CRÉEZ GRATUITEMENT Procès-verbal de l’assemblée générale annuelle d’une société

Après avoir choisi et rédigé les statuts de votre société, vous devez obligatoirement organiser une assemblée générale ordinaire (AGO) pour réunir l’ensemble des associés ou actionnaires et prendre des décisions pour la vie de la société. Véritable mode de preuve en cas de contestations ultérieures, le procès-verbal (PV) de l’assemblée générale ordinaire vous permet également de conserver l’historique de l’ensemble des décisions adoptées pour la gestion et le fonctionnement de la société. Utilisez nos modèles de procès-verbaux de l’assemblée générale ordinaire d’une société et rédigez votre PV en toute sécurité juridique.

1. Quand utiliser le PV d’assemblée générale ordinaire d’une société ? 

2. Que contient le PV d’assemblée générale ordinaire d’une société ? 

3. Quelle différence y a-t-il entre les assemblées constitutive, ordinaire et extraordinaire d’une société ?  

4. Qu'est ce qu'une assemblée générale annuelle de société ? 

5. Comment se déroule une assemblée générale ordinaire de société ? 

6. Quelle est la valeur juridique du PV d’assemblée générale ordinaire annuelle d’une société ? 

7. Comment convoquer l’assemblée générale annuelle d’une société ?

8. Qui doit être convoqué à l’assemblée générale d’une société ? 

9. Qui peut rédiger le PV d’assemblée générale ordinaire annuelle d’une société ? 

10. Qui peut signer le PV d’assemblée générale ordinaire annuelle d’une société ? 

11. Les décisions prises en assemblée générale peuvent-elles être annulées ?

12. Comment corriger le PV d’assemblée générale ordinaire annuelle d’une société ?

13. Comment conserver le PV d’assemblée générale ordinaire annuelle d’une société ? 

14. Combien de temps conserver le PV d’assemblée générale ordinaire annuelle d’une société ? 

15. Faut-il publier le PV d’assemblée générale annuelle d’une société ? 

16. Quelles sont les sanctions en cas de PV mensonger ? 

17. Informations complémentaires

18. Glossaire 

Utilisez le procès-verbal d'assemblée générale ordinaire d’une société lorsque l’assemblée générale de la société a eu lieu. 

Le procès-verbal d’assemblée générale ordinaire d’une société doit contenir les éléments suivants : 

• l’identité et la forme de la société (SARL, SA, SNC, etc) ;

• la date, le lieu et la nature de l’assemblée générale ordinaire ; 

• la liste des membres présents et représentés, en indiquant leur nombre de parts sociales ; 

• l’ordre du jour de l’assemblée générale ordinaire ;

• les documents exposés lors de l’assemblée générale ordinaire ;

• un résumé de chaque sujet abordé ; 

• les résolutions qui ont fait l’objet d’un vote ; 

• le résultat détaillé du scrutin ; 

• l’heure de fin de l’assemblée générale ordinaire ; 

• l’identité et le paraphe des signataires du procès-verbal.  

L'assemblée générale annuelle d'une société est la réunion de l'ensemble des actionnaires ou des associés pour prendre connaissance des comptes de la société, faire le point sur l'ensemble des dépenses de l'exercice passé et prendre des décisions liées à la comptabilité. Cette assemblée générale est une obligation et doit avoir lieu chaque année après la clôture de l'exercice social (maximum 6 mois après). 

En tant que dirigeant d’une société, il est important de savoir faire la différence entre les assemblées générales constitutive, ordinaire et extraordinaire : 

• l’assemblée générale constitutive participe à la création de la société et permet aux associés de se prononcer sur les statuts de la société et de procéder à des nominations ; 

• l’assemblée générale ordinaire (AGO) permet de réunir les associés pour prendre des décisions pour la gestion de la société, comme par exemple l’approbation des comptes annuels, ou encore la nomination d’un commissaire aux comptes ; 

• L’assemblée générale extraordinaire (AGE) permet quant à elle de prendre des décisions sur la modification des statuts qui vont avoir un impact sur la vie de la société, comme c’est le cas par exemple du changement de dirigeant, du transfert du siège social ou de la dissolution de la société. 

