. Ken je contractspartij
3. Sluit een NDA
4. Sluit een intentieverklaring
5. Ga constructief onderhandelen
6. Denk aan je algemene voorwaarden
7. Pas op met afbreken van de onderhandelingen
8. Stel het contract op , onderteken en bewaar het

Sluit altijd eerst een NDA!
Begin
Beantwoord een paar vragen. Wij zorgen voor de rest.

Voordat je op zoek gaat naar een geschikte contractspartij, is het belangrijk dat je voor jezelf op een rijtje zet wat je doelstellingen voor het contract zijn. Wil je een samenwerking aangaan, je bedrijf voor zoveel mogelijk geld verkopen of ben je binnen je familie op zoek naar een opvolger voor je onderneming? Uiteraard zijn je doelstellingen afhankelijk van het type contract dat je wilt sluiten, maar in de precontractuele fase (de fase voordat je een contract sluit) gelden bepaalde overwegingen altijd. Wat wil je precies met het contract bereiken? Zijn deze doelstellingen realistisch? Voor welke onderdelen van het contract wil je wel water bij de wijn doen en voor welke ben je dat niet bereid? Maak voor jezelf een overzicht wat jij van je contractspartij verwacht en wat hij van jou kan verwachten. Dat maakt onderhandelen een stuk overzichtelijker. Ga in ieder geval geen verplichtingen aan die je niet kunt nakomen. Houd er ook rekening mee dat de markt kan veranderen.

Ga niet zomaar met iedereen in zee die met je zaken wilt doen. Het kan je onnodig tijd en energie kosten. Wees selectief en controleer ook de bedrijfsgegevens van je potentiële zakenpartner in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Kijk onder welke bedrijfsvorm de onderneming haar activiteiten uitvoert (bijvoorbeeld eenmanszaak, bv, of VOF). Zo weet je met wie je precies te maken hebt. Dit voorkomt ook dat je de verkeerde partij aanspreekt als er geschillen ontstaan.   

Kijk ook rond op internet om andere informatie over het bedrijf of de persoon te vinden waaruit blijkt of ze betrouwbaar zijn of niet. Mag de persoon met wie je gaat onderhandelen wel namens zijn bedrijf zaken met je doen? Zo niet, dan heeft onderhandelen helemaal geen zin omdat hij niet het bedrijf vertegenwoordigt. Door deze voorselectie vergroot je de kans op een succesvolle onderhandeling.  

Heb je een betrouwbare partij gevonden, dan is het verstandig om samen een NDA (Non Disclosure Agreement), ook wel geheimhoudingsverklaring of geheimhoudingsovereenkomst genoemd overeen te komen. Een NDA is een essentieel contract dat wordt gebruikt tijdens onderhandelingen om  vertrouwelijke informatie te beschermen. Dit is zeker het geval als openbaarmaking van bepaalde informatie (zoals onderzoeksgegevens of klantenlijsten) reputatieschade kan opleveren voor je bedrijf. Zelfs met een NDA doe je er goed aan niet al je bedrijfsinformatie meteen prijs te geven. Bescherm je gevoelige informatie en maak bij je onderhandelingen gebruik van onze NDA.

Het is verstandig in een vroeg stadium van de onderhandelingen een intentieverklaring overeen te komen. Daarin leg je met je contractspartij vast dat jullie het voornemen (intentie) hebben samen een bepaald doel (bijvoorbeeld een samenwerking of bedrijfsovername) te bereiken en daarover te gaan onderhandelen. Ook kun je er afspraken in opnemen over het onderhandelingsproces zelf. Een van de redenen om snel een LOI te tekenen is dat jullie allebei op elk moment de onderhandelingen kunnen afbreken. Met een LOI bepalen jullie zelf waar jullie aan toe zijn en wat de gevolgen zijn op het moment dat de onderhandelingen, om welke reden dan ook, niet worden voortgezet. Gebruik onze intentieverklaring om elkaar duidelijkheid te verschaffen en geschillen te voorkomen.

