CRÉEZ GRATUITEMENT PV de l’assemblée générale d’une association

En tant que dirigeant d’une association, vous devez organiser une assemblée générale ordinaire pour prendre les décisions pour la gestion courante de l’association. Véritable moyen de preuve en cas de contestation ultérieure ou de mésentente avec les membres de l’association, la rédaction du procès-verbal est l’étape indispensable pour garder une trace du vote de l’ensemble des décisions adoptées pendant l’AG. Utilisez notre modèle de procès-verbal d’assemblée générale pour créer le votre rapidement. 

1. Quand utiliser le procès-verbal de l’assemblée générale d’une association ?

2. Que contient le procès-verbal de l’assemblée générale d’une association ? 

3. La rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale d’une association est-elle obligatoire ? 

4. Pourquoi utiliser le procès-verbal de l’assemblée générale d’une association ?

5. Comment convoquer l’assemblée générale d’une association ?

6. Qui doit être convoqué à l’assemblée générale d’une association ?

7. Qui peut rédiger le procès-verbal de l’assemblée générale d’une association ? 

8. Qui peut signer le procès-verbal de l’assemblée générale d’une association ?

9. Quelle est la valeur juridique du procès-verbal de l’assemblée générale d’une association ?

10. Quelles sont les formalités à accomplir après la rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale d’une association ?

11. Faut-il inscrire le procès-verbal de l’assemblée générale d’une association dans le registre des délibérations ?  

12. Dans quels cas faut-il nommer un commissaire aux comptes ? 

13. Faut-il transmettre le procès-verbal de l’assemblée générale d’une association à la préfecture ? 

14. Dans quels cas le PV doit-il être publié au Journal Officiel ?

15. Informations complémentaires

16. Glossaire 

​​​​​​Utilisez le procès-verbal de l'assemblée générale d’une association lorsque : 

• l’assemblée générale de l’association a eu lieu, 

• les statuts de votre association prévoient l’établissement d’un procès-verbal d’assemblée générale.

Le procès-verbal de l’assemblée générale d’une association doit contenir les éléments suivants: 

• l’identité de l’association ;

• la date, le lieu et la nature de l’assemblée générale (AGO, AGE) ;

• l’identité de l’auteur du procès-verbal ;

• la liste des membres présents et représentés, en précisant leur qualité ;

• l’ordre du jour de l’assemblée générale ;

• les documents exposés lors de l’assemblée générale ;

• un résumé de chaque sujet abordé ; 

• les résolutions qui ont fait l’objet d’un vote ;

• le résultat détaillé du scrutin ;

• l’heure de fin de l'assemblée générale ;

• l’identité et le paraphe des signataires du procès-verbal. 

Attention : un procès-verbal de l’assemblée générale d’une association incomplet peut entraîner l’annulation de l’AG et des décisions qui y ont été prises. Utilisez notre modèle de procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire d’une association pour rédiger votre PV en toute sécurité juridique.

En principe, la rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale d’une association est obligatoire uniquement pour les associations reconnues d’utilité publique, celles qui bénéficient de subventions publiques ou lorsque les statuts de l’association l’imposent. En pratique, il est courant de rédiger le procès-verbal de chaque assemblée générale de votre association de façon systématique.

Le procès-verbal de l’assemblée générale d’une association est un document qui a toute son importance. Non seulement la rédaction du PV sert de référence pour les membres de l'association, ses dirigeants et les tiers qui souhaitent être informés de la gestion et du fonctionnement de l’association, mais encore cela permet de prouver le vote de l’ensemble des décisions qui ont été adoptées pendant l’AG en cas de contestations ultérieures.

Qu'il s'agisse d'une AGE ou AGO, sachez qu’il faut vous reporter aux statuts de l’association pour en savoir davantage sur les modalités de convocation des membres de l’association à l’assemblée générale ordinaire. Plusieurs options sont possibles : 

• lettre simple ; 

• lettre recommandée avec demande d’avis de réception (LRAR) ; 

• affichage dans les locaux de l’association ; 

• courrier électronique ; 

• publication sur le site internet ou les réseaux sociaux de l’association. 

Notez que le support retenu doit être adapté à la taille de l’association et permettre d’informer l’ensemble de ses membres de la tenue d’une assemblée générale.

En règle générale, la convocation à l'assemblée générale d’une association, quelle soit ordinaire ou extraordinaire, s’adresse à tous les membres de l’association. Toutefois, les statuts ou le règlement intérieur de votre organisme associatif peuvent très bien subordonner l’accès à l’assemblée générale à certaines conditions, comme l'ancienneté de l’adhésion, le paiement à jour des cotisations ou une participation suffisante.

Ce sont les statuts de l’association qui désignent la personne chargée de la rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale d’une association. Le plus souvent, cette mission incombe au président de l’association, au président de séance de l’assemblée générale ou au secrétaire de l’association.

La phase de signature du procès-verbal de l’assemblée générale d’une association est tout aussi importante que la phase de rédaction pour éviter l’annulation des décisions qu’il renferme. Reportez-vous aux statuts de votre association pour savoir qui sont les personnes habilitées à signer le procès-verbal de l’assemblée générale de l’association. 

Attention : seul le président de l’association et son secrétaire sont habilités à signer le PV d’assemblée générale des associations reconnues d’utilité publique.   

