Stappenplan aanvraag UWV ontslagvergunning

Je kunt tegenwoordig niet meer zelf beslissen welke procedure je volgt om 1 van je werknemers te ontslaan. Gaat het om bedrijfseconomisch ontslag of langdurig arbeidsongeschikte werknemer, dan kun je hem alleen ontslaan met toestemming van het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). Als het UWV het ontslag goedkeurt, dan ontvang je een ontslagvergunning waarmee je het dienstverband van je werknemer beëindigt.

Let op: in een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) kan staan dat er een onafhankelijke ontslagcommissie is ingesteld. Is dit het geval, dan moet je je ontslagaanvraag daar indienen en niet bij het UWV. Is op je onderneming een cao van toepassing, controleer deze dan goed voordat je je ontslagaanvraag indient.  

Voordat je een ontslagvergunning aanvraagt, stel je je werknemer hiervan schriftelijk op de hoogte. Dit doe je door hem een brief mededeling aanvraag ontslagvergunning toe te sturen. Zo weet je werknemer waar hij aan toe is en heb je schriftelijk bewijs dat je hem hiervan op de hoogte hebt gesteld. Vervolgens vul je het aanvraagformulier ontslagvergunning in op de UWV site en uploadt het via hun werkgeversportaal. Zorg ervoor dat je het formulier compleet invult.

Je kunt een ontslagvergunning wegens bedrijfseconomische redenen aanvragen als je je werknemer wilt ontslaan vanwege:

• slechte financiële bedrijfsresultaten

• beëindiging van (een deel van) je bedrijfsactiviteiten

• een reorganisatie

• een bedrijfsverhuizing

• werkvermindering

Om een ontslagvergunning wegens bedrijfseconomische redenen te krijgen, moet je de redenen voor ontslag onderbouwen. Zo moet je:

• aannemelijk maken dat je arbeidscontracten moet beëindigen vanwege bedrijfsbeëindiging of omdat het noodzakelijk is om weer een financieel gezond bedrijf te krijgen

• aannemelijk maken dat je je werknemer niet kunt herplaatsen in een andere passende functie (al dan niet met scholing)

• rekening houden met het afspiegelingsbeginsel (zie hieronder)

Bij bedrijfseconomisch ontslag vraag je voor 1 of meer medewerkers een ontslagvergunning aan het UWV. Je kunt echter niet zomaar elke werknemer voordragen voor ontslag. Je bent verplicht om hierbij het zogenaamde afspiegelingsbeginsel toe te passen om de ontslagvolgorde te bepalen.

De bedoeling hiervan is dat de leeftijdsopbouw binnen deze functie voor en na het ontslag zoveel mogelijk gelijk blijft. Het komt erop neer dat je per leeftijdsgroep de werknemer met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag voordraagt. Je kunt hiervoor een handige rekentool voor het afspiegelingsbeginsel gebruiken van het UWV. Twijfel je hoe je het afspiegelingsbeginsel moet toepassen, vraag dan een advocaat om hulp.

Je hoeft het afspiegelingsbeginsel niet toe te passen indien:

• je bedrijf gaat sluiten

• een unieke functie komt te vervallen: de functie wordt maar door 1 werknemer ingevuld

• dit in een toepasselijke cao staat (in dat geval pas je het afspiegelingsbeginsel in je cao toe)

• een categorie uitwisselbare functies komt te vervallen (zie hieronder)

Een functie is uitwisselbaar als de functies vergelijkbaar zijn wat betreft:

• het niveau van de functie en de bijbehorende beloning

• de inhoud van de functie

• de voor de functie vereiste kennis

• de vaardigheden en competenties

• de tijdelijke of structurele aard van de functie

Of een functie vergelijkbaar is voor wat betreft bovenstaande aspecten, hangt af van de omstandigheden. Vraag een advocaat om hulp als je hier meer over wilt weten.

Normaal gesproken geldt een ontslagverbod tijdens ziekte. Dit houdt in dat je een zieke werknemer niet kunt ontslaan vanwege zijn ziekte, ook niet wanneer hij langdurig arbeidsongeschikt is door ziekte. Na 2 jaar vervalt dit verbod echter en kun je een ontslagvergunning vragen van het UWV. Ook bij een ontslagaanvraag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid dien je een goede onderbouwing te geven. Zo moet je aannemelijk maken dat:

• je werknemer door een ziekte (of handicap) zijn werk niet meer doen

• je werknemer niet binnen 26 weken kan herstellen

• je werknemer niet binnen 26 weken zijn werk in aangepaste vorm kan doen

• je je werknemer niet binnen 26 weken kan herplaatsen in een andere passende functie

• de termijn van loondoorbetalingsverplichting bij ziekte (104 weken) voorbij is

Je krijgt een ontslagvergunning van het UWV wanneer je kunt aantonen dat je voldoende hebt gedaan om het ontslag van je werknemer te voorkomen. Het UWV toetst hiervoor of je aan de bovengenoemde voorwaarden hebt voldaan. Krijg je geen ontslagvergunning, dan kun je in beroep gaan bij de rechter. Je hebt hiervoor 2 maanden de tijd.

Nadat je de UWV ontslagvergunning hebt gekregen, moet je op tijd en schriftelijk het arbeidscontract van je werknemer opzeggen. Gaat het om bedrijfseconomisch ontslag, dan doe met de brief ontslag na ontvangst vergunning. Gaat het om een zieke werknemer, dan stuur je de brief ontslag na 2 jaar ziekte. Zorg ervoor dat je dit binnen 4 weken doet, anders vervalt de ontslagvergunning en moet je een nieuwe aanvragen.

Zorg ervoor dat je bij het opzeggen van het contract wel de juiste opzegtermijn aanhoudt. Doe je dit niet, dan kan je werknemer een schadevergoeding van je eisen. De opzegtermijn is afhankelijk van de duur van het arbeidscontract en de gemaakte afspraken. Controleer daarom eerst het arbeidscontract van je werknemer en toepasselijke cao en kijk wat daarin staat over de opzegtermijn. Staat er niets over in, dan geldt de wettelijke opzegtermijn. Je mag daar de periode aftrekken waarin het UWV de ontslagaanvraag heeft behandeld. Zorg er wel voor dat er altijd minimaal 1 maand opzegtermijn overblijft.

De volgende wettelijke opzegtermijnen moet je aanhouden als je het dienstverband van je werknemer beëindigt: