MAAK JE GRATIS Thuiswerkbeleid
Inhoudsopgave
Wat is een Thuiswerkbeleid?
Een Thuiswerkbeleid is een overzicht van alle afspraken die gelden voor je personeel op het moment dat een medewerker vanuit huis gaat werken. Een Thuiswerkbeleid kan je helpen om veel problemen als werkgever te voorkomen. Als je geen Thuiswerkprotocol hanteert, kan er verwarring ontstaan over veelvoorkomende onderwerpen, zoals het maximum aantal uren thuiswerk per week, een eventuele vergoeding voor apparatuur of meubilair en aansprakelijkheid. Met een Thuiswerkbeleid weten je medewerkers precies wat je van hen tijdens het werken vanuit huis verwacht. Het bepaalt waar jij als werkgever verantwoordelijk voor bent en welke acties je onderneemt als je werknemer de afspraken niet nakomt.
Wanneer heb ik een Thuiswerkbeleid nodig?
Zelfs als je maar enkele medewerkers hebt die maar incidenteel thuis werken, is het slim om meer te hebben dan alleen mondelinge afspraken. Specifieke voorwaarden die mondeling worden afgesproken, kunnen gemakkelijk worden vergeten en daardoor kan de arbeidsrelatie verstoord raken. Mondelinge afspraken zijn ook veel lastiger te bewijzen, waardoor je deze moeilijker voor een rechter kunt afdwingen.
Als de Thuiswerkbeleid op de juiste wijze wordt opgesteld en de bijbehorende formaliteiten in acht worden genomen, kan het protocol werkgevers helpen doordat:
- de overeengekomen afspraken tussen de werkgever en werknemer schriftelijk zijn vastgelegd
- in het Contract de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid van jou en de werknemer vastliggen
- het protocol juridische ondersteuning biedt bij een arbeidsconflict over thuiswerken
Een Thuiswerkbeleid kan ook helpen om telefoontjes van medewerkers te beperken met vragen over arbo-regels en aansprakelijkheid. Al met al helpt een Thuiswerkregeling om de toon te zetten voor het werken vanuit huis en helpt het jou om je personeel effectief aan te kunnen sturen, ook al werken ze thuis.
De term thuiswerk heeft verschillende betekenissen. Zo betekent thuiswerk naast het vanuit huis verrichten van werkzaamheden door werknemers die in loondienst zijn, ook het thuis uitvoeren van lichte werkzaamheden door medewerkers die niet in loondienst zijn bij een werkgever. Voor die laatste groep is dit protocol niet geschikt.
Voorbeeld Thuiswerkbeleid
De voorwaarden in je document worden bijgewerkt op basis van de informatie die je verstrekt
Rocket lawyer leden hebben meer dan 1,2 miljoen documenten gemaakt
Rechtsgeldig en bindend
Voldoet aan Nederlandse wet- en regelgeving
Antwoord op je vragen over je document van een advocaat
Onderteken dit document gratis online met RocketSign®
THUISWERKPROTOCOL VAN
Artikel 1 - Doel en reikwijdte
- Dit Thuiswerkprotocol heeft tot doel eenduidige regels over thuiswerken op te stellen. Dit om het risico voor van verlies of beschadiging van data, software en hardware te voorkomen dan wel te beperken. Daarnaast biedt de regeling een kader voor thuiswerken.
- Deze regeling is van toepassing op alle werknemers van .
Artikel 2 - Verzoek tot thuiswerken
- De werknemer die minstens 26 weken bij in dienst is, heeft de mogelijkheid tot thuiswerken, tenzij de werkgever bepaalt dat dit in verband met de aard van de werkzaamheden of de werknemer niet mogelijk of gewenst is.
- Werkzaamheden komen in aanmerking om thuis te verrichten als ze:
- het verzamelen, invoeren of verwerken van informatie betreffen
- denkwerk en conceptueel werk betreffen
- grotendeels zelfstandig kunnen worden uitgevoerd
- locatie-onafhankelijk zijn
- toetsbare resultaten opleveren - De werkgever kan bepalen dat er werkzaamheden zijn die niet thuis uitgevoerd mogen worden, dan wel onder bepaalde voorwaarden.
- De werknemer dient zijn verzoek om thuis te werken minimaal 2 maanden voor de ingangsdatum schriftelijk in bij de werkgever.
- De werknemer kan niet meer dan 20% van zijn arbeidsomvang in een week thuiswerken.
- De werkgever reageert schriftelijk binnen één maand op dit verzoek.
- Reageert de werkgever niet binnen één maand, dan geldt het verzoek als toegewezen.
- Bij afwijzing van het verzoek motiveert de werkgever zijn beslissing en bespreekt dit met de werknemer.
- Bij onvoorziene omstandigheden reageert de werkgever binnen 5 dagen op het schriftelijke verzoek van de werknemer.
- De werknemer kan een dergelijk verzoek slechts één keer per jaar doen. Is het laatste verzoek minder dan één jaar geleden, dan wijst de werkgever het verzoek af.
Artikel 3 - Verplichting tot thuiswerken
- Onder onvoorziene en uitzonderlijke omstandigheden kan de werkgever de werknemer verplichten om tijdelijk thuis te werken.
- Een dergelijke onvoorziene en uitzonderlijke omstandigheid is aan aanwijzing van de overheid of andere crisismaatregel op basis van gevaar voor de volksgezondheid, waaronder maar niet beperkt tot COVID-19.
Artikel 4 - Voorwaarden voor thuiswerken
- De werkgever kan met de werknemer overeenkomen dat laatstgenoemde op één of meerdere dagen of dagdelen thuiswerkt. Dit is geen verworven recht.
- Wanneer de werkgever de werknemer vraagt op een in lid 1 van dit artikel bedoelde dag(deel) wel naar de standplaats of andere te locatie te komen, dan is de werknemer gehouden hieraan gehoor te geven.
- De werknemer draagt er zorg voor dat zijn thuiswerkplek voldoet aan de eisen die worden gesteld in het Arbeidsomstandighedenbesluit.
- In verband met het bepaalde in lid 3 van dit artikel controleert de werknemer zijn thuiswerkplek aan de hand van de bij dit Thuiswerkprotocol gevoegde checklist.
- Indien de thuiswerkplek niet voldoet, overlegt de werknemer met de werkgever voor eventuele aanpassingen.
Artikel 5 - Bereikbaarheid van de werknemer
- De werknemer zorgt ervoor dat hij tijdens het thuiswerken telefonisch, per mail en/of via chat bereikbaar is.
Artikel 6 - Overwerk
- De regeling van overwerk blijft tijdens thuiswerken van toepassing.
- Overwerk dat thuis gebeurt, moet vooraf met de werkgever worden besproken en door hem worden goedgekeurd.
Artikel 7 - Arbeidsongeschiktheid
- In geval van ziekte moet de werknemer die thuiswerkt de normale afspraken bij ziekte van de werkgever volgen.
Artikel 8 - Instructies en controle
- De werknemer die thuiswerkt moet de instructies van de werkgever opvolgen en ermee akkoord gaan dat de werkzaamheden die hij thuis verricht, gecontroleerd en geëvalueerd kunnen worden.
Artikel 9 - Thuiswerkvoorzieningen
- De werkgever bepaalt welke voorzieningen de werknemer in bruikleen krijgt om te kunnen thuiswerken.
- Thuiswerken met gebruik van voorzieningen die niet door de werkgever in bruikleen zijn gegeven, is de werknemer alleen toegestaan voor zover de apparatuur is voorzien van de volgende software en instellingen:
- een up to date virusscanner
- een personal firewall
- een anti malware tool
- schermbeveiliging met een wachtwoord - De werkgever zorgt ervoor dat de aan de werknemer in bruikleen gegeven voorzieningen voldoen aan de vereisten in lid 2 van dit artikel.
Artikel 10 - Beveiliging en privacy
- De werknemer neemt bij het werken vanuit huis voldoende en afdoende maatregelen om de volgende risico’s te minimaliseren:
- het kunnen meelezen van gevoelige informatie vanaf het beeldscherm door onbevoegden
- onderschepping van gevoelige informatie door onbevoegden door telefoongesprekken af te luisteren
- het in handen komen van informatie bij onbevoegden door verlies of diefstal van apparatuur of documenten
- de besmetting van apparatuur met een virus/malware en daarmee de mogelijke infectie van de digitale omgeving van de werkgever
- het gebruik van apparatuur door hackers
- de ongeautoriseerde toegang tot de serveromgeving, zowel de systemen als de informatie
Artikel 11 - Voorschriften voor thuiswerken
De werknemer is bij thuiswerken gehouden aan onderstaande voorschriften in verband met de beveiliging van bedrijfsinformatie:
- Het is de werknemer niet toegestaan om in openbare ruimtes te werken met gevoelige informatie.
