GRATIS  Verzuimprotocol opstellen

Met een goed opgesteld verzuimprotocol schep je als werkgever duidelijkheid over wie welke stappen moet nemen als je werknemer ziek of arbeidsongeschikt wordt. Aangezien de wet daar eisen aan stelt, is het belangrijk dat je verzuimprotocol overzichtelijk weergeeft wat ervan je werknemer verwacht wordt zolang het verzuim duurt. We leggen je uit waar je op moet letten.

1. Wat is een verzuimprotocol of verzuimbeleid?
2. Wanneer heb ik een verzuimprotocol nodig?
3. Welke informatie staat in een verzuimprotocol?
4. Hoe stel ik een verzuimprotocol op?
5. Regel een basiscontract
6. Open spreekuur bedrijfsarts
7. Stel een preventiemedewerker aan
8. Verzuimmanagement
9. Wat is de vangnetsituatie?
10. Verzuimprotocol voorbeeld
11. Wat moet ik doen na het opstellen van een verzuimprotocol?

Een verzuimprotocol is een overzicht van afspraken, procedures, rechten en plichten omtrent ziekte of arbeidsongeschiktheid van je personeel. Het gaat niet alleen om kortdurend verzuim, maar ook de procedures voor wanneer je werknemer langdurig afwezig is of zelfs volledig arbeidsongeschikt wordt verklaard. Ook kun je afspraken met de arbodienst of bedrijfsarts erin opnemen.

Het protocol bepaalt tevens waar jij als werkgever verantwoordelijk voor bent en welke acties je onderneemt als je werknemer het protocol niet nakomt.

Een arbeidsprotocol wordt ook wel genoemd: verzuimregeling, verzuimbeleid of arbeidsongeschiktheidsprotocol.

Zodra je personeel hebt, heb je een verzuimprotocol nodig. Je kunt je werknemers doorgaans slechts aan hun plichten omtrent ziekmelding en de bijbehorende procedures houden, als je ze daar schriftelijk op gewezen hebt. Daarom leg je hun rechten en plichten bij ziekte en arbeidsongeschiktheid vast in je verzuimprotocol of verzuimbeleid.

Daarbij moet je rekening houden met de Wet verbetering Poortwachter. Deze bepaalt onder meer de stappen die werknemers en werkgevers verplicht moeten doorlopen. Zo moet je een re-integratiedossier bijhouden, na 6 weken ziekte een probleemanalyse laten uitvoeren en binnen 8 weken na de ziekmelding een plan van aanpak opstellen

Een verzuimprotocol moet elk aspect van de rechten en plichten van zowel jou als de werknemer bij ziekte of een andere vorm van arbeidsongeschiktheid bevatten. De volgende onderwerpen staan altijd in een verzuimprotocol:

• de manier waarop je werknemer zich moet ziekmelden
• contractinformatie
• hoe de verzuimcontrole is geregeld
• hoe de verzuimbegeleiding is geregeld
• hoe de reïntegratie bij langdurig verzuim is geregeld
• eventueel de afspraken met de bedrijfsarts of arbodienst
• informatie over het open spreekuur

Het is eenvoudig om online een gratis verzuimprotocol te maken. Beantwoord enkele vragen en wij stellen je document voor je samen. Het hele proces kan minder dan 10 minuten duren.

De verzuimprotocol generator van Rocket Lawyer zal je begeleiden bij het opstellen van je op maat gemaakte verzuimbeleid. Nadat je je document start, genereren we automatisch de juridische taal die voor je verzuimprotocol is vereist aan de hand van hoe je de interviewvragen beantwoordt. Als je niet over alle informatie beschikt die je nodig hebt, kun je vragen overslaan en je document opslaan voor later.

Je hebt altijd en overal toegang tot je verzuimprotocol, op elk apparaat. Als Premium lid van Rocket Lawyer kun je je ziektebeleid kopiëren of bewerken. Je kunt het ook downloaden in pdf- of Word-formaat en het op elk gewenst moment afdrukken.

