Waarom heb je algemene voorwaarden nodig?
Algemene voorwaarden (AV) zijn niet verplicht, maar elke slimme ondernemer gebruikt ze. Ze helpen je namelijk jou en je bedrijf te beschermen. Doordat belangrijke voorwaarden altijd van toepassing zijn op je dienstverlening of verkopen, ben je toch beschermd als je vergeet bepaalde afspraken te maken bij een enkele opdracht of transactie. Daarnaast besparen ze je tijd en moeite, omdat je niet steeds alle voorwaarden hoeft te communiceren; je hoeft alleen maar naar je algemene voorwaarden te verwijzen. Wel moet je ervoor zorgen dat je je houdt aan de wettelijke regels voor algemene voorwaarden, als je ze eenmaal hanteert.
Aan welke eisen moeten je AV voldoen?
Om met succes een beroep op je algemene voorwaarden te kunnen doen, moeten je algemene voorwaarden aan verschillende wettelijke eisen voldoen:
- je moet je algemene voorwaarden van toepassing verklaren
- je moet je algemene voorwaarden ter beschikking stellen (informatieplicht)
- ze moeten (stilzwijgend) aanvaard worden
- je algemene voorwaarden mogen niet onredelijk zijn
Hoe verklaar je je algemene voorwaarden van toepassing?
Je verklaart je algemene voorwaarden van toepassing door je klant duidelijk aan te geven dat voor al je diensten of verkopen je algemene voorwaarden gelden. Bij een webshop doe je dat door je algemene voorwaarden op je website te plaatsen en deze vervolgens van toepassing verklaren door aan het eind van het bestelproces een opt-in of een zin toe te voegen als: ‘ik ga akkoord met de algemene voorwaarden'. Zorg er daarbij voor dat de link naar je algemene voorwaarden in een nieuw tabblad opent of zorg op een andere manier dat de klant binnen het bestelproces blijft, anders kan dat je conversie kosten.
Verleen je een of meerdere diensten en verstuur je je offerte of contract via mail, dan kun je in het individuele contract met je klant verwijzen naar je algemene voorwaarden met een link naar een pagina op je website waar je je algemene voorwaarden hebt geplaatst. Verleen je diensten en verloopt alles via internet, dan geef je bij het online aanmeldformulier of aanvraagformulier aan dat je algemene voorwaarden gelden met een link naar de algemene voorwaarden die je op je website hebt geplaatst.
Hoe voldoe je bij AV aan je informatieplicht?
Je moet ook voldoen aan de zogenaamde informatieplicht. Je moet je algemene voorwaarden ter beschikking stellen op een manier waarop je klant deze eenvoudig kan lezen en kan opslaan voor later gebruik. Dit wordt ook wel terhandstelling genoemd. Door je algemene voorwaarden op je site als PDF aan te bieden, ben je er zeker van dat je klant ze eenvoudig kan lezen en ze ook eenvoudig kan opslaan. Daarmee voldoe je aan de wettelijke vereisten.
Wanneer zijn je algemene voorwaarden aanvaard?
Je algemene voorwaarden moeten ook door je klant worden aanvaard. Concreet houdt dit in dat hij ze niet moet afwijzen nadat je ze van toepassing hebt verklaard en ter beschikking hebt gesteld. Er is dan sprake van een stilzwijgende aanvaarding. Je kunt natuurlijk ook actief vragen of je klant je algemene voorwaarden accepteert, dan ontstaat er nooit onduidelijkheid daarover. Dat doe je bijvoorbeeld door op je site een opt-in weer te geven waarmee je klant je algemene voorwaarden aanvaardt.
Wanneer zijn algemene voorwaarden onredelijk?
Je algemene voorwaarden mogen niet onredelijk bezwarend zijn, zeker niet wanneer je klant een consument is. Kort gezegd is een voorwaarde onredelijk bezwarend wanneer die je klant onder de gegeven omstandigheden onevenredig benadelen. Algemene voorwaarden die verboden zijn, vind je op de zogenaamde zwarte lijst. Voorwaarden die onder omstandigheden onredelijk zijn, vind je in de grijze lijst.
Heeft een klant bezwaar tegen een voorwaarde in je AV die op de grijze lijst staat, dan zul jij moeten aantonen dat de voorwaarde wel redelijk is. Kun je dat niet, dan is je klant er niet aan geboden. Een voorwaarde kan overigens ook onredelijk zijn, ook al staat die niet op 1 van deze lijsten. Uiteindelijk is het dan de rechter die een oordeel over de (on)redelijkheid van de voorwaarde moet geven.
Welke voorwaarden zijn van belang bij online verkoop?
Bij online verkoop zijn specifieke regels van toepassing, zeker als je aan consumenten producten of diensten levert. Hanteer je algemene voorwaarden, dan moeten deze regels daarin terugkomen. Denk hierbij aan:
- hoe de bedenktijd bij herroepingsrecht werkt
-
wat de uitzonderingen op herroeping zijn
-
hoe je omgaat met garantie
-
de duidelijke melding dat de consument een aankoop met betaalverplichting aangaat
-
hoe je omgaat met klachten
Wat als je klant (b2b) zijn voorwaarden wil laten gelden?
Als je algemene voorwaarden hanteert en je zakelijke klant wil dat zijn algemene voorwaarden van toepassing zijn, dan rijst de vraag wiens voorwaarden gelden. Dit wordt ook wel battle of forms genoemd. Het komt erop neer dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn van degene die als eerste AV van toepassing verklaart.
Wijst je klant echter je algemene voorwaarden af nadat jij ze als eerste van toepassing hebt verklaard en verklaart hij daarna zijn eigen AV van toepassing, dan zul je een keuze moeten maken. Je kunt dan aangeven dat je geen dienst kan verlenen of product(en) kan verkopen, als niet jouw AV van toepassing zijn. Je neemt dan het risico een klant te verliezen.
Ook kun je ervoor kiezen om goed na te gaan of de AV van je klant wel zo nadelig zijn voor jou. Is dit namelijk niet het geval, dan kun je prima akkoord gaan met de toepasselijkheid van zijn algemene voorwaarden. Tot slot kun je ook voorstellen voor die ene opdracht of transactie aparte, gezamenlijke algemene voorwaarden te hanteren, waarmee jullie allebei akkoord gaan.
Wil je overigens zelf de AV van je klant afwijzen, dan doe je dat schriftelijk met een afwijzing algemene voorwaarden.
Kies de juiste algemene voorwaarden
Zorg ervoor dat je de juiste set algemene voorwaarden kiest. Hieronder zie je de verschillen.
De wet is complex en verandert vaak. Vraag een advocaat voor juridisch advies.
