Gratis  Personeelshandboek opstellen

Voor ieder bedrijf gelden andere regels. Een personeelshandboek of bedrijfsreglement geeft duidelijkheid binnen je organisatie. Hierin leg je alle interne regels en richtlijnen binnen je bedrijf vast. Het voorkomt interne discussies en problemen en iedereen weet wat de regels zijn binnen je bedrijf. Ben je ondernemer en groeit het aantal werknemers? Dan kun je nu snel en makkelijk je eigen op maat gemaakte personeelsbeleid opstellen. Ben je op zoek naar een personeelshandboek voorbeeld, dan kun je dat ook hier bekijken.

Gebruik dit personeelshandboek (ook wel bedrijfsreglement, personeelsreglement, personeelsbeleid, hr beleid, gedragscode of kwaliteitshandboek genoemd):

• als je bedrijf en het aantal werknemers groeit
• als je huidige personeelshandboek is verouderd en je een nieuwe versie nodig hebt
• als je wilt dat je managers en leidinggevenden een consistent personeelsbeleid voeren
• als je extra juridische bescherming wilt voor je bedrijf

In dit personeelshandboek staat onder andere:

• de arbeidsduur en werktijden
• de richtlijnen voor overwerk en compensatie
• de afspraken over verlof, bijzonder verlof, zwangerschap en onbetaald verlof
• de regels omtrent arbeidsomstandigheden
• de gedragsregels
• de richtlijnen met betrekking tot functioneringsgesprekken
• de richtlijnen met betrekking tot bedrijfseigendommen
• de voorschriften voor gebruik van social media
• de voorschriften voor gebruik van internet
• de voorschriften voor gebruik van mobiele telefonie
• de richtlijnen voor thuiswerken
• de regels over aanvaarden van giften en relatiegeschenken
• de sancties
• de redenen voor schorsing en non-actiefstelling
• de redenen voor ontslag om dringende redenen
• de richtlijnen met betrekking tot ongewenst gedrag
• het verzuimbeleid

In het personeelshandboek leg je afspraken vast die voor alle werknemers gelden. Het gaat bij een personeelsreglement zowel om specifieke bedrijfsregels als om algemene afspraken met je personeel. Je kunt hierin zaken regelen zoals:

• wat te doen bij ziekte
• hoe om te gaan met verlof
• hoe om te gaan met werktijden
• hoe om te gaan met collega’s en kledingvoorschriften
• gebruik van social media
• het alcohol- en drugsbeleid

Je hebt een bedrijfsreglement nodig als je bedrijf en je aantal werknemers groeit. Een personeelshandboek schept duidelijkheid over wat er wel of niet binnen je bedrijf wordt geaccepteerd. Zodra je meer dan 1 werknemer in dienst hebt, is het tijd voor een personeelshandboek. Het zorgt ervoor dat alle werknemers op de hoogte zijn van de gemaakte afspraken. Zij weten precies waar ze aan toe zijn. Je kunt hiermee discussies met je werknemers voorkomen en tijd besparen.

De voordelen van een personeelsgids zijn onder andere:

• duidelijkheid: je werknemers weten precies wat hun rechten en plichten zijn en welke regels en afspraken er in het bedrijf gelden.
• eenheid: een personeelshandboek bevordert het gevoel van gelijke behandeling bij je werknemers. De afspraken in het handboek gelden voor iedereen.
• tijdsbesparing: door het voorkomen van onduidelijkheden met een personeelshandboek, weet je personeel precies waar ze aan toe zijn. Bij vragen en onduidelijkheden kun je terugvallen op het personeelshandboek.
• sancties: je kunt eenvoudiger een sanctie opleggen aan je personeel als zij zich niet aan de regels houden.
• zekerheid: een personeelshandboek zorgt ervoor dat je een sterkere positie hebt bij een conflict met een werknemer. Je staat juridisch sterker als je zaken goed hebt vastgelegd en je werknemers ervoor getekend hebben.

Een personeelshandboek gebruik je als aanvulling op een arbeidsovereenkomst of cao. Je werknemers zijn alleen aan het personeelshandboek gebonden als dit nadrukkelijk in de arbeidsovereenkomst vastligt. Met een zogenaamd incorporatiebeding maak je het handboek onderdeel van de individuele arbeidsovereenkomst. Door ondertekening van de arbeidsovereenkomst, aanvaardt je nieuwe werknemer ook de inhoud van het personeelshandboek. Heb je al personeel in dienst en stel je achteraf pas een personeelshandboek op? Zorg er dan voor dat je werknemers daarvan op de hoogte zijn. Geef iedere werknemer een exemplaar en laat hem tekenen voor ontvangst. Zorg er daarnaast voor of dat je werknemers toegang hebben tot een digitale en/of online versie.

Houd rekening met een eventueel toepasselijke cao. De cao regels gaan in principe voor op de regels die in een personeelshandleiding staan. Veel cao’s bevatten regels waarvan je wel mag afwijken in het voordeel van de werknemer. Andere cao’s zijn standaard waarvan je niet mag afwijken.

Ja, je kunt het personeelshandboek wijzigen, maar hiervoor heb je wel goedkeuring nodig van je werknemers. Neem dan ook in het personeelshandboek op dat je bevoegd bent om de afspraken in het personeelshandboek te wijzigen. Heb je meer dan 50 werknemers in dienst? Dan ben je wettelijk verplicht om een ondernemingsraad te hebben. Volgens de wet moet je in dit geval bij het wijzigen van de personeelsgids altijd eerst advies inwinnen bij de ondernemingsraad.

Het is verstandig om in het personeelshandboek te verwijzen naar je privacyverklaring of een privacyverklaring op te nemen. Je moet namelijk aan je werknemer laten weten wat er met zijn persoonsgegevens gebeurt. Je moet onder andere duidelijk maken welke gegevens worden verwerkt, wat het doel daarvan is en of die gegevens doorgegeven worden aan verwerkers. Wettelijk gezien moet je je werknemer gelijk informeren nadat hij persoonsgegevens heeft aangeleverd. Bij nieuwe werknemers zal dit dus voor indiensttreding moeten gebeuren. Meer informatie over de privacyverklaring en de AVG lees je in 5 Redenen waarom je een goede privacyverklaring nodig hebt.

Vraag een Advocaat om hulp als:

• je het personeelshandboek wilt wijzigen
• je een conflict hebt met je werknemer over een afspraak uit het handboek

Op dit bedrijfsreglement, voorbeeld personeelshandboek en personeelsbeleid voorbeeld is Nederlands recht van toepassing.