Heb je personeel, dan ben je verplicht om een basiscontract met een arbodienst te hebben. Neem in je verzuimbeleid informatie op over hoe je je basiscontract hebt geregeld of verwijs naar interne informatie waar je personeel er meer over kan lezen.

Je dient ervoor te zorgen dat je personeel gebruik kan maken van een open spreekuur met je bedrijfsarts. Je dient je werknemers ook actief daarop te wijzen en je werkvloer moet vrij toegankelijk zijn voor je bedrijfsarts. Je doet er goed aan om dit ook in je verzuimbeleid vast te leggen. 

Binnen elke onderneming  moet minimaal 1 preventiemedewerker aanwezig zijn. Als een bedrijf minder dan 26 werknemers heeft, mag de directeur of eigenaar zelf de rol van preventiemedewerker op zich nemen. Naast het uitoefenen van de eigen werkzaamheden, zet de preventiemedewerker zich in om arbeidsrisico's en verzuim te verminderen en te voorkomen. 

Heb je personeel in dienst, dan ontkom je niet aan verzuimmanagement: het beheren en bijhouden van verzuim van je werknemers. Het is daarom noodzakelijk om een rooster of systeem te hebben waarin je bijhoudt wie afwezig is of op het punt staat om met vakantie te gaan. Zo kun je verzuim in kaart brengen en de manier van werken of de werkzaamheden zelf eventueel daarop aanpassen. 

In het verzuimprotocol wordt er gesproken van de vangnetsituatie. Er is sprake van een vangnetsituatie bij arbeidsongeschiktheid door zwangerschap, structureel functionele beperkingen of orgaandonatie. Je mag dan niet vragen naar de specifieke omstandigheden van het verzuim. Mocht je medewerker uit zichzelf hierover iets met je delen, dan mag je dit niet schriftelijk of op een andere manier vastleggen.

Een verzuimprotocol beschrijft in ieder geval de procedures en plichten van je personeel rondom:

• ziekmelden
• verzuimcontrole
• verzuimbegeleiding
• reïntegratie bij langdurig verzuim

Nadat je je verzuimprotocol hebt opgesteld, zijn er nog verschillende stappen die je kunt nemen om het document af te ronden:

Maak het rechtsgeldig
Het is belangrijk dat je je verzuimprotocol deelt met je personeel en hen erop wijst dat hun rechten en plichten betreffende verzuim daarin staan opgenomen. 

Vraag een Advocaat
Heb je vragen over je opgestelde verzuimprotocol of twijfel je bijvoorbeeld aan een bepaalde clausule, vraag dan een advocaat om je document te controleren met de Vraag een Advocaat dienst van Rocket Lawyer. Je krijgt altijd persoonlijk antwoord van de advocaat. De meeste vragen worden binnen 4 kantooruren beantwoord. Als Premium lid heb je ook toegang tot een gratis consult van 30 minuten over elke nieuwe juridische kwestie. Premiumleden die meer hulp nodig hebben, kunnen tot 33% besparen op juridische kosten bij het inhuren van een advocaat uit ons netwerk.

Maak meer arbeidsgerelateerde documenten
Krijg toegang tot verschillende juridische documenten die zijn opgesteld voor bedrijven en organisaties die met personeel werken, waaronder:

• een thuiswerkprotocol
• een personeelshandboek
• verschillende soorten arbeidsovereenkomsten 
• een gebruikersovereenkomst bedrijfseigendom
• een gebruikersovereenkomst auto van de zaak
• een brief loonopschorting
• een verbeterplan
• een vaststellingsovereenkomst
• een aanzegbrief tijdelijk contract
• een brief functiewijziging
• een brief ontslag in de proeftijd
• een brief ontslag op staande voet
• een brief mededeling schorsing
• een brief officiële waarschuwing
• een brief ontslag na 2 jaar ziekte
• een brief mededeling aanvraag UWV ontslagvergunning
• een brief ontslag na ontvangst UWV ontslagvergunning
• een brief einde dienstverband ivm pensioen
• een getuigschrift
• een studieovereenkomst
• een stagecontract