MAAK JE GRATIS Verzuimprotocol
Inhoudsopgave
Wat is een Verzuimprotocol?
Een Verzuimprotocol is een overzicht van afspraken, procedures, rechten en plichten omtrent ziekte of arbeidsongeschiktheid van je personeel. Het gaat niet alleen om kortdurend verzuim, maar ook de procedures voor wanneer je werknemer langdurig afwezig is of zelfs volledig arbeidsongeschikt wordt verklaard. Ook kun je afspraken met de arbodienst of bedrijfsarts erin opnemen. Het Protocol bepaalt tevens waar jij als werkgever verantwoordelijk voor bent en welke acties je onderneemt als je werknemer het Protocol niet nakomt.
Dit document is AVG-proof.
Wanneer heb ik een Verzuimprotocol nodig?
Zodra je personeel hebt, heb je een Verzuimprotocol nodig. Je kunt je werknemers doorgaans slechts aan hun plichten omtrent ziekmelding en de bijbehorende procedures houden, als je ze daar schriftelijk op gewezen hebt. Daarom leg je hun rechten en plichten bij ziekte en arbeidsongeschiktheid vast in je Verzuimprotocol.
Daarbij moet je rekening houden met de Wet verbetering Poortwachter. Deze bepaalt onder meer de stappen die werknemers en werkgevers verplicht moeten doorlopen. Zo moet je een re-integratiedossier bijhouden, na 6 weken ziekte een probleemanalyse laten uitvoeren en binnen 8 weken na de ziekmelding een plan van aanpak opstellen.
Voorbeeld Verzuimprotocol
De voorwaarden in je document worden bijgewerkt op basis van de informatie die je verstrekt
Rocket Lawyer leden hebben meer dan 1,2 miljoen documenten gemaakt
Rechtsgeldig en bindend
Voldoet aan Nederlandse wet- en regelgeving
Antwoord op je vragen over je document van een advocaat
Onderteken dit document gratis online met RocketSign®
VERZUIMPROTOCOL VAN
Artikel 1 - Ziekmelding
Bij ziekte moet de medewerker zich op de eerste ziektedag uiterlijk om uur telefonisch ziek melden bij zijn directe leidinggevende.
Als de medewerker zelf niet in staat is zich ziek te melden, kan hij dit door iemand anders laten doen.
Als een medewerker tijdens werktijd ziek wordt, meldt hij zich persoonlijk af bij zijn directe leidinggevende.
Bij de ziekmelding geeft de medewerker, of iemand anders als de medewerker daartoe zelf niet in staat is, aan:
- of de medewerker wegens ziekte wel of niet in staat is om te werken
- wat de vermoedelijke duur van het verzuim is
- wat de werkgever kan doen om te helpen
- op welk (verpleeg)adres en telefoonnummer de medewerker te bereiken is
- of er sprake is van een ‘vangnetsituatie'
- welke werkzaamheden nog wel uitgevoerd kunnen worden
- of er sprake is van arbeidsongeschiktheid als gevolg van een ongeluk waarvoor een derde aansprakelijk is
Artikel 2 - Bereikbaarheid
Een verzuimende medewerker moet tijdens verzuim bereikbaar zijn op het opgegeven (verpleeg)adres voor contact met de werkgever of met de arbodienst. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de medewerker gebeld wordt door de arbodienst voor meer informatie of dat er een huisbezoek plaatsvindt. Verblijf op een ander adres, permanent of tijdelijk, moet altijd binnen 24 uur aan de leidinggevende en aan de arbodienst worden doorgegeven.
Artikel 3 - Contact met de arbodienst
Wanneer de bedrijfsarts de medewerker vraagt om meer (medische) informatie over de reden van het verzuim, is hij verplicht hieraan mee te werken. Is hij daartoe niet in staat, bijvoorbeeld door opname in een ziekenhuis, dan moet iemand anders de informatie verstrekken. Deze informatie is uitsluitend bestemd voor de arbodienst. Op de gegevens die de arbodienst verzamelt, zijn regels van toepassing, zoals het beroepsgeheim, de Algemene Verordening Gegevensverwerking en het privacyreglement van de arbodienst. Geen enkele organisatie ontvangt deze gegevens zonder schriftelijke toestemming van de medewerker.