- Bij het inloggen op het netwerk van de werkgever maakt de werknemer geen gebruik van openbare hotspots.
- De in bruikleen gegeven smartphone kan bij het werken in een openbare ruimte wel als hotspot worden gebruikt.
- De werknemer vergrendelt te allen tijde zijn bedrijfslaptop als hij geen werkzaamheden uitvoert.
- De werknemer wisselt geen gevoelige informatie uit in openbare locaties via de telefoon.
- De werknemer moet verlies of diefstal van mobiele gegevensdragers of papieren met vertrouwelijke informatie direct melden bij de Informatiebeveiligingsfunctionaris of Functionaris Gegevensbescherming van de werkgever.
- De werknemer mag geen gevoelige bedrijfsinformatie op zijn thuiswerkplek laten liggen. Deze informatie moet altijd worden opgeborgen op een niet voor onbevoegden toegankelijke plek.
- De werknemer laat het printen in niet vertrouwde omgevingen achterwege.
- De werknemer zorgt dat hij de geprinte documenten meteen bij de printer ophaalt.
- De werknemer maakt geen gebruik van niet-vertrouwde netwerken.
- De werknemer klikt niet op links in mail en webpagina’s die niet door hem vertrouwd worden.
Artikel 13 - Zorgplicht en aansprakelijkheid bedrijfseigendommen
- De werknemer moet zorgvuldig omgaan met materialen, apparatuur en informatie van de werkgever waarover hij tijdens het thuiswerken beschikt.
- De kosten van eventuele schade aan voornoemde materialen, apparatuur en informatie worden niet op de werknemer verhaald, tenzij deze is ontstaan door opzet of bewuste roekeloosheid van de werknemer.
Artikel 14 - Aansprakelijkheid voor letsel of schade werknemer
- De werkgever aanvaardt ten aanzien van thuiswerken aansprakelijkheid voor schade of letsel als gevolg van een bedrijfsongeval voor zover het ongeval tijdens de overeengekomen uren voor thuiswerken plaatsvindt door een oorzaak die verband houdt met het uitvoeren van de arbeidsprestaties.
Artikel 15 - Naleving en maatregelen
- De werkgever is belast met het toezicht op de naleving van dit Thuiswerkprotocol.
- De werkgever kan de werknemer de mogelijkheid tot thuiswerken ontnemen, als de werknemer de bepalingen in dit thuiswerkprotocol en aanvullende afspraken met betrekking tot thuiswerken niet of niet voldoende nakomt, dan wel als er andere omstandigheden zijn waardoor het thuiswerken niet meer wenselijk is.
- Naast beëindiging van het thuiswerken kan de werkgever bij overtreding van dit Thuiswerkprotocol ook andere disciplinaire maatregelen ten aanzien van de werknemer treffen.
Artikel 16 - Beëindiging thuiswerken en uitdiensttreding
- Bij beëindiging van het thuiswerken is de werknemer gehouden eventueel in bruikleen gegeven voorzieningen die hieraan gerelateerd zijn zo spoedig mogelijk bij de werkgever in te leveren.
- Bij uitdiensttreding van de werknemer draagt de werknemer er zorg voor dat de in bruikleen gegeven voorzieningen vóór de ontslagdatum ingeleverd worden.
- De werknemer zorgt ervoor dat de voorzieningen bij inlevering niet meer vergrendeld zijn door middel van wachtwoorden, dan wel deze gegevens doorgeeft aan de werkgever.
Artikel 17 - Onvoorziene gevallen
- In gevallen waarin dit Thuiswerkprotocol niet voorziet of bij twijfel betreffende de toepassing van dit protocol beslist de werkgever.
Artikel 18 - Aanvullende thuiswerkovereenkomst
- Indien er sprake is van structureel thuiswerken van een werknemer, zal de werkgever met deze werknemer in aanvulling op dit Thuiswerkprotocol een thuiswerkovereenkomst overeenkomen.
