GRATIS  Personeelshandboek opstellen

Als werkgever is het verstandig om alle interne regels binnen je bedrijf vast te leggen in een personeelshandboek. Ook als je maar enkele werknemers hebt, is het belangrijk dat je duidelijkheid schept over wat je wel of niet binnen je bedrijf accepteert.

Zo voorkom je discussies en problemen en weet je personeel wat de regels zijn over zaken zoals ziekte, verlof en werktijden. Je kunt nu snel en makkelijk je eigen op maat gemaakte personeelsbeleid opstellen. Ben je op zoek naar een personeelshandboek voorbeeld, dan kun je dat ook hier bekijken.

Update: het personeelshandboek is geactualiseerd n.a.v. het coronavirus.

Gebruik dit personeelshandboek:

• als je bedrijf vast of flexibel personeel heeft
• als je huidige personeelshandboek is verouderd 
• als je wilt dat je managers en leidinggevenden een consistent personeelsbeleid voeren
• als je extra juridische bescherming wilt voor je bedrijf

Het personeelshandboek wordt ook wel genoemd: bedrijfsreglement, personeelsreglement, personeelsgids of gedragscode.

In dit personeelshandboek staat onder andere:

• de arbeidsduur en werktijden
• de richtlijnen voor overwerk en compensatie
• de afspraken over verlof, bijzonder verlof, zwangerschap en onbetaald verlof
• de regels omtrent arbeidsomstandigheden
• de gedragsregels
• de richtlijnen met betrekking tot functioneringsgesprekken
• de richtlijnen met betrekking tot bedrijfseigendommen
• de voorschriften voor gebruik van social media
• de voorschriften voor gebruik van internet
• de voorschriften voor gebruik van mobiele telefonie
• de richtlijnen voor thuiswerken
• de regels over aanvaarden van giften en relatiegeschenken
• de sancties
• de redenen voor schorsing en non-actiefstelling
• de redenen voor ontslag om dringende redenen
• de richtlijnen met betrekking tot ongewenst gedrag
• het verzuimbeleid

In het personeelshandboek leg je afspraken vast die voor alle werknemers gelden. Het gaat bij een personeelsreglement zowel om specifieke bedrijfsregels als om algemene afspraken met je personeel. Je kunt hierin zaken regelen zoals:

• wat te doen bij ziekte
• hoe om te gaan met verlof
• hoe om te gaan met werktijden
• hoe om te gaan met collega’s en kledingvoorschriften
• gebruik van social media
• het alcohol- en drugsbeleid

Je hebt een bedrijfsreglement nodig als je bedrijf en je aantal werknemers groeit. Een personeelshandboek schept duidelijkheid over wat er wel of niet binnen je bedrijf wordt geaccepteerd. Zodra je meer dan 1 werknemer in dienst hebt, is het tijd voor een personeelshandboek. Het zorgt ervoor dat alle werknemers op de hoogte zijn van de gemaakte afspraken. Zij weten precies waar ze aan toe zijn. Je kunt hiermee discussies met je werknemers voorkomen en tijd besparen.

De voordelen van een personeelsgids zijn onder andere:

• duidelijkheid: je werknemers weten precies wat hun rechten en plichten zijn en welke regels en afspraken er in het bedrijf gelden.
• eenheid: een personeelshandboek bevordert het gevoel van gelijke behandeling bij je werknemers. De afspraken in het handboek gelden voor iedereen.
• tijdsbesparing: door het voorkomen van onduidelijkheden met een personeelshandboek, weet je personeel precies waar ze aan toe zijn. Bij vragen en onduidelijkheden kun je terugvallen op het personeelshandboek.
• sancties: je kunt eenvoudiger een sanctie opleggen aan je personeel als zij zich niet aan de regels houden.
• zekerheid: een personeelshandboek zorgt ervoor dat je een sterkere positie hebt bij een conflict met een werknemer. Je staat juridisch sterker als je zaken goed hebt vastgelegd en je werknemers ervoor getekend hebben.

Een personeelshandboek gebruik je als aanvulling op een arbeidsovereenkomst of cao. Je werknemers zijn alleen aan het personeelshandboek gebonden als dit nadrukkelijk in de arbeidsovereenkomst vastligt. Met een zogenaamd incorporatiebeding maak je het handboek onderdeel van de individuele arbeidsovereenkomst. Door ondertekening van de arbeidsovereenkomst, aanvaardt je nieuwe werknemer ook de inhoud van het personeelshandboek.