Artikel 4 - Contact tussen de werkgever en werknemer
Naar aanleiding van de ziekmelding neemt de werkgever binnen contact op met de medewerker om te informeren naar zijn situatie en om eventuele maatregelen te bespreken in verband met de afwezigheid van de medewerker. De medewerker verstrekt daarbij geen informatie over de oorzaak en de aard van de klachten of ziekte. Ook kunnen er afspraken worden gemaakt over werkhervatting en over hoe vaak en op welke manier er contact zal zijn tussen werkgever en medewerker.
Artikel 5 - Spreekuur
Zo nodig ontvangt de medewerker een oproep voor het spreekuur van de arbodienst. Bij verhindering licht de medewerker de arbodienst zo spoedig mogelijk telefonisch in, eventueel via de werkgever. Wanneer een afspraak of consult te laat wordt geannuleerd (uiterlijk 24 uur van tevoren op werkdagen), dan brengt de arbodienst de uren en de eventueel gemaakte kosten bij de werkgever in rekening. Bij volledige werkhervatting hoeft de medewerker niet op het spreekuur te verschijnen, maar laat hij dit wel zo spoedig mogelijk telefonisch weten aan de arbodienst, eventueel via de werkgever. De werkgever ontvangt een terugkoppeling van de arbodienst van wat er is afgesproken tijdens het spreekuur.
Artikel 6 - Open spreekuur
Een medewerker kan op eigen initiatief contact opnemen met de arbodienst over gezondheid en werk, bijvoorbeeld door het open spreekuur te bezoeken, juist als er geen sprake is van arbeidsongeschiktheid. Ook personeelsvertegenwoordigers kunnen van dit spreekuur gebruikmaken. De werkgever hoeft niet te worden ingelicht over deze contacten. Dit valt onder het medisch geheim.
Artikel 7 - Privacy
De arbodienst ziet erop toe dat privacygevoelige gegevens optimaal worden beschermd tegen onbevoegden. In het privacyreglement is precies vastgelegd wie bepaalde gegevens mag inzien, hoelang ze worden bewaard en hoe wordt voorkomen dat onbevoegde personen toegang krijgen tot deze informatie.
Medische informatie is uitsluitend toegankelijk voor medewerkers van de arbodienst die gehouden zijn aan het beroepsgeheim en die diensten voor de arbodienst verrichten. In bepaalde situaties kan de bedrijfsarts het wenselijk achten bepaalde informatie wel aan de werkgever te verstrekken, bijvoorbeeld om beperkingen aan te geven voor werkaanpassing. Dan wordt altijd eerst aan de medewerker om toestemming gevraagd.
Artikel 8 - Medisch onderzoek
Als een medisch onderzoek nodig is om de arbeids(on)geschiktheid te beoordelen, is de medewerker verplicht hieraan mee te werken. Het medisch onderzoek wordt gedaan door, of in opdracht van, de bedrijfsarts van de arbodienst.
Artikel 9 - Probleemanalyse en advies
Binnen zes weken na de ziekmelding maakt de arbodienst op basis van alle beschikbare informatie een probleemanalyse en geeft de arbodienst een advies over het werkhervattingstraject. Dit advies wordt verstrekt aan zowel de werkgever als de medewerker. Uiteraard worden hierbij de regels over wie welke informatie ontvangt in acht genomen.
Artikel 10 - Plan van aanpak
Op basis van de probleemanalyse en het bijbehorende advies stellen werkgever en medewerker samen een plan van aanpak op voor het bereiken van herstel. Zodra dit plan door beide partijen is vastgesteld, ontvangt de arbodienst hiervan een afschrift.