Onderhandelen is een kunst die niet iedereen verstaat. Maar er zijn veel technieken die je kunnen helpen om goed te onderhandelen. We geven je in ieder geval verschillende tips waar je je voordeel mee kunt doen:

  • probeer de onderhandelingen op eigen terrein te houden: dit geeft een psychologisch voordeel omdat je je op vertrouwd gebied bevindt. Bovendien kan het voor meer inzet zorgen bij de ander om de deal te sluiten omdat hij al tijd en moeite in je heeft gestoken.

  • wees transparant en eerlijk: door de zaken beter voor te doen dan ze zijn, snijd je jezelf in de vingers op het moment dat je zakenpartner daarachter komt

  • zorg voor een band: leg bijvoorbeeld eerst de nadruk op de overeenkomsten tussen jou en je beoogde zakenpartner. Leg ook de nadruk op je wens om een win/winsituatie te bereiken

  • geef je contractspartij een goede reden om met jou het contract te sluiten: zorg ervoor dat je je kunt onderscheiden van je concurrentie (bijvoorbeeld door je opgebouwde expertise door jarenlange ervaring in de branche of een uitgebreider aanbod) omdat jij doorgaans niet de enige ondernemer bent met wie je contractpartij in zee kan gaan

  • bewaar discussiepunten tot het einde: zorg er eerst voor dat je overeenstemming bereikt over makkelijke aspecten van het contract voordat je begint over punten die zeker tot discussie leiden. Op deze manier heb je een betere basis om de discussie aan te gaan.

  • blijf altijd professioneel en positief, ook al komen jullie niet tot een deal: je weet maar nooit wanneer je weer met de ander te maken krijgt en dan is het toch wel zo prettig als hij een goede herinnering aan je heeft

De meeste ondernemers hanteren algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden bieden namelijk bescherming van je bedrijfsbelangen, besparen je tijd omdat je niet bij elk contract dezelfde (algemene) voorwaarden hoeft te bespreken en kunnen je aansprakelijkheid beperken. Het is echter onvoldoende om alleen maar algemene voorwaarden te hanteren, als je ze niet van toepassing verklaart. Sluit je een nieuwe overeenkomst, vergeet dan dus niet om erin op te nemen dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn. Heb je nog geen algemene voorwaarden? Stel dan nu gemakkelijk je eigen algemene voorwaarden op. Willen jullie allebei je algemene voorwaarden laten gelden, dan moet je onderling afspreken welke van toepassing zijn op het contract.

Onderhandelingen lopen niet altijd soepel. Er kan zelfs een moment komen dat je denkt dat het sluiten van een contract niet meer realistisch is. Hoewel je in het begin van de onderhandelingen deze over het algemeen zonder gevolgen kunt afbreken, is dit niet altijd het geval in een later stadium. Afhankelijk van de omstandigheden kan het zijn dat je de andere partij een vergoeding moet betalen voor hun geleden schade. Het kan gaan om kosten die de andere partij heeft gemaakt maar ook misgelopen winst kan voor vergoeding in aanmerking komen. Het is lastig om precies aan te geven op welk moment je bij het afbreken eventuele schade van de andere partij moet vergoeden. Verschillende vragen spelen daarbij een rol:

  • mocht de andere partij er daadwerkelijk op vertrouwen dat de onderhandelingen tot een contract zouden leiden, omdat er bijvoorbeeld al toezeggingen zijn gedaan?
  • zijn er omstandigheden waardoor het afbreken onaanvaardbaar is zonder schadevergoeding te betalen? Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als de afbrekende partij zich schuldig maakt aan onaanvaardbaar onderhandelingsgedrag, zoals het niet serieus onderhandelen of het aansturen op een breuk.
  • hebben zich onvoorzienbare omstandigheden tijdens de onderhandelingen voorgedaan (zoals een economische crisis waardoor de onderhandeling over de bouw van een hotel werd afgebroken) waardoor afbreken juist wel aanvaardbaar is?

