CRÉEZ GRATUITEMENT Convocation à l’assemblée générale ordinaire d’une association

En tant que dirigeant d’une association, vous devez réunir l'ensemble des membres de l'association pour prendre des décisions pour le fonctionnement et la gestion courante de l’association. Pourtant, vous ne savez pas comment faire ni par où commencer. Convoquer l’assemblée générale ordinaire (AGO) de votre association est la première étape à suivre pour une assemblée générale réussie. Comment convoquer l'assemblée générale d’une association ? Quelles sont les règles à respecter lors de la convocation d’une AG ? Quand envoyer la convocation ? Remplissez notre modèle de convocation à l’assemblée générale ordinaire d’une association pour ne rien laisser au hasard.

1. Quand utiliser la convocation à l’assemblée générale ordinaire d’une association ? 

2. Que contient la convocation à l’assemblée générale ordinaire d’une association ?

3. La convocation à l’assemblée générale ordinaire est-elle obligatoire ? 

4. Comment savoir s’il faut convoquer une AGO ou une AGE ?

5. Qui doit convoquer l’assemblée générale ordinaire d’une association ? 

6. Qui doit être convoqué à l’assemblée générale ordinaire d’une association ? 

7. Comment rédiger une convocation à l'assemblée générale ordinaire d'une association ? 
8. Quels documents doivent-être joints à la convocation ? 
9. Est-il possible de prévoir la possibilité de voter par procuration ? 

10. Quels sont les modes de convocation à l'AGO d'une association ?

11. Comment convoquer l’assemblée générale ordinaire d’une association ?

12. Quels sont les délais pour convoquer l'assemblée générale ordinaire d’une association ? 

13. Combien faut-il faire parvenir de convocations à l'AGO d’une association ? 

14. Informations complémentaires

15. Glossaire

Utilisez la lettre de convocation à l’assemblée générale d’une association lorsque vous souhaitez :

• élire les membres du conseil d'administration de l'association ; 
• approuver les comptes annuels de l'association ; 
• affecter les résultats de l'association ; 
• fixer le montant des cotisations pour l'année à venir ; 
• valider le rapport moral du président de l'association ; 
• solliciter un agrément ou une subvention ; 
• acheter ou vendre un bien immobilier. 

La convocation à l’assemblée générale ordinaire d’une association doit contenir les éléments suivants : 

• le nom de l’association ; 

• l’identité de l’auteur de la convocation ; 

• la date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale ordinaire ; 

• l’ordre du jour ; 

• l’identité de la personne chargée de l’organisation de l’assemblée générale ordinaire ; 

• la signature de l’auteur de la convocation.

Oui, la convocation est une formalité qui doit être accomplie avant toute assemblée générale. Néanmoins, il est possible d’organiser une assemblée générale ordinaire sans convocation préalable lorsque : 

• il s’agit d’une petite association (qui compte moins de 5 personnes et dont le total annuel des recettes n’excède pas 250 000 euros) ; 

• les statuts et le règlement intérieur de l’association n’interdisent pas cette possibilité ; 

• le nombre de membres présents est suffisant pour tenir l’AGO si les statuts de l’association définissent un quorum.

Lors de l’assemblée générale ordinaire (AGO), il s’agit de prendre des décisions pour la gestion courante de l’association, comme par exemple, l’élection des membres du conseil d’administration, l'approbation des comptes annuels, la validation du rapport moral du président ou l’achat ou la vente d’un bien immobilier.

Lors de l’assemblée générale extraordinaire (AGE), il s’agit de prendre des décisions sur les modifications des statuts qui vont avoir un impact sur l’avenir de l’association, comme c’est le cas de l’élection d’un nouveau président ou de la dissolution de l’association.

Ce sont les statuts de votre association qui désignent les personnes habilitées à convoquer une assemblée générale ordinaire.

Le plus souvent, il s’agit d’un membre du bureau (président, secrétaire, trésorier…) ou du conseil d’administration, mais les dispositions statutaires ou le règlement intérieur peuvent désigner une proportion des membres de l’association (par exemple le dixième ou le quart). A noter que si les statuts de l’association ne donnent aucune précision en la matière, cette mission vous incombe en tant que dirigeant de l’association.

En règle générale, la convocation à l’AGO d’une association s’adresse à tous les membres de l’association. Toutefois, les statuts ou le règlement intérieur de votre organisme associatif peuvent très bien subordonner l’accès à l’assemblée générale à certaines conditions, comme l'ancienneté de l’adhésion, le paiement à jour des cotisations ou une participation suffisante.