Pour avoir force probante en cas de contestation ultérieure, il ne suffit pas que le procès-verbal de l’assemblée générale contienne les mentions obligatoires rappelées ci-dessus ni qu’il soit signé. L’association doit également pouvoir fournir une copie de l’ordre du jour, la liste des membres de l’association convoqués à l’AG, les procurations des membres représentés ainsi que la feuille de présence émargée. En revanche, il n’est nullement obligatoire de faire approuver le PV par l'assemblée générale suivante.

En règle générale,aucune formalité supplémentaire ne doit être accomplie une fois le procès-verbal rédigé et signé. Le PV doit seulement être accessible aux membres de l’association qui souhaitent être informés de l’ensemble des décisions qui ont été adoptées pendant l’AG depuis les locaux de l’association. 

Néanmoins, les associations qui ont reçu plus de 153 000€ de dons ou de subventions (hors subventions européennes) au cours de leur exercice comptable doivent déposer le PV d’approbation des comptes au greffe du tribunal de commerce dont dépend l’association.

Bien qu’il ne s’agisse pas d’une obligation légale, les statuts de votre association peuvent imposer de réunir l'ensemble des PV des assemblées générales de l’association dans un registre des délibérations, généralement pour constituer un élément de preuve en cas de contestations ultérieures. Pensez alors à tenir le registre au siège et l’association et à conserver les feuilles de présence, les bulletins de vote et les procurations de chaque assemblée générale.

Une association est dans l’obligation de nommer un commissaire aux comptes dans les cas suivants : 

• elle reçoit plus de 153 000€ de dons ou de subventions publiques (hors subventions européennes) ; 

• elle a une activité économique et elle compte au moins 50 salariés et/ou 3 100 000€ de chiffres d’affaires ou de ressources et/ou au moins 1 550 000€ de bilan (deux critères sur les trois doivent être remplis) ; 

• elle émet des obligations ; 

• ses ressources financières dépassent 200 000€  et permettent de rémunérer jusqu’à trois de ses dirigeants ; 

• elle est habilitée à accorder des prêts (pour la création de petites entreprises ou la réalisation de projets d’insertion par exemple) ;

• elle collecte des fonds pour la participation des employeurs à l’effort de construction ; 

• il s’agit d’une association agréée de surveillance de la qualité de l’air (AASQA) ; 

• il s’agit d’une association de gestion d’un fonds de solidarité pour le logement ; 

• il s’agit d’une association souscriptrice de plan d’épargne retraite populaire (PERP) ; 

• il s'agit d’une association professionnelle nationale de militaires dont les ressources sont supérieures à 230000€. 

La transmission du procès-verbal de l’assemblée générale d’une association à la préfecture n’est légalement pas obligatoire. Seules les modifications suivantes doivent être déclarées : 

• la modification du nom ou de l’objet de l’association ;

• la modification de l’adresse du siège social ou de l’adresse de gestion de l’association ;

• la nomination de nouveaux dirigeants ; 

• la modification des statuts de l’association ;

• l’ouverture ou la fermeture d’un lieu à partir duquel l’association exerce son activité ;

• l'acquisition ou la transfert de la propriété d’un bien appartenant à l’association (par exemple ses locaux).

Si la publication du PV d’AGO au Journal officiel des associations, fondations et fonds de dotation (JOAFE) n’est pas une obligation légale, une association peut estimer important de le faire pour rendre accessible au public les informations relatives à la gestion et au fonctionnement de l’association. Dans ce cas, le PV d’approbation des comptes d’une association peut être publié au JOAFE gratuitement à l’aide du formulaire administratif de modification d’association accessible en ligne. Pensez également à vous munir du numéro du Répertoire national des associations (RNA) pour obtenir un justificatif de parution.

Si vous avez besoin d’autres informations, n’hésitez pas à poser une question juridique.

Adresse de gestion : adresse à laquelle se trouve les bureaux administratifs de l’association. 

Assemblée générale constitutive : assemblée organisée pour décider la création d’une association. 

Assemblée générale ordinaire : assemblée organisée pour approuver les comptes de l’association et échanger avec les membres autour de l’activité de l’année passée et de l’activité de l’année à venir. 

Assemblée générale extraordinaire : assemblée organisée pour prendre des décisions sur les modifications des statuts qui vont avoir un impact sur l’avenir de l’association (élection d’un nouveau président, dissolution de l’association, etc). 

Commissaire aux comptes : personne chargée de vérifier les comptes d’une association. 

Feuille de présence : Document renseignant l'identité, le nombre de membres présents à l’Assemblée Générale ainsi que ceux des membres représentés et leurs mandataires. Il permet de calculer le quorum, c’est-à-dire le nombre minimal requis de membres présents à l’assemblée pour délibérer et calculer les majorités.

Journal officiel : publication officielle permettant de rendre publiques la création, la modification ou encore la dissolution d’une association.

Ordre du jour : document écrit qui mentionne l'ensemble des points qui seront abordés lors de l’assemblée générale de l’association. 

Objet d’une association : activité pour laquelle l’association a été constituée. 

Registre des délibérations : support matériel qui permet de conserver l’historique des décisions prises lors des différentes assemblées générales de l’association. 

Répertoire national des associations (RNA) : fichier national recensant l'ensemble des informations sur les associations.

Siège social : adresse où se tiennent les réunions du conseil d’administration et les assemblées générales de l’association.