De rechter moet hier een oordeel over geven. Van belang daarbij is in ieder geval het moment van afbreken en op welk punt partijen op dat moment zijn in hun onderhandeling. Besluit hij dat de onderhandelingen niet zonder gevolgen afgebroken mochten worden, dan hij bepalen dat de afbrekende partij door moet onderhandelen of een schadevergoeding moet betalen. Wel blijkt uit de rechtspraak dat de rechters voorzichtig zijn met het toewijzen van een schadevergoeding.

Dat jullie allebei de onderhandelingen kunnen afbreken, is een van de belangrijkste redenen waarom je in een vroeg stadium de eerder genoemde intentieverklaring sluit. Door afspraken over het afbreken hierin op te nemen, komen jullie allebei niet voor verrassingen te staan als de onderhandelingen niet worden voortgezet.  

Nadat je de onderhandelingen succesvol hebt afgerond, is het tijd het bijbehorende contract op te stellen. Juridisch gezien komt het contract door aanbod van de een en aanvaarding daarvan door de ander tot stand. In de praktijk komt het erop neer dat de ene partij een voorstel doet en de andere met een tegenvoorstel komt. Vervolgens bekijk je mogelijkheden om tot overeenstemming te komen. Zorg ervoor dat je in de overeenkomst zo nauwkeurig mogelijk de rechten en plichten over en weer beschrijft. Vraag elkaar naar de interpretatie van de overeengekomen afspraken en zorg ervoor dat jullie elke voorwaarde in het contract op dezelfde manier opvatten. Zo kom je allebei op een later moment niet voor verrassingen te staan.

Heb je over een van de volgende contracten onderhandeld, dan kun je deze makkelijk en snel zelf bij ons opstellen. Kies hieronder de overeenkomst die je nodig hebt.

Type overeenkomst Omschrijving
Samenwerkingsovereenkomst Contract tussen minimaal 2 bedrijven met afspraken over samenwerking op een bepaald gebied om een gezamenlijk doel te bereiken
Overeenkomst van opdracht Contract tussen opdrachtgever en opdrachtnemer ten aanzien van bepaalde werkzaamheden die de opdrachtnemer tegen betaling verricht
Koopovereenkomst Contract waarin alle details staan die van belang zijn voor de koper en verkoper
Distributieovereenkomst Contract met afspraken tussen leverancier en distributeur waarbij distributeur producten bij leverancier inkoopt en doorverkoopt aan afnemers
Agentuurovereenkomst Contract tussen ondernemer en verkoper waarbij verkoper bemiddelt bij het sluiten van overeenkomsten tussen ondernemer en anderen
Licentieovereenkomst Contract met afspraken tussen licentienemer en licentiegever om gebruik te maken van auteursrecht, merk, model of knowhow van licentiegever
Managementovereenkomst Overeenkomst van opdracht waarbij de manager persoon die de managementtaken uitvoert een vergoeding doorberekent aan de opdrachtgever
Bruikleenovereenkomst Contract met afspraken tussen de bruiklener en uitlener waarbij geen kosten in rekening worden gebracht


Een contract heeft pas juridische waarde wanneer alle contractspartijen hebben ondertekend. Zorg er dus voor dat je na het tekenen allebei over een getekend exemplaar beschikt. Ook is het verstandig ervoor te zorgen dat je medewerkers van het contract op de hoogte zijn en het kunnen terugvinden voor het geval er toch een discussie over ontstaat. Je administratie overzichtelijk en op orde houden is tenslotte een belangrijk onderdeel van een goede bedrijfsvoering.

Sluit altijd eerst een NDA!
Begin
Beantwoord een paar vragen. Wij zorgen voor de rest.

Vraag een advocaat

Ontvang juridisch advies van een advocaat

Rocket Lawyers advocatennetwerk

Resterende tekens: 600

Je vraag is te lang. Herformuleer je vraag in minder tekens

Krijg antwoord