En tant que dirigeant de société, chaque année vous devez obligatoirement procéder au dépôt des comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce. Avant cela, vous devez rédiger le PV d'approbation des comptes qui aura été au préalable validé par les associés lors de l'assemblée générale.
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Quand utiliser le PV d’approbation des comptes ?
Que contient le PV d’approbation des comptes ?
En quoi consiste la procédure d’approbation des comptes ?
Quels sont les documents à fournir en complément du PV d’approbation des comptes ?
Comment les associés sont-ils convoqués à l'assemblée générale ?
Quelles sont les conditions de quorum ou de majorité pour tenir l’assemblée générale d’approbation des comptes ?
L’approbation des comptes est-elle obligatoire ?
Quel est le délai pour l’approbation des comptes ?
Quelles démarches devez-vous effectuer après avoir rédigé le PV d’approbation des comptes ?
Quelle est la sanction en cas de défaut d’approbation des comptes ?
Information complémentaire
Glossaire
Vous pouvez utiliser ce procès-verbal lorsque :
vous êtes dirigeant d’une société commerciale (SARL, SAS, SASU) ;
vous êtes associé unique d'une EURL dont vous n'êtes pas le gérant ;
vous devez procéder à l’approbation des comptes.
Ce procès-verbal doit contenir un certain nombre d’informations sur la société et sur la nature de l’assemblée générale, notamment :
la dénomination et le siège social ;
la date et l’heure de l’assemblée ;
l’organe de délibération ;
les personnes absentes et représentées par un mandataire ;
les identités et qualités des personnes présentes à l’assemblée par le biais d’une feuille de présence ;
l’identité du président et du secrétaire de séance ;
l’ordre du jour ;
les résolutions à voter ;
le résultat des votes ;
l’heure de la clôture de l’assemblée générale ;
le nom et la qualité du signataire.
L’approbation des comptes est liée à la comptabilité de votre entreprise. Chaque année, vous devez clôturer votre exercice social, qui correspond à l’activité de votre entreprise, pour en commencer un nouveau, on parle alors de clôture des comptes.
Ce sont ces comptes qui seront soumis à une approbation des associés. Concrètement, lors de l’approbation des comptes, les associés donnent leurs avis sur la gestion de la société et pour cela ils vont consulter tous les documents comptables.
Dans le cadre de l’approbation des comptes, des documents spécifiques sont à établir en plus de ce procès-verbal. En répondant à notre questionnaire, vous bénéficierez de l’ensemble des documents nécessaires pour mener à bien l’assemblée générale extraordinaire qui encadre l’approbation des comptes.
Sont fournies :
des lettres de convocation à l’assemblée générale pour l’ensemble des associés ;
une feuille de présence : elle doit être signée par l’ensemble des associés présents ou représentés lors de l’assemblée générale extraordinaire.
Il faut organiser une assemblée générale ordinaire avant de rédiger le procès-verbal d’approbation des comptes.
Pour cela, le dirigeant de la société convoque par tout moyen (lettre simple, courrier électronique, courrier recommandé) les associés pour qu’ils se prononcent et votent l’approbation des comptes. Les associés doivent recevoir leur convocation dans un délai de 15 jours avant la tenue de l’assemblée générale.
Le quorum correspond au nombre minimum de membres présents ou représentés pour que l’assemblée générale puisse être tenue. La majorité est le nombre de voix minimum pour que la proposition soit retenue.
Dans une SARL, il n’y a pas de quorum prévu par la loi, mais une majorité est imposée pour les assemblées générales ordinaires, les délibérations doivent être adoptées par un ou plusieurs associés représentant plus de la moitié des parts sociales. Les statuts peuvent prévoir un quorum et une majorité plus élevée.
Dans une SAS, il y a un quorum prévu pour les assemblées générales ordinaires, les actionnaires présents ou représentés doivent posséder au moins le cinquième des actions ayant le droit de vote. Les statuts peuvent prévoir un quorum et une majorité plus élevée.