CHECKLIST THUISWERKPLEK VOOR WERKNEMER
Belichting
- Is je werkplek voldoende verlicht en is er een passend contrast tussen het beeldscherm en de omgeving?
- Heb je geen last van hinderlijke reflecties op het beeldscherm?
- Kun je de lichtinval vanuit de ramen op je beeldscherm regelen?
Werktafel
- Kun je een comfortabele werkhouding aannemen aan het werkvlak?
- Is de werktafel groot genoeg om je beeldscherm, toetsenbord en andere benodigde zaken als documenten flexibel op te stellen?
Werkstoel
- Is je werkstoel stabiel?
- Is de zitting in hoogte en de rugleuning in hoogte en hellingshoek verstelbaar?
- Kun je indien nodig een voetensteun plaatsen?
Beeldscherm
- Zijn de tekens op je beeldscherm voor jou goed leesbaar?
- Is het beeld op je beeldscherm stabiel?
- Kun je het contrast tussen de tekens en achtergrond op je beeldscherm bijstellen?
- Is je beeldscherm gemakkelijk verstelbaar?
- Is je beeldscherm vrij van spiegeling vanuit een normale werkhouding?
Toetsenbord
- Kun je je toetsenbord hellend plaatsen en staat het los van je beeldscherm?
- Heb je voldoende ruimte voor je handen en armen voor je toetsenbord?
- Heeft je toetsenbord een mat oppervlak?
- Zijn de indeling van je toetsenbord en de vorm van de toetsen handig in gebruik?
- Zijn de symbolen en toetsen vanuit een normale werkhouding goed leesbaar?
Over het Thuiswerkbeleid
Lees meer over het Thuiswerkbeleid
-
Welke informatie staat in een Thuiswerkbeleid?
Een Thuiswerkbeleid moet elk aspect van de rechten en plichten van zowel jou als je personeel bevatten. De volgende onderwerpen over de relatie tussen de werkgever en werknemer zijn meestal in een Thuiswerkbeleid opgenomen:
- het maximaal aantal uren dat thuis gewerkt mag worden
- het maximaal aantal uren thuiswerk per dag
- een eventuele vergoeding voor het zakelijk gebruik van de privéruimte en apparatuur van je medewerker
- het beschikbaar stellen van apparatuur zoals een laptop
- eventueel een belastingvrije vergoeding voor inrichting van de thuiswerkplek
- eventuele controle op het juist inrichten van de thuiswerkplek
- arbotechnische aanwijzingen (stoel, scherm, keyboard)
- eventueel verplichte aanwezigheid van vergaderingen of opleidingen op kantoor
- aanwijzingen voor het gebruik van internet
- omgang met vertrouwelijke gegevens en inlogcodes
- de bereikbaarheid van de werknemer via telefoon, e-mail of chat
- eventueel verplicht gebruik van een digitale agenda
- eventuele controle over het aantal gewerkte uren en uitgevoerde werkzaamheden
- gevolgen voor de medewerker van overtreding van het Thuiswerkprotocol
- omstandigheden waaronder de afspraken in het protocol worden ingetrokken
Veelgestelde vragen over het Thuiswerkbeleid
-
Wat zijn voor- en nadelen van thuiswerken?
Als je personeel thuis werkt, dan heeft dat zowel voor je bedrijf als voor je werknemers meerdere voordelen:
- kostenbesparing
- flexibiliteit
- productie hoger
- meer balans tussen werk en privé
- verlaging ziekteverzuim van je personeel
- minder bijzonder verlof van je personeel
- minder reistijd voor je personeel
- minder reiskosten voor je personeel
Uiteraard heeft thuiswerken niet alleen voordelen, maar ook nadelen:
- risico op verminderde werkmotivatie
- geen persoonlijk contact tussen werknemers
- de grens tussen werk en privé vervaagt
- vertrouwelijkheid stukken en beveiliging bedrijfs- of klantinfo
- minder sociale controle
- minder zicht op behandeling van vertrouwelijke informatie
-
Wanneer kan ik een verzoek om thuiswerken afwijzen?
Je werknemer heeft geen wettelijk recht op thuiswerken en kan dus niet afdwingen dat hij thuis werkzaamheden uitvoert. Echter heeft hij wel de optie daartoe en jij moet zijn verzoek om thuis te werken serieus in overweging nemen.