Artikel 11 - Inzet interventies en reïntegratietrajecten
Afhankelijk van de beperkingen van de medewerker kan de arbodienst interventies inzetten en bij langdurige verzuimgevallen een reïntegratietraject voorstellen. Alles met als doel de verzuimduur van de medewerker te verkorten en het herstel te bespoedigen.
Artikel 12 - Reïntegratiedossier en WIA-aanvraag
De Wet verbetering poortwachter verplicht werkgevers en de arbodienst om in het reïntegratiedossier alle inspanningen vast te leggen die zijn ondernomen om te komen tot een succesvolle werkhervatting. Dit kunnen gespreksverslagen zijn, maar ook terugkoppelingen van (evaluatie)spreekuren en bijstellingen van het vastgestelde plan van aanpak, evenals van de eerstejaarsevaluatie. In een zeer klein percentage van alle verzuimgevallen is terugkeer naar het werk binnen twee jaar niet mogelijk. In dat geval krijgen werkgever, werknemer en de arbodienst te maken met een WIA-aanvraag. De arbodienst gebruikt de gegevens uit het reïntegratiedossier om het reïntegratieverslag samen te stellen, dat nodig is bij het aanvragen van de WIA door de werknemer.
Artikel 13 - Voortgangs- of evaluatiegesprekken
Werkhervatting is gemakkelijker naarmate de zieke medewerker beter contact heeft gehouden met ‘het werk’. De leidinggevende houdt daarom regelmatig, maar ten minste elke zes weken, contact met de zieke medewerker over de voortgang. Tijdens het herstelproces en de reïntegratieactiviteiten hebben de medewerker en de arbodienst ook regelmatig contact. Daarnaast heeft de arbodienst ook regelmatig contact met de leidinggevende om te kijken wat er gedaan kan worden aan de terugkeer van de medewerker naar het werk.
Artikel 14 - Gezamenlijke verantwoordelijkheid
Medewerker en werkgever zijn samen verantwoordelijk voor het herstel en een zo spoedig mogelijke verantwoorde terugkeer naar het werk. Zij werken samen aan de begeleiding en activiteiten die hierop gericht zijn, zoals training, scholing, gedeeltelijke werkhervatting en werkaanpassing. De medewerker stelt zich actief op in dit proces.
Artikel 15 - Medewerking en herstel
Tijdens de periode van arbeidsongeschiktheid werkt de medewerker optimaal mee aan zijn herstel en houdt hij zich aan de gemaakte afspraken met de bedrijfsarts van de arbodienst en zijn werkgever. Tijdens ziekte mag de medewerker geen arbeid verrichten, behalve wanneer dit is voorgeschreven in het belang van zijn gezondheid of wanneer hij hiervoor toestemming heeft gekregen van de arbodienst.
Artikel 16 - Verzuim en herstel
De bedrijfsarts adviseert over de mogelijke datum waarop de medewerker het werk kan hervatten. Is de medewerker niet in staat om op de afgesproken dag weer aan het werk te gaan, dan licht de medewerker onmiddellijk de directe leidinggevende in én licht de medewerker zo spoedig mogelijk de arbodienst telefonisch in. Zodra de medewerker weer in staat is om te werken, meldt hij zich beter bij zijn directe leidinggevende. Bij gedeeltelijke werkhervatting is overleg met de bedrijfsarts gewenst.
Artikel 17 - Verzuim en vakantie
Wanneer een medewerker op vakantie wil gaan tijdens de periode van arbeidsongeschiktheid, heeft hij hiervoor toestemming nodig van zijn van directe leidinggevende. Deze kan zich baseren op het advies van de arbodienst.
Artikel 18 - Ziekmelding vanuit het buitenland
Voor een ziekmelding vanuit het buitenland gelden dezelfde regels als voor een ziekmelding in Nederland. Dit houdt in dat verzuim dat ontstaat in het buitenland moet worden gemeld bij de directe leidinggevende volgens de omschreven wijze in artikel 1. Daarnaast moet zo spoedig mogelijk een lokale huisarts ingeschakeld worden voor een medische verklaring. Na terugkomst moet de medewerker deze medische verklaring overhandigen aan de arbodienst. Deze verklaring moet de volgende gegevens bevatten: de aard van de ziekte, het verloop van de ziekte, de ingestelde therapie en een verklaring van medische ongeschiktheid tot reizen (indien van toepassing).