Oui, l’approbation des comptes est obligatoire pour les sociétés commerciales (SARL, SASU, SAS…). Pour les EURL, l’approbation des comptes n’est pas obligatoire si l’associé unique est gérant de la société, il lui suffira de déposer ses documents comptables au registre du commerce et des sociétés.
Concernant les sociétés civiles, comme les SCI, l’approbation des comptes n’est pas obligatoire mais le gérant a l’obligation de rendre compte, une fois par an, de sa gestion aux associés avec un rapport comportant l’ensemble de l’activité de la société.
L’approbation des comptes permet aux associés de se prononcer sur les comptes annuels mais cela ne signifie pas qu’ils doivent obligatoirement accepter. Les associés peuvent tout à fait désapprouver les comptes qui leur sont présentés.
Dans ce cas là, il n’y a pas d’incidence sur la société, elle poursuit son activité. En revanche, les bénéfices ne pourront pas être partagés entre les associés en cas de refus d’approbation des comptes.
De plus, les comptes sociaux ne devront pas être déposés au greffe du tribunal de commerce, à la place le dirigeant devra remettre une copie de la délibération de l’assemblée générale refusant l’approbation des comptes.
À compter de la date de clôture de votre exercice social, vous devez procéder à l’approbation des comptes dans un délai de 6 mois. Vous pouvez demander une prolongation de ce délai auprès du Président du tribunal de commerce.
Après la clôture et l’approbation des comptes, vous devez envoyer tous les documents comptables et le procès-verbal d’approbation des comptes au greffe du tribunal de commerce dans un délai d’un mois à compter de la date de tenue de l’assemblée générale.
On parle de défaut d’approbation des comptes lorsque le dirigeant n’a pas convoqué les associés pour leur présenter les comptes annuels. En tant que dirigeant, c’est un manquement à votre devoir d’information et dans ce cas là vous vous exposez à une amende pénale de 9.000 euros.
Les associés pourront également demander des dommages et intérêts et engager votre responsabilité civile s’ils démontrent qu’ils ont subi un préjudice à cause de votre manquement.
N’hésitez pas à poser une question juridique si vous êtes dans une situation particulière.
Assemblée Générale (AG) : organe de direction réunissant les associés ou actionnaires d’une société afin d’assurer la gestion courante de l’association ou extraordinaire, pouvant modifier les statuts d’une société. Lors des réunions (ordinaire, extraordinaire, mixte…), la majorité des décisions relatives à la société sont prises telles que l’approbation des comptes, la transformation de la société, la désignation des commissaires aux comptes ou encore la délégation de pouvoirs octroyée au gérant ou dirigeant.
Associé : Personne qui a contribué au capital social de la société en faisant un apport et qui reçoit en contrepartie des parts sociales de la société. En étant membre de la société, l’associé bénéficie de différents droits, notamment politiques, en participant aux assemblées, ou encore financiers, en percevant des dividendes.
Associé unique : Dans le cadre d’une SASU, il existe uniquement un seul associé qui a contribué au capital social de la société et qui perçoit en contrepartie l’ensemble des actions de la société. La SASU est une société par actions, le terme “actionnaire unique” est donc plus adéquat à la forme de la société. Dans le cadre d’une EURL, il existe uniquement un seul associé qui a contribué au capital social de la société et qui possède en contrepartie l’ensemble des parts sociales.
Feuille de présence : document renseignant l'identité, le nombre de parts sociales et de voix des associés présents à l’Assemblée Générale ainsi que ceux des associés représentés et leurs mandataires. Il permet de calculer le quorum, c’est-à-dire le nombre minimal requis d’associés présents à l’assemblée pour délibérer et calculer les majorités.
Gérant : personne physique mandatée par une société à responsabilité limitée qui assure les actes de gestion conformes à l'intérêt de la société et qui dispose de pouvoirs notamment en engageant la responsabilité de la société envers les personnes qui sont extérieures à la société (tiers). Lorsqu’au moins deux personnes sont en charge de gérer la société, on les appelle les co-gérants.
Procès-verbal d'approbation des comptes annuels
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