MODÈLE DE Convocation à l’Assemblée Générale Extraordinaire d’une Association
Ce que nous allons aborder
Qu'est-ce qu'une Convocation à l'Assemblée Générale Extraordinaire d'une Association ?
Vous dirigez une association, et vous souhaitez modifier vos statuts ? Il faut réunir l’ensemble des membres de l’association à une assemblée générale extraordinaire (AGE). Vous ne savez pas comment faire, ni pas où commencer ? Convoquer l’assemblée générale extraordinaire (AGE) de l’association est la première étape à suivre pour modifier vos statuts.
En tant que dirigeant d’une association, vous devez réunir l’ensemble des membres de l’association à une assemblée générale extraordinaire (AGE) pour prendre des décisions qui impliquent nécessairement une modification du fonctionnement et des statuts de l’association. C’est notamment le cas lorsque vous souhaitez élire un nouveau président ou dissoudre l’association.
Lisez bien la suite pour tout comprendre, et complétez votre document, en répondant à quelques questions. En quelques clics, vous aurez la convocation à l'assemblée générale extraordinaire d'une association dont vous avez besoin.
Le document que nous vous proposons est conforme aux obligations liées au RGPD sur la protection des données personnelles.
Quand devez-vous faire une Convocation à l'Assemblée Générale Extraordinaire d'une Association ?
Convoquez les membres de l'association à l’assemblée générale extraordinaire (AGE) d’une association lorsque vous souhaitez modifier les statuts de votre association, et notamment dans les cas suivants :
- la modification de la dénomination sociale ;
- la modification de l'objet social ;
- la modification des modalités d'adhésion des membres ;
- l'élection d'un nouveau président ;
- la fusion de l'association ;
- la dissolution de la structure.
Après avoir convoqué l'AGE, vous devrez rédiger le procès-verbal.
Pour davantage d'informations, consultez nos guides modifier les statuts de votre association et les étapes dans la modification des statuts d'une association loi 1901.
Aperçu Convocation à l’Assemblée Générale Extraordinaire d’une Association
Les termes de votre document seront mis à jour en fonction des informations que vous fournirez.
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L'association
Enregistrée à la préfécture de
Siège social :
, le
Lettre recommandée avec accusé de réception
membre,
Vous êtes prié de bien vouloir assister à la réunion de l'assemblée générale extraordinaire qui se tiendra le , à , à l'adresse suivante : et au cours de laquelle les membres devront statuer sur l'ordre du jour suivant :
Si vous étiez empêché de vous rendre à cette assemblée générale, vous pouvez vous y faire représenter par un autre membre de l'association. La procuration mentionnant l'identité du mandataire, datée et signée par le mandant, peut être adressée par tous moyens écrits, notamment par télécopie, à l'association.
Nous vous prions d'agréer l'expression de nos sentiments distingués.
Représentant l'association
| _________________________________ | _________________________________ |
À propos du document Convocation à l'assemblée générale extraordinaire d'une association
En savoir plus sur la création de votre Convocation à l'Assemblée Générale Extraordinaire d'une Association
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Comment faire la Convocation à l'Assemblée Générale Extraordinaire d'une Association ?
Faire la Convocation à l'Assemblée Générale Extraordinaire d'une Association en ligne est simple. Répondez simplement à quelques questions et Rocket Lawyer créera votre document pour vous. Lorsque vous avez préparé tous les détails à l'avance, la création de votre document est un processus rapide et facile.
Pour créer la Convocation à l'Assemblée Générale Extraordinaire d'une Association, vous aurez besoin des informations suivantes :
Informations sur l'association et sur la personne convoquée
- Indiquez les coordonnées de votre association.
- Qui est la personne convoquée ?
Informations sur le contenu de la convocation
- Indiquez la date et le lieu de rédaction de la lettre de convocation.
- Indiquez le lieu, la date et l'heure de l'assemble générale extraordinaire.
- Quel sera l'ordre du jour de l'assemblée générale extraordinaire ?
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Termes courants dans la Convocation à l'Assemblée Générale Extraordinaire d'une Association
Assemblée générale ordinaire : assemblée organisée pour approuver les comptes de l’association et échanger avec les membres autour de l’activité de l’année passée et de l’activité de l’année à venir.