Artikel 19 - Arbeidsconflict
Als de medewerker zijn eigen werk niet kan doen door een conflict op het werk, dan meldt hij zich niet ziek. De medewerker overlegt met de directe leidinggevende of hij een time out voor conflictbemiddeling kan krijgen om samen met de directe leidinggevende een oplossing te vinden voor het conflict. Is er naast het arbeidsconflict bij de medewerker ook sprake van ziekte waardoor hij het werk niet kan doen, dan kan hij zich wel ziek melden. In dat geval informeert de directe leidinggevende meteen de arbodienst om vast te laten stellen of er inderdaad ook sprake is van ziekte, naast het arbeidsconflict.
Artikel 20 - Bezwaren en klachten
Als een medewerker het niet eens is met adviezen of uitspraken van de arbodienst of met voorstellen of activiteiten van zijn werkgever, dan kan hij een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. De kosten van dit deskundigenoordeel zijn voor de aanvrager en zijn op te vragen bij het UWV.
Artikel 21 - Sancties
Houdt een medewerker zich niet aan de afspraken uit het protocol of werkt hij niet voldoende mee aan zijn herstel, dan kan dit leiden tot een schriftelijke officiële waarschuwing. Als er geen verbetering optreedt, heeft de werkgever het recht om de loondoorbetaling op te schorten of zelfs stop te zetten.
Over het Verzuimprotocol
Veelgestelde vragen over het Verzuimprotocol
-
Regel een basiscontract
Heb je personeel, dan ben je verplicht om een basiscontract met een arbodienst te hebben. Neem in je verzuimbeleid informatie op over hoe je je basiscontract hebt geregeld of verwijs naar interne informatie waar je personeel er meer over kan lezen.
-
Open spreekuur bedrijfsarts
Je dient ervoor te zorgen dat je personeel gebruik kan maken van een open spreekuur met je bedrijfsarts. Je dient je werknemers ook actief daarop te wijzen en je werkvloer moet vrij toegankelijk zijn voor je bedrijfsarts. Je doet er goed aan om dit ook in je verzuimbeleid vast te leggen.
-
Stel een preventiemedewerker aan
Binnen elke onderneming moet minimaal 1 preventiemedewerker aanwezig zijn. Als een bedrijf minder dan 26 werknemers heeft, mag de directeur of eigenaar zelf de rol van preventiemedewerker op zich nemen. Naast het uitoefenen van de eigen werkzaamheden, zet de preventiemedewerker zich in om arbeidsrisico's en verzuim te verminderen en te voorkomen.
-
Verzuimmanagement
Heb je personeel in dienst, dan ontkom je niet aan verzuimmanagement: het beheren en bijhouden van verzuim van je werknemers. Het is daarom noodzakelijk om een rooster of systeem te hebben waarin je bijhoudt wie afwezig is of op het punt staat om met vakantie te gaan. Zo kun je verzuim in kaart brengen en de manier van werken of de werkzaamheden zelf eventueel daarop aanpassen.
-
Wat is de vangnetsituatie?
In het Verzuimprotocol wordt er gesproken van de vangnetsituatie. Er is sprake van een vangnetsituatie bij arbeidsongeschiktheid door zwangerschap, structureel functionele beperkingen of orgaandonatie. Je mag dan niet vragen naar de specifieke omstandigheden van het verzuim. Mocht je medewerker uit zichzelf hierover iets met je delen, dan mag je dit niet schriftelijk of op een andere manier vastleggen.
Onze kwaliteitsgarantie
We garanderen dat de documenten die je via Rocket Lawyer maakt rechtsgeldig zijn in Nederland en veilig worden opgeslagen op Europese servers.
Hulp nodig? Geen probleem!
Stel een vraag of krijg juridisch advies van een advocaat.