Le procès-verbal d’assemblée générale ordinaire d’une société est un document qui a toute son importance. Parce qu’il s’agit du seul mode d’expression des décisions des associés ou des actionnaires, le PV d’assemblée générale ordinaire permet de témoigner le plus fidèlement et objectivement possible de l’ensemble des décisions adoptées pendant l’AGO. En principe, le PV de l’AGO d’une société a force probante jusqu'à preuve contraire du contenu des délibérations et des décisions prises en cas de contestations ultérieures. 

Les actionnaires ou les associés doivent d'abord avoir reçu une lettre de convocation à l'assemblée générale ordinaire. 

Puis l’ordre du jour est présenté à l’ensemble des associés ou actionnaires, cela correspond à l’ensemble des sujets qui seront abordés et votés lors de l’assemblée générale. L’ordre du jour est envoyé en même temps que la convocation à l’assemblée générale. Attention, si un sujet n’est pas expressément prévu dans l’ordre du jour, les associés ou actionnaires ne pourront pas statuer lors de l'AGO.  

Chaque sujet de l’ordre du jour est ensuite soumis aux votes des associés et des actionnaires. 

La convocation à l’assemblée générale ordinaire d’une société s’adresse à l’ensemble des associés ou des actionnaires de la société.

Selon les statuts de votre société, la convocation à l’assemblée générale ordinaire peut être remise aux associés ou aux actionnaires de la société par différents moyens : 

• par lettre simple ; 

• par lettre recommandée avec demande d’avis de réception (LRAR) ; 

• par courrier électronique ; 

• en main propre contre décharge.  

Attention : si votre société prend la forme d’une SARL ou d’une SCI, la convocation à l’assemblée générale ordinaire doit obligatoirement être adressée à chacun des associés par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

La rédaction du procès-verbal d’assemblée générale ordinaire d’une société revient généralement aux membres des organes exécutifs de la société : 

• lorsque la société prend la forme d’une SARL, la rédaction du PV d’AGO incombe au(x) gérant(s) ;

• lorsque la société prend la forme d’une société par actions (SA par exemple), la rédaction du PV d’AGO incombe au président du conseil d’administration ou aux administrateurs, dans les cas des SA à conseil d’administration, et au président du directoire ou à ses membres dans les cas des SA à directoire et à conseil de surveillance ;

• lorsque la société prend la forme d’une société de personnes (SNC par exemple), la rédaction du PV d’AGO incombe aux gérants. 

Toutefois, la rédaction du procès-verbal d’assemblée générale ordinaire d’une société peut également être confiée au secrétaire de séance de l’AGO ou à toute personne interne à la société apte à rédiger un tel acte (un juriste d'entreprise par exemple). 

La phase de signature du procès-verbal d’assemblée générale ordinaire d’une société est tout aussi importante que la phase de rédaction pour éviter l’annulation des décisions qu’il renferme. Notez que les personnes habilitées à signer et parapher le PV d’assemblée générale ordinaire d’une société diffèrent en fonction de la forme juridique de la société : 

• lorsque la société prend la forme d’une SARL, tout PV d’assemblée générale ordinaire doit être signé par le gérant associé ;

• lorsque la société prend la forme d’une société par actions (SA), tout PV d’assemblée générale ordinaire doit être signé le président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance, les scrutateurs et le secrétaire de la société ; 

• lorsque la société prend la forme d’une société de personnes (SNC), tout PV d’assemblée générale ordinaire doit être signé par chacun des associés présents. 

Il est possible de rectifier une erreur sur le contenu du procès-verbal d’assemblée générale ordinaire d’une société. Pour corriger un mot incorrect ou imprécis, il vous suffit de rayer et numéroter le mot nul et d’inscrire le terme adéquat dans la marge du PV avec un numéro de renvoi.

En revanche, l’addition, la suppression, la substitution ou l’interversion des feuilles du texte du procès-verbal d’assemblée générale ordinaire de la société sont strictement interdites.