-
Wat is een goede reden om verzoek thuiswerken af te wijzen?
Er zijn geen standaard redenen om een verzoek om thuis te werken niet in te willigen. Afhankelijk van de situatie kun je de volgende redenen gebruiken als daar sprake van is:
- de aard van de functie maakt thuiswerken niet mogelijk, bijvoorbeeld omdat je werknemer dagelijks veel moet reizen om klanten te bezoeken
- de werknemer kan onvoldoende discipline en zelfstandigheid opbrengen om thuis te werken
- een goede functievervulling vereist dat je werknemer zijn werkzaamheden geheel op de door jou bepaalde locatie verricht
-
Wat is verschil tussen telewerken en thuiswerken?
De officiële term voor het thuiswerken van personeel dat werkt op basis van een Arbeidsovereenkomst is telewerken. In dagelijks taalgebruik wordt echter doorgaans het woord thuiswerken gebruikt. Met de term thuiswerk wordt normaal gesproken het thuis tegen betaling verrichten van vaak eenvoudige werkzaamheden, zonder dat er van een Arbeidsovereenkomst of loondienst sprake is.
-
Verschil tussen Thuiswerkbeleid en Thuiswerkovereenkomst?
Er zijn meerdere verschillen tussen een Thuiswerkbeleid en Thuiswerkovereenkomst. Het Beleid geldt voor al je medewerkers. Het bevat algemene regels en richtlijnen waar je werknemers zich aan moeten houden als ze hun werkzaamheden vanuit huis uitvoeren. Het gaat hier om incidenteel thuiswerken.
Een Thuiswerkovereenkomst daarentegen kom je overeen met een specifieke werknemer die structureel thuiswerkt. Er staan meer gerichte en persoonlijke afspraken in dan in het Thuiswerkbeleid.
-
Welke arbo-eisen worden gesteld aan thuiswerken?
Aan de werkplek van je vanuit huis werkende medewerker worden inderdaad arbo-eisen gesteld. Zo gelden er specifieke eisen voor:
- het bureau
- de stoel
- de verlichting
- de computer
-
Heeft mijn werknemer wettelijk recht op thuiswerken?
Nee, je werknemer heeft geen wettelijk recht om thuis te mogen werken. Er kunnen namelijk omstandigheden zijn die maken dat thuiswerken geen optie is, zoals de functie of mate van zelfstandigheid van de werknemer. Wel heb je de plicht om een verzoek tot thuiswerken serieus te overwegen. Wil je het verzoek afwijzen, motiveer dan goed je beslissing.
-
Welke wettelijke regels gelden voor thuiswerken?
De regels voor thuiswerken zijn neergelegd in onder meer de Wet Flexibel Werken en de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). De wet stelt de volgende eisen aan thuiswerken:
- je werknemer moet een schriftelijke aanvraag doen om thuis te werken, minimaal 2 maanden voor de ingangsdatum
- motivering van het verzoek is niet vereist
- je moet het verzoek in overweging nemen en bespreken met je werknemer
- je moet schriftelijk binnen 1 maand op het verzoek reageren
- bij urgente verzoeken moet je binnen 5 dagen beslissen
- motiveer een eventuele afwijzing
- je werknemer mag een dergelijk verzoek eenmaal per jaar doen
-
Welke rol speelt de ondernemingsraad bij thuiswerken?
Is er binnen je organisatie een ondernemingsraad (OR), dan is het verstandig de afspraken die je wil neerleggen in je Thuiswerkprotocol aan de OR voor te leggen. Zo heb je een breder draagvlak voor je uiteindelijke reglement.
-
Welke rol speelt een cao bij de thuiswerkregeling?
Is een cao van toepassing, dan kunnen daar aanvullende afspraken staan over flexibele arbeidstijden en thuiswerken. Zijn er aanvullingen in de cao, kijk dan of die worden nageleefd. Is er niets geregeld in de cao dan mag je een eigen regeling treffen, al dan niet in overleg met je OR.
Onze kwaliteitsgarantie
We garanderen dat de documenten die je via Rocket Lawyer maakt rechtsgeldig zijn in Nederland en veilig worden opgeslagen op Europese servers.
Hulp nodig? Geen probleem!
Stel een vraag of krijg juridisch advies van een advocaat.
