Bepaal je uurtarief
Je uurtarief vormt de basis voor je omzet en inkomen. Je wilt niet te hoog, maar ook niet te laag zitten. Van je uurtarief moet je al je kosten betalen. Je kunt je uurtarief bepalen op basis van informatie van concurrenten, maar veel belangrijker is dat je eerst een overzicht maakt van je vaste en variabele zakelijke kosten per jaar, zoals startkosten en verzekeringen. Houd hierbij ook rekening dat je eerst de btw zelf moet betalen, voordat je deze voor zakelijke kosten kunt terugvragen. Bovenop de zakelijke kosten komen alle privé vaste en variabele kosten, zoals je huur of hypotheek. Alle kosten en je streefinkomen bij elkaar opgeteld is je benodigde omzet. Die omzet haal je door het aantal uren dat je in rekening brengt bij je klanten te vermenigvuldigen met je uurtarief.
Zorg voor een goede administratie
Zodra je een bedrijf start, begint het bijhouden van je administratie. Je bent dit wettelijk verplicht. Een goede administratie geeft inzicht hoe het gaat met je bedrijf. Bewaar alle bonnetjes, facturen en offertes. Ook de Belastingdienst stelt eisen aan je administratie. Zo heb je een bewaarplicht van 7 jaar. De volgende basisgegevens horen volgens de Belastingdienst bij een zakelijke administratie:
- grootboek (een grootboek bestaat uit verschillende grootboekrekeningen, waarmee je een overzicht geeft van de kosten en opbrengsten van je bedrijf)
- debiteurenadministratie
- crediteurenadministratie
- in- en verkoopadministratie
- voorraadadministratie
Stel een goede offerte en factuur op
Stuur voor je werkzaamheden altijd een offerte. In een offerte beschrijf je de gemaakte afspraken met je klant over onder andere de prijs, planning en de inhoud van je werkzaamheden. Zo voorkom je onduidelijkheid. Vermeld je betalingsvoorwaarden en stuur je algemene voorwaarden mee met je offerte. Is de opdracht afgerond, dan is het tijd om je factuur te sturen. Zorg ervoor dat je je factuur aan alle wettelijke eisen voldoet. Stel nu gemakkelijk zelf een factuur op.
Met welke belastingen en belastingvoordelen krijg je te maken?
Met welke belastingen moet je als ZZP'er rekening houden? Denk hierbij aan inkomstenbelasting, de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet, omzetbelasting (btw) en eventueel bijtelling auto. Maar je hebt als ZZP'er soms ook recht op belastingvoordelen:
- de zelfstandigenaftrek, startersaftrek en MKB-winstvrijstelling zijn belastingvoordelen waarvoor je in aanmerking kunt komen als je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting. Voor de zelfstandigenaftrek en startersaftrek geldt dat je moet voldoen aan het urencriterium van 1.225 gewerkte uren per kalenderjaar.
- de kosten die je maakt voor je bedrijf mag je aftrekken
- bij een omzet van minder dan € 20.000 kan het zijn dat je in aanmerking komt voor een extra belastingvoordeel: de kleineondernemersregeling
- met de fiscale oudedagsreserve (FOR) zet je een deel van de winst uit je bedrijf opzij voor je pensioen. Dit bedrag mag je van je winst aftrekken. Daardoor betaal je nu minder inkomstenbelasting. Pas als je met pensioen gaat en het geld opneemt, betaal je belasting (let op: de FOR is per 1 januari 2023 afgeschaft)
Welke regelgeving is van toepassing?
Als je een eigen bedrijf runt, moet je natuurlijk aan een aantal wettelijke eisen voldoen. In de startfase kunnen dat verplichte diploma’s, vergunningen of het bestemmingsplan zijn. Tijdens het ondernemen zijn dat onder andere de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Door de Wet DBA moet je als ZZP'er voor elke opdracht een overeenkomst aangaan met je opdrachtgever. Hiervoor kun je zelf een overeenkomst van opdracht opstellen. Dit ter voorkoming van schijnzelfstandigheid. Schijn ZZP’ers zijn personen die officieel ZZP’er zijn, maar in werkelijkheid in vaste dienst bij hun opdrachtgever zijn. De Belastingdienst grijpt in als er bewijs is voor:
- een (fictieve) dienstbetrekking
- duidelijke schijnzelfstandigheid
- opzettelijke schijnzelfstandigheid
De AVG is een richtlijn over privacybescherming die geldt in alle landen van de Europese Unie. Deze is van toepassing op alle organisaties en personen die persoonsgegevens verzamelen en verwerken. Lees verder hoe je aan de privacywet kunt voldoen en welke documenten, zoals een privacyverklaring of verwerkersovereenkomst, je wanneer nodig hebt.
Hoe vind je de juiste klanten of opdrachtgevers?
Nieuwe klanten komen niet vanzelf, investeer daarom tijd in acquisitie. Richt je op je doelgroep en geef duidelijk aan wat je doet en voor welk probleem je een oplossing biedt. Verzamel reviews op je website. Focus je niet alleen op nieuwe klanten of opdrachtgevers, maar vergeet ook je bestaande klanten niet. Investeer in klantvriendelijkheid, service en kwaliteit. Heb je nog geen klanten? Laat je product of dienst dan gratis testen en vraag om feedback.
Intellectueel eigendom
Zorg dat je je ideeën beschermt. De belangrijkste vormen van intellectueel eigendom zijn het auteursrecht, merkenrecht, octrooirecht en modellenrecht. Deze rechten beschermen de maker van onder andere uitvindingen, logo’s, geschreven teksten of bedrijfsnamen tegen misbruik door anderen. Met een geheimhoudingsverklaring (NDA) zorg je dat vertrouwelijke informatie die je met zakenpartners deelt niet verder bekend wordt.
Ga je samenwerken?
Je kunt ook voor een bepaalde opdracht samenwerken met een collega ZZP'er. Bespreek hierbij vooraf je verwachtingen, maak duidelijke geldafspraken en stel een samenwerkingsovereenkomst op. Je kunt ook op andere manieren met anderen samenwerken. Wil je dat je eigen merk, muziek, software of andere uitvinding door een ander gebruikt kan worden, dan leg je dit vast in een licentieovereenkomst.
De wet is complex en verandert vaak. Vraag een advocaat voor juridisch advies.