Assemblée générale extraordinaire : assemblée organisée pour prendre des décisions sur les modifications des statuts qui vont avoir un impact sur l’avenir de l’association (élection d’un nouveau président, dissolution de l’association, etc).
Ordre du jour : document écrit qui mentionne l'ensemble des points qui seront abordés lors de l’assemblée générale de l’association.
Commissaire aux comptes : personne chargée de vérifier les comptes d’une association.
Si vous souhaitez que votre Convocation à l'Assemblée Générale Extraordinaire d'une Association comporte des dispositions supplémentaires ou plus détaillées, vous pouvez modifier votre document. Toutefois, si vous faites cela, vous souhaiterez peut-être qu'un avocat examine le contrat pour vous (ou effectue les modifications pour vous) afin de vous assurer que votre contrat modifié est conforme à toutes les lois pertinentes et répond à vos besoins spécifiques. Utilisez le service Poser une question juridique de Rocket Lawyer pour obtenir de l'aide.
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Conseils juridiques pour la réalisation de la Convocation à l'Assemblée Générale Extraordinaire d'une Association
Voici quelques conseils utiles pour vous aider à rédiger une lettre de convocation claire et complète :
- Consultez vos statuts pour savoir quelles sont les personnes habilitées à convoquer l'AGE.
- Vérifiez si vos statuts ou votre règlement intérieur subordonnent l'AGE à certaines conditions.
- Rédigez une convocation succincte.
- Annexez à votre lettre de convocation tous les documents nécessaires.
- Convoquez chaque participant individuellement.
- Respectez le délai de convocation (si vos statuts n'indiquent rien, le délai est de 15 jours à un mois).
- Joignez tous les documents qui permettront aux membres de l’association de voter en connaissance de cause.
- Conservez copie du document en lieu sûr.
Posez une question juridique sur notre site :
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si vous vous posez d’autres questions sur la convocation à l'assemblée générale extraordinaire d'une association ;
-
si vous voulez adapter les règles à votre cas.
FAQ sur le document Convocation à l'assemblée générale extraordinaire d'une association
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Quand utiliser la Convocation à l’Assemblée Générale Extraordinaire d’une Association ?
Utilisez la convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association lorsque vous souhaitez modifier les statuts de votre association, c'est-à-dire lorsque vous souhaitez :
- modifier sa dénomination sociale ;
- modifier son objet social ;
- modifier les modalités d'adhésion des membres ;
- élire un nouveau président ;
- faire fusionner l'association ;
- dissoudre la structure.
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Que contient la Convocation à l’Assemblée Générale Extraordinaire d’une Association ?
La convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association doit contenir les éléments suivants :
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le nom de l’association ;
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l'identité de l’auteur de la convocation ;
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l’heure et le lieu de l’assemblée générale extraordinaire ;
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l’ordre du jour ;
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l’identité de la personne chargée de l’organisation de l’AGE ;
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la signature de l’auteur de la convocation.
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La Convocation à l’Assemblée Générale Extraordinaire est-elle obligatoire ?
Oui, la convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association est une formalité qui doit être accomplie pour vous assurer que les membres de l’association disposent du maximum d’informations sur l’ordre du jour avant l’AGE.
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Quelle différence y a-t-il entre l'AGO et l'AGE d'une Association ?
En règle générale, l’assemblée générale ordinaire (AGO) se réunit une fois par an pour échanger avec les membres de l’association autour de l’activité de l’année passée et de l’activité de l’année à venir et prendre des décisions pour la gestion courante de l’association, comme par exemple l’élection des membres du conseil d’administration ou l’approbation des comptes annuels.
A l’inverse, l’AGE peut être convoquée à tout moment de l’année pour prendre des décisions sur les modifications des statuts qui vont avoir un impact sur l’avenir de l’association, comme c’est le cas du changement de dénomination de l’association, du changement de son objet social, de l’élection d’un nouveau président ou de la dissolution de l’association.
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Qui peut demander la Convocation d'une Assemblée Générale Extraordinaire ?