Heb je al personeel in dienst en stel je achteraf pas een personeelshandboek op? Zorg er dan voor dat je werknemers daarvan op de hoogte zijn. Geef iedere werknemer een exemplaar en laat hem tekenen voor ontvangst. Zorg er daarnaast voor of dat je werknemers toegang hebben tot een digitale versie.

Houd rekening met een eventueel toepasselijke cao. De cao regels gaan in principe voor op de regels die in een personeelshandleiding staan. Veel cao’s bevatten regels waarvan je wel mag afwijken in het voordeel van de werknemer. Andere cao’s zijn standaard waarvan je niet mag afwijken.

Ja, je kunt het personeelshandboek wijzigen, maar hiervoor heb je wel goedkeuring nodig van je werknemers. Neem dan ook in het personeelshandboek op dat je bevoegd bent om de afspraken in het personeelshandboek te wijzigen. Heb je meer dan 50 werknemers in dienst? Dan ben je wettelijk verplicht om een ondernemingsraad te hebben. Volgens de wet moet je in dit geval bij het wijzigen van de personeelsgids altijd eerst advies inwinnen bij de ondernemingsraad.

Het is verstandig om in het personeelshandboek te verwijzen naar je privacyverklaring of een privacyverklaring op te nemen. Je moet namelijk aan je werknemer laten weten wat er met zijn persoonsgegevens gebeurt. Je moet onder andere duidelijk maken welke gegevens worden verwerkt, wat het doel daarvan is en of die gegevens doorgegeven worden aan verwerkers.

Wettelijk gezien moet je je werknemer gelijk informeren nadat hij persoonsgegevens heeft aangeleverd. Bij nieuwe werknemers zal dit dus voor indiensttreding moeten gebeuren. Meer informatie over de privacyverklaring en AVG lees je in 5 Redenen waarom je een goede privacyverklaring nodig hebt.

Verlof vindt altijd plaats in samenspraak. Als werkgever bespreek je met je medewerker of en wanneer hij verlof kan en mag opnemen. Het is daarom moeilijk om een medewerker te dwingen alsnog gedwongen verlof op te nemen. Je kunt wel een dringend verzoek aan je medewerker doen om alsnog verlof op te nemen in verband met het afnemend aantal bezoekers en besmettingsrisico’s.

Als je werknemer ziek is, dien je zijn salaris door te betalen. Dit geldt ook als hij ziek is geworden omdat hij bijvoorbeeld op vakantie in Italië was en daar het coronavirus heeft opgelopen. Dat de werknemer door zijn ziekte niet kan werken, ligt in jouw risicosfeer als werkgever. Voor oproepcontracten gelden net wat andere regels voor loondoorbetaling bij ziekte.

Als je kunt aantonen dat je medewerker bewust naar een risicogebied is gegaan ondanks het risico om besmet te raken, hoef je in principe geen loon door te betalen. Je medewerker heeft er immers zelf bewust voor gekozen om dat risico te nemen en daardoor ook anderen in gevaar te brengen.

Ja, als er geen bijkomende omstandigheden zijn moet je het loon van je medewerker doorbetalen als hij in quarantaine is geplaatst omdat hij (mogelijk) besmet is geraakt met het coronavirus.

Je mag de werktijden van je personeel niet eenzijdig verminderen. Op dat verbod is er een uitzondering in de situatie dat je door buitengewone omstandigheden minder werk voor je personeel hebt. Het coronavirus is zo een buitengewone omstandigheid. Je kunt in aanmerking komen voor de speciale regeling als je als bedrijf 2 tot 24 weken 20% minder werk in je complete bedrijf hebt. De regeling houdt in dat je werknemer bij jou in dienst blijft en dat de niet-gewerkte uren uit de WW-uitkering worden betaald.

Nee, zonder bijkomende omstandigheden is het niet mogelijk om personeel te ontslaan vanwege het coronavirus. Het wordt natuurlijk anders als je bedrijf in zulke omstandigheden komt dat je gedwongen wordt om een ontslagvergunning aan te vragen voor 1 of meerdere werknemers. 

Vraag een Advocaat om hulp als:

• je het personeelshandboek dat je nu hanteert wilt wijzigen
• je een conflict hebt met je werknemer over een afspraak uit het handboek
• je andere vragen hebt over werk en coronavirus

Op dit bedrijfsreglement en voorbeeld personeelshandboek is Nederlands recht van toepassing.

Heb je meerdere werknemers die af en toe vanuit huis werken, dan is het handig om in aanvulling op dit personeelshandboek ook een thuiswerkprotocol te hanteren. Met een structureel thuiswerkende werknemer kom je een aparte thuiswerkovereenkomst overeen. Hierin staan aanvullende individuele afspraken, bijvoorbeeld over een thuiswerkvergoeding.