Vous souhaitez réunir les membres de votre association pour changer le nom de l’association, élire un nouveau président ou dissoudre l’association mais vous ne savez pas par où commencer ? Convoquer l’assemblée générale extraordinaire (AGE) de votre association est la première étape à suivre pour une modification des statuts réussie. Comment faire ? Quelles sont les règles à respecter pour convoquer une assemblée générale extraordinaire ? Remplissez notre modèle de convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association pour ne rien laisser au hasard.
En savoir plus sur la Convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association
Sommaire
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Quand utiliser la convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association ?
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Que contient la convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association ?
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La convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association est-elle obligatoire ?
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Comment savoir s’il faut convoquer une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire ?
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Qui doit convoquer l’assemblée générale extraordinaire d’une association ?
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Qui doit être convoqué à l’assemblée générale extraordinaire d’une association ?
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Quels sont les modes de convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association ?
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Comment convoquer l’assemblée générale extraordinaire d’une association ?
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Quels sont les délais pour convoquer l’assemblée générale extraordinaire d’une association ?
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Informations complémentaires
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Glossaire
1 - Quand utiliser la convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association ?
Utilisez la convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association lorsque vous souhaitez modifier les statuts de votre association.
2 - Que contient la convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association ?
La convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association doit contenir les éléments suivants :
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le nom de l’association ;
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l'identité de l’auteur de la convocation ;
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l’heure et le lieu de l’assemblée générale extraordinaire ;
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l’ordre du jour ;
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l’identité de la personne chargée de l’organisation de l’AGE ;
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la signature de l’auteur de la convocation.
3 - La convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association est-elle obligatoire ?
Oui, la convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association est une formalité qui doit être accomplie pour vous assurer que les membres de l’association disposent du maximum d’informations sur l’ordre du jour avant l’AGE.
4 - Comment savoir s’il faut convoquer une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire ?
En règle générale, l’assemblée générale ordinaire (AGO) se réunit une fois par an pour échanger avec les membres de l’association autour de l’activité de l’année passée et de l’activité de l’année à venir et prendre des décisions pour la gestion courante de l’association, comme par exemple l’élection des membres du conseil d’administration ou l’approbation des comptes annuels.
A l’inverse, l’AGE peut être convoquée à tout moment de l’année pour prendre des décisions sur les modifications des statuts qui vont avoir un impact sur l’avenir de l’association, comme c’est le cas du changement de dénomination de l’association, du changement de son objet social, de l’élection d’un nouveau président ou de la dissolution de l’association.
5 - Qui doit convoquer l’assemblée générale extraordinaire d’une association ?
Ce sont les statuts de votre association qui désignent les personnes habilitées à convoquer une assemblée générale extraordinaire. Le plus souvent, il s’agit d’un membre du bureau (président, secrétaire, trésorier…) ou du conseil d’administration, mais les dispositions statutaires ou le règlement intérieur peuvent désigner une proportion des membres de l’association (par exemple le dixième ou le quart). A noter que si les statuts de l’association ne donnent aucune précision en la matière, cette mission vous incombe en tant que dirigeant de l’association.
6 - Qui doit être convoqué à l’assemblée générale extraordinaire d’une association ?
En règle générale, la convocation à l’AGE d’une association s’adresse à tous les membres de l’association. Toutefois, les statuts ou le règlement intérieur de votre association peuvent très bien subordonner l’accès à l’assemblée générale extraordinaire à certaines conditions, comme l’ancienneté de l’adhésion, le paiement à jour des cotisations ou une participation suffisante.
7 - Quels sont les modes de convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association ?
La convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association peut être individuelle, collective, voire même verbale.
Cependant, il est préférable de convoquer chacun des membres de l’association individuellement pour pouvoir prouver que tous les adhérents ont bien été convoqués. Cela permet d’éviter des contestations ultérieures.
8 - Comment convoquer l’assemblée générale extraordinaire d’une association ?
Vous devez vous reporter aux statuts de l’association pour en savoir davantage sur les modalités de convocation des membres de l’association à l’assemblée générale extraordinaire. Plusieurs options sont possibles :
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lettre simple ;
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lettre recommandée avec demande d’avis de réception (LRAR) ;
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affichage dans les locaux de l’association ;
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courrier électronique ;
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publication sur le site internet ou les réseaux sociaux de l’association.
Notez que le support retenu doit être adapté à la taille de l’association et permettre d’informer l’ensemble de ses membres de la tenue d’une AGE.
9 - Quels sont les délais pour convoquer l’assemblée générale extraordinaire d’une association ?
Une fois encore, il faut vous reportez aux statuts de l’association pour en savoir davantage sur les délais de convocation à l’AGE. L’idéal est de prévoir un délai de 15 jours à un mois pour permettre aux membres de l’association de prendre connaissance de l’ordre du jour.
Attention : si vous ne respectez pas le délai de convocation, l’AGE et l’ensemble des décisions qui y ont été prises peuvent être annulées.
Pensez également à joindre tous les documents qui permettront aux membres de l’association de voter en connaissance de cause, comme par exemple le projet de modification des statuts, la liste des candidats à l’élection, etc.
10 - Informations complémentaires
Si vous avez besoin d’autres informations sur la convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association, n’hésitez pas à nous poser une question juridique.
11 - Glossaire
Assemblée générale ordinaire : assemblée organisée pour approuver les comptes de l’association et échanger avec les membres autour de l’activité de l’année passée et de l’activité de l’année à venir.
Assemblée générale extraordinaire : assemblée organisée pour prendre des décisions sur les modifications des statuts qui vont avoir un impact sur l’avenir de l’association (élection d’un nouveau président, dissolution de l’association, etc).
Ordre du jour : document écrit qui mentionne l'ensemble des points qui seront abordés lors de l’assemblée générale de l’association.
Commissaire aux comptes : personne chargée de vérifier les comptes d’une association.