Aucune exigence de forme n'est requise s'agissant de la rédaction de la lettre de convocation à l'assemblée générale d'une association. Néanmoins, vous ne devez pas perdre de vue que la convocation à l'assemblée générale est un document qui doit être rédigé de manière à ce que les membres de l'association aient toutes les informations nécessaires sur l'AG et les résolutions qui figurent à l'ordre du jour. Ainsi, préférez rédiger une convocation succincte, qui rappelle la date et le lieu de l'assemblée générale ordinaire ainsi que l'ordre du jour sur lequel les membres sont invités à se prononcer.

Joindre des documents à la convocation à l'AGO d'une association n'est pas une obligation légale. Toutefois, il peut être utile d'annexer à la convocation tous les documents nécessaires pour l'ensemble des membres de l'association puissent prendre une décision inscrite à l'ordre du jour de l'AGO en connaissance de cause, comme par exemple le rapport de gestion de l'association, les comptes annuels ou le rapport du commissaire aux comptes, pour les associations ayant cette obligation.

Bien sûr, il est tout à fait possible d'un membre de l'association ne puisse pas se rendre à l'assemblée générale malgré votre convocation. Dans ce cas, le membre absent a le droit de se faire représenter par un autre membre de l'association, auquel il peut donner procuration à condition que cette possibilité soit prévue dans les statuts de l'association ainsi que dans la lettre de convocation à l'assemblée générale ordinaire. Vous pouvez également penser aux absents en proposant à ceux qui ne peuvent pas venir de voter par correspondance, voire par voie électronique !

La convocation à l’assemblée générale ordinaire d’une association peut être individuelle, collective, voire même verbale. Cependant, il est préférable de convoquer chacun des membres de l’association individuellement pour pouvoir prouver que tous les adhérents ont bien été convoqués, en cas de contestations ultérieures.

Sachez qu’il faut vous reporter aux statuts de l’association pour en savoir davantage sur les modalités de convocation des membres de l’association à l’assemblée générale ordinaire. Plusieurs options sont possibles : 

• lettre simple ; 

• lettre recommandée avec demande d’avis de réception (LRAR) ; 

• affichage dans les locaux de l’association ; 

• courrier électronique ; 

• publication sur le site internet ou les réseaux sociaux de l’association. 

Notez que le support retenu doit être adapté à la taille de l’association et permettre d’informer l’ensemble de ses membres de la tenue d’une AGO.

Une fois encore, il faut vous reporter aux statuts de l’association pour en savoir davantage sur les délais de convocation à une assemblée générale ordinaire. L’idéal est de prévoir un délai de 15 jours à un mois pour permettre aux membres de l'association de prendre connaissance de l’ordre du jour.

Attention : si vous ne respectez pas le délai de convocation, l’AGO et l'ensemble des décisions qui y ont été prisés peuvent être annulées.

La convocation à une assemblée générale ordinaire ne peut valoir pour une autre. Autrement dit, il est impossible d’organiser deux assemblées générales à la suite ni de remplacer une assemblée générale ordinaire par une assemblée générale extraordinaire. Vous devez convoquer une assemblée générale ordinaire à chaque fois que vous souhaitez réunir les membres de l’association pour prendre des décisions pour la gestion et le fonctionnement de l’association.

Si vous avez besoin d’autres informations sur la convocation à l’assemblée générale ordinaire d’une association, n’hésitez pas à nous poser une question juridique.

Approbation des comptes : exercice comptable qui permet de faire le point sur l'ensemble des recettes et des dépenses de l'association.

Affectation des résultats : traitement appliqué aux bénéfices ou aux pertes générées lors d'un exercice comptable. 

Assemblée générale ordinaire : assemblée organisée pour approuver les comptes de l’association et échanger avec les membres autour de l’activité de l’année passée et de l’activité de l’année à venir. 

Assemblée générale extraordinaire : assemblée organisée pour prendre des décisions sur les modifications des statuts qui vont avoir un impact sur l’avenir de l’association (élection d’un nouveau président, dissolution de l’association, etc). 

Ordre du jour : document écrit qui mentionne l'ensemble des points qui seront abordés lors de l’assemblée générale de l’association. 

Commissaire aux comptes : personne chargée de vérifier les comptes d’une association.