Calculer les jours de congés payés acquis par un salarié : mode d’emploi

La durée légale des congés payés est fixée à 2,5 jours ouvrables (c’est-à-dire tous les jours de la semaine à l’exclusion du jour de repos hebdomadaire, généralement le dimanche) par mois travaillé, sachant que le salarié bénéficie de 30 jours ouvrables de congés payés maximum (soit 5 semaines) s’il a travaillé pendant toute la période d’acquisition des congés (en principe du 1er juin au 31 mai). Peu importe qu’il soit à temps partiel : il acquiert le même nombre de jours de congés, c’est au moment du décompte des jours de congés pris par le salarié qu’il y aura une différence.

S’il n’a pas travaillé pendant toute la période d’acquisition (ex. : embauche en cours de période, absence non assimilée à du temps de travail), il acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés pour chaque période de :

• 4 semaines de travail ;
• ou, si c’est plus favorable au salarié, 24 jours de travail (en cas de travail 6 jours sur 7), 22 jours de travail (en cas de travail 5,5 jours sur 7) ou 20 jours de travail (en cas de travail 5 jours sur 7).

Il est alors possible d’arriver à un nombre non entier de jours de congés payés. Dans ce cas, la durée du congé acquis est portée au nombre entier immédiatement supérieur (ex. : si le résultat est de 25,3 jours de congés, vous devez arrondir à 26 jours de congés).

La loi parle de jours ouvrables (du lundi au samedi), mais vous pouvez décider de calculer le nombre de jours de congés payés acquis en jours ouvrés (c’est-à-dire en jours normalement travaillés dans l’entreprise). Dans ce cas, le salarié a droit non pas à 2,5 jours, mais à 2,08 jours ouvrés de congés payés par mois (soit 25 jours de congés, ou 5 semaines, pour une période d’acquisition travaillée complètement).

Beaucoup d’absences sont assimilées par la loi à du temps de travail effectif. Dans ce cas, elles n’impactent pas le nombre de jours de congés payés acquis par le salarié ; il acquiert 2,5 jours ouvrables de congé même s’il a été absent durant tout le mois. C’est le cas, par exemple, des jours fériés, du congé maternité, du congé paternité, du congé d’adoption, des congés pour événements familiaux, des arrêts de travail pour accident de travail, maladie professionnelle ou accident de trajet n’excédant pas 1 an ou bien encore du préavis non exécuté à la demande de l’employeur.

Les absences qui ne sont pas assimilées par la loi à du travail effectif vont réduire la durée des congés payés du salarié absent. C’est le cas, par exemple, des arrêts de travail pour maladie non professionnelle, du congé légal pour enfant malade, du congé parental d’éducation à temps complet, du congé sabbatique, du congé pour création d’entreprise à temps complet ou bien encore des absences pour grève. Attention toutefois à bien vérifier ce que prévoit votre convention collective de branche sur ce point parce que les conventions collectives assimilent souvent les arrêts pour maladie non professionnelle de plus ou moins courte durée ou bien encore le congé pour enfant malade à du temps de travail effectif. Si vous êtes dans ce cas, il faut en tenir compte.

Si vous êtes perdus, pas de panique. S’ils sont bien paramétrés, la quasi-totalité des logiciels de paie calcule la durée des congés payés des salariés en tenant compte de vos obligations conventionnelles. Il vous suffit juste de bien renseigner le temps et la nature exacte de l’absence dans le logiciel au moment de l’établissement du bulletin de paie.

Vous pouvez tout à fait accorder plus de congés payés à vos salariés que ce que prévoit la loi. Vous pouvez prévoir cet avantage dans le contrat de travail du salarié, mais généralement, ce droit supplémentaire est formalisé dans un accord collectif d’entreprise qui peut majorer la durée du congé en raison de l’âge, de l’ancienneté ou du handicap des salariés.

Parfois, vous y serez même contraint :

• par votre convention collective de branche ou un usage professionnel ou local ;
• par la loi : c’est le cas, par exemple, pour les salariés et apprentis âgés de moins de 21 ans au 30 avril de l’année précédente et ayant un ou plusieurs enfants à charge (2 jours ouvrables de congés payés par enfant non cumulable avec les congés conventionnels supplémentaires).