Ce sont les statuts de votre association qui désignent les personnes habilitées à convoquer une assemblée générale extraordinaire. Le plus souvent, il s’agit d’un membre du bureau (président, secrétaire, trésorier…) ou du conseil d’administration, mais les dispositions statutaires ou le règlement intérieur peuvent désigner une proportion des membres de l’association (par exemple le dixième ou le quart). A noter que si les statuts de l’association ne donnent aucune précision en la matière, cette mission vous incombe en tant que dirigeant de l’association.
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Qui doit être convoqué à l’Assemblée Générale Extraordinaire ?
En règle générale, la convocation à l’AGE d’une association s’adresse à tous les membres de l’association. Toutefois, les statuts ou le règlement intérieur de votre association peuvent très bien subordonner l’accès à l’assemblée générale extraordinaire à certaines conditions, comme l’ancienneté de l’adhésion, le paiement à jour des cotisations ou une participation suffisante.
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Comment rédiger une Convocation à l'AGE d'une Association ?
Aucune exigence de forme n'est requise s'agissant de la rédaction de la lettre de convocation à l'assemblée générale d'une association. Néanmoins, vous ne devez pas perdre de vue que la convocation à l'assemblée générale est un document qui doit être rédigé de manière à ce que les participants aient toutes les informations nécessaires sur l'AG et les résolutions qui figurent à l'ordre du jour. Ainsi, préférez rédiger une convocation succincte, qui rappelle la date et le lieu de l'assemblée générale extraordinaire ainsi que l'ordre du jour sur lequel les membres sont invités à se prononcer.
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Quels documents doivent-être joints à la Convocation ?
Joindre des documents à la convocation à l'AGE d'une association n'est pas une obligation légale. Toutefois, il peut être utile d'annexer à la convocation tous les documents nécessaires pour l'ensemble des membres de l'association puissent prendre une décision inscrite à l'ordre du jour de l'AGE en connaissance de cause, comme par exemple le rapport de gestion de l'association, les comptes annuels ou le rapport du commissaire aux comptes, pour les associations ayant cette obligation.
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Est-il possible de prévoir la possibilité de voter par procuration ?
Bien sûr, il est tout à fait possible d'un membre de l'association ne puisse pas se rendre à l'assemblée générale malgré votre convocation. Dans ce cas, le membre absent a le droit de se faire représenter par un autre membre de l'association, auquel il peut donner procuration à condition que cette modalité de vote soit prévue dans les statuts de l'association ainsi que dans la lettre de convocation à l'AGE. Vous pouvez également penser aux absents en proposant à ceux qui ne peuvent pas venir de voter par correspondance, voire par voie électronique !
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Quels sont les modes de Convocation à l’Assemblée Générale Extraordinaire d’une Association ?
La convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association peut être individuelle, collective, voire même verbale.
Cependant, il est préférable de convoquer chacun des participants individuellement pour pouvoir prouver que tous les adhérents ont bien été convoqués. Cela permet d’éviter des contestations ultérieures.
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Comment convoquer l’Assemblée Générale Extraordinaire d’une Association ?
Vous devez vous reporter aux statuts de l’association pour en savoir davantage sur les modalités de convocation des membres de l’association à l’assemblée générale extraordinaire. Plusieurs options sont possibles :
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lettre simple ;
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lettre recommandée avec demande d’avis de réception (LRAR) ;
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affichage dans les locaux de l’association ;
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courrier électronique ;
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publication sur le site internet ou les réseaux sociaux de l’association.
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Quel est le délai prévu pour convoquer l’Assemblée Générale Extraordinaire d’une Association ?
Une fois encore, il faut vous reportez aux statuts de l’association pour en savoir davantage sur les délais de convocation à l’AGE. L’idéal est de prévoir un délai de 15 jours à un mois pour permettre aux membres de l’association de prendre connaissance de l’ordre du jour.
Attention : si vous ne respectez pas le délai de convocation, l’AGE et l’ensemble des décisions qui y ont été prises peuvent être annulées.
Pensez également à joindre tous les documents qui permettront aux membres de l’association de voter en connaissance de cause, comme par exemple le projet de modification des statuts, la liste des candidats à l’élection, etc.
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Informations complémentaires
Si vous avez besoin d’autres informations sur la convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association, n’hésitez pas à nous poser une question juridique.
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