Attention : tout changement dans la rédaction du procès-verbal d’assemblée générale d’une société doit être signé et paraphé par les signataires initiaux du PV d’AGO. 

Quelle que soit la forme juridique de votre société, réunir l’ensemble des PV des assemblées générales ordinaires de la société dans un registre des délibérations est une obligation légale pour constituer un élément de preuve en cas de contestations ultérieures. Pensez alors à tenir le registre au siège de la société et à conserver les feuilles de présence et les bulletins de vote de chaque assemblée générale.  

Le procès-verbal d’assemblée générale ordinaire d’une société doit être conservé pendant au moins 6 ans. A savoir que le délai de prescription des actions en nullité des assemblées est de 3 ans et que le droit de communication, d’enquête et de contrôle du fisc peut s’exercer sur 6 ans. Toutefois, préférez archiver l’ensemble des PV des assemblées générales ordinaires de l’association de façon illimitée dans le temps, ne serait-ce que pour garder l’historique de l’ensemble des décisions adoptées pour la gestion et le fonctionnement de la société. 

Non. Seul le procès-verbal d’assemblée générale d’une société qui modifie les statuts ou la composition des organes sociaux de la société doit être publié dans un journal d’annonces légales et être déposé au greffe du tribunal de commerce. Ce n’est pas le cas du PV d'assemblée générale ordinaire. 

Un procès-verbal d’assemblée générale d’une société dont la réalité est frauduleusement altérée ou déformée, que ce soit entièrement ou partiellement, expose son auteur à des peines d’amendes et d’emprisonnement. Il en va par exemple ainsi des votes auxquels il n’a jamais été procédé, de la présence de certains associés pourtant absents ou de l’imitation de la signature d’un dirigeant.

Pensez à être extrêmement vigilant lors de la rédaction du procès-verbal d’assemblée générale de votre société.

Oui, il est tout à fait possible que les décisions prises en assemblée générale soient annulées. C’est notamment le cas lorsque : 

• les associés ou actionnaires n’ont pas été correctement convoqués ;

• une décision qui n’était pas inscrite à l’ordre du jour a été adoptée ;

• les règles de quorum et de majorité n’ont pas été respectées ; 

• les associés ou actionnaires n’avaient pas les documents nécessaires pour délibérer correctement. 

Si vous avez besoin d’autres informations sur le PV d’assemblée générale ordinaire d’une société, n’hésitez pas à nous poser une question juridique.

Assemblée générale constitutive : assemblée organisée pour décider la création d’une société. 

Assemblée générale ordinaire : assemblée organisée pour approuver les comptes de la société. 

Assemblée générale extraordinaire : assemblée organisée pour prendre des décisions sur les modifications des statuts qui vont avoir un impact sur l’avenir de la société. 

Approbation des comptes : exercice comptable qui permet de faire le point sur l’ensemble des recettes, dépenses et investissements d’une entreprise. 

Affectation des résultats : traitement appliqué aux bénéfices ou aux pertes générées lors d’un exercice comptable. 

Associés : membres d’une société de personnes. 

Actionnaires : membres d’une société par actions. 

Commissaire aux comptes : personne chargée de vérifier les comptes d’une entreprise. 

Ordre du jour : document écrit qui mentionne l'ensemble des points qui seront abordés lors de l’assemblée générale de la société. 

Part sociale : titre de propriété sur le capital d’une entreprise comportant plusieurs associés.  

Registre des délibérations : support matériel qui permet de conserver l’historique des décisions prises lors des assemblées générales d’une entreprise.  

Société anonyme à responsabilité limitée (SARL) : forme de société qui permet aux associés de limiter leur responsabilité au montant de leurs apports. 

Société par actions : société dont le capital se compose de titres sociaux appelés actions. 

Société anonyme (SA) : forme de société par actions qui réunit des actionnaires qui investissent dans le capital de l’entreprise. 

Société de personnes : société constituée en considération de la personne même des associés.

Société en nom collectif (SNC) : forme de société dans laquelle la responsabilité des associés est solidaire et indéfinie.