CRÉEZ GRATUITEMENT Convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association

En tant que dirigeant d’une association, vous devez réunir l’ensemble des membres de l’association pour prendre des décisions qui impliquent nécessairement une modification du fonctionnement et des statuts de l’association. C’est notamment le cas lorsque vous souhaitez élire un nouveau président ou dissoudre l’association. Pourtant, vous ne savez pas comment faire ni pas où commencer ? Convoquer l’assemblée générale extraordinaire (AGE) de l’association est la première étape à suivre pour une modification des statuts réussie. Comment convoquer une assemblée générale extraordinaire d’une association ? Qui peut demander la convocation d’une assemblée générale extraordinaire ? Quel est le délai prévu pour convoquer une AGE ? Remplissez notre modèle de convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association pour ne rien laisser au hasard.

1. Quand utiliser la convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association ? 

2. Que contient la convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association ? 

3. La convocation à l’assemblée générale extraordinaire est-elle obligatoire ? 

4. Quelle différence y a-t-il entre l'AGO et l'AGE d'une association ? 

5. Qui peut demander la convocation d'une assemblée générale extraordinaire ? 

6. Qui doit être convoqué à l’assemblée générale extraordinaire ? 

7. Comment rédiger une convocation à l'AGE d'une association ?
8. Quels documents doivent-être joints à la convocation ? 
9. Est-il possible de prévoir la possibilité de voter par procuration ? 

10. Quels sont les modes de convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association ? 

11. Comment convoquer l’assemblée générale extraordinaire d’une association ? 

12. Quel est le délai prévu pour convoquer l’assemblée générale extraordinaire d’une association ? 

13. Informations complémentaires

14. Glossaire

Utilisez la convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association lorsque vous souhaitez modifier les statuts de votre association, c'est-à-dire lorsque vous souhaitez : 

• modifier sa dénomination sociale ; 
• modifier son objet social ; 
• modifier les modalités d'adhésion des membres ; 
• élire un nouveau président ; 
• faire fusionner l'association ; 
• dissoudre la structure.

La convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association doit contenir les éléments suivants : 

• le nom de l’association ; 

• l'identité de l’auteur de la convocation ; 

• l’heure et le lieu de l’assemblée générale extraordinaire ; 

• l’ordre du jour ; 

• l’identité de la personne chargée de l’organisation de l’AGE ; 

• la signature de l’auteur de la convocation.

Oui, la convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association est une formalité qui doit être accomplie pour vous assurer que les membres de l’association disposent du maximum d’informations sur l’ordre du jour avant l’AGE.

En règle générale, l’assemblée générale ordinaire (AGO) se réunit une fois par an pour échanger avec les membres de l’association autour de l’activité de l’année passée et de l’activité de l’année à venir et prendre des décisions pour la gestion courante de l’association, comme par exemple l’élection des membres du conseil d’administration ou l’approbation des comptes annuels. 

A l’inverse, l’AGE peut être convoquée à tout moment de l’année pour prendre des décisions sur les modifications des statuts qui vont avoir un impact sur l’avenir de l’association, comme c’est le cas du changement de dénomination de l’association, du changement de son objet social, de l’élection d’un nouveau président ou de la dissolution de l’association.

Ce sont les statuts de votre association qui désignent les personnes habilitées à convoquer une assemblée générale extraordinaire. Le plus souvent, il s’agit d’un membre du bureau (président, secrétaire, trésorier…) ou du conseil d’administration, mais les dispositions statutaires ou le règlement intérieur peuvent désigner une proportion des membres de l’association (par exemple le dixième ou le quart). A noter que si les statuts de l’association ne donnent aucune précision en la matière, cette mission vous incombe en tant que dirigeant de l’association.

En règle générale, la convocation à l’AGE d’une association s’adresse à tous les membres de l’association. Toutefois, les statuts ou le règlement intérieur de votre association peuvent très bien subordonner l’accès à l’assemblée générale extraordinaire à certaines conditions, comme l’ancienneté de l’adhésion, le paiement à jour des cotisations ou une participation suffisante.

Aucune exigence de forme n'est requise s'agissant de la rédaction de la lettre de convocation à l'assemblée générale d'une association. Néanmoins, vous ne devez pas perdre de vue que la convocation à l'assemblée générale est un document qui doit être rédigé de manière à ce que les participants aient toutes les informations nécessaires sur l'AG et les résolutions qui figurent à l'ordre du jour. Ainsi, préférez rédiger une convocation succincte, qui rappelle la date et le lieu de l'assemblée générale extraordinaire ainsi que l'ordre du jour sur lequel les membres sont invités à se prononcer.

Joindre des documents à la convocation à l'AGE d'une association n'est pas une obligation légale. Toutefois, il peut être utile d'annexer à la convocation tous les documents nécessaires pour l'ensemble des membres de l'association puissent prendre une décision inscrite à l'ordre du jour de l'AGE en connaissance de cause, comme par exemple le rapport de gestion de l'association, les comptes annuels ou le rapport du commissaire aux comptes, pour les associations ayant cette obligation.

Bien sûr, il est tout à fait possible d'un membre de l'association ne puisse pas se rendre à l'assemblée générale malgré votre convocation. Dans ce cas, le membre absent a le droit de se faire représenter par un autre membre de l'association, auquel il peut donner procuration à condition que cette modalité de vote soit prévue dans les statuts de l'association ainsi que dans la lettre de convocation à l'AGE. Vous pouvez également penser aux absents en proposant à ceux qui ne peuvent pas venir de voter par correspondance, voire par voie électronique !

La convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association peut être individuelle, collective, voire même verbale.

Cependant, il est préférable de convoquer chacun des participants individuellement pour pouvoir prouver que tous les adhérents ont bien été convoqués. Cela permet d’éviter des contestations ultérieures.

Vous devez vous reporter aux statuts de l’association pour en savoir davantage sur les modalités de convocation des membres de l’association à l’assemblée générale extraordinaire. Plusieurs options sont possibles :

• lettre simple ; 

• lettre recommandée avec demande d’avis de réception (LRAR) ; 

• affichage dans les locaux de l’association ; 

• courrier électronique ; 

• publication sur le site internet ou les réseaux sociaux de l’association.

Une fois encore, il faut vous reportez aux statuts de l’association pour en savoir davantage sur les délais de convocation à l’AGE. L’idéal est de prévoir un délai de 15 jours à un mois pour permettre aux membres de l’association de prendre connaissance de l’ordre du jour. 

Attention : si vous ne respectez pas le délai de convocation, l’AGE et l’ensemble des décisions qui y ont été prises peuvent être annulées. 

Pensez également à joindre tous les documents qui permettront aux membres de l’association de voter en connaissance de cause, comme par exemple le projet de modification des statuts, la liste des candidats à l’élection, etc.

Si vous avez besoin d’autres informations sur la convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association, n’hésitez pas à nous poser une question juridique.

Assemblée générale ordinaire : assemblée organisée pour approuver les comptes de l’association et échanger avec les membres autour de l’activité de l’année passée et de l’activité de l’année à venir. 

Assemblée générale extraordinaire : assemblée organisée pour prendre des décisions sur les modifications des statuts qui vont avoir un impact sur l’avenir de l’association (élection d’un nouveau président, dissolution de l’association, etc). 

Ordre du jour : document écrit qui mentionne l'ensemble des points qui seront abordés lors de l’assemblée générale de l’association. 

Commissaire aux comptes : personne chargée de vérifier les comptes d’une association.