Regels loon tijdens ziekte, vakantie en feestdagen

Je bent verplicht om de eerste keer dat je het loon van je werknemer betaalt een specificatie (loonstrook) erbij te geven. Verandert het loon of een inhouding zoals een premie, dan moet je hem een nieuw loonstrookje verstrekken. Hoewel het gebruikelijk is om maandelijks een loonstrook te verstrekken, ben je dit dus niet verplicht. Op deze specificatie moet je wel minimaal de volgende gegevens vermelden:

• de naam van je werknemer

• de naam van je bedrijf

• het aantal uren dat je werknemer heeft gewerkt

• de periode waarover je het loon betaalt

• het bruto loon

• een specificatie van het brutobedrag

• het wettelijk minimumloon en minimumvakantiegeld dat voor je werknemer geldt

Je moet het loon van je werknemer tijdig uitbetalen. In de arbeidsovereenkomst van je werknemer staat wanneer je dit precies moet doen. Staat er niets in over het moment van uitbetaling, dan moet je het bij weekloon (je betaalt het loon per week) binnen 1 maand betalen. Betaal je het loon per maand, dan geldt een betalingstermijn van uiterlijk 3 maanden.  

Betaal je het salaris niet op tijd, dan kan je werknemer wettelijke rente en een verhoging wegens vertraging eisen. Je hoeft deze overigens niet te betalen als je kunt aantonen dat je niets kon doen aan de vertraging, bijvoorbeeld omdat de bank een fout had gemaakt. Deze zogenaamde wettelijke verhoging bedraagt:

• 5% van het loon voor dag 4 tot en met dag 8, na de dag waarop je het loon had moeten betalen
• daarna 1% voor elke volgende werkdag, met een maximum van 50% van het loon

Stel, je betaalt het loon van je werknemer 23 dagen te laat. Dan ben je je werknemer vanaf de 4de dag de wettelijke verhoging verschuldigd. Dus betaal je in totaal over 20 dagen: 25% (5 dagen x 5% ) + 15% (15 dagen x 1% ) = 40% bovenop het bruto loon. Met een bruto loon van € 4.000, komt er dus € 1.600 bovenop en dien je in totaal € 5.600 te betalen.

Om onderbetaling van werknemers te voorkomen, stelt de overheid jaarlijks de hoogte van het minimumloon vast. Minder dan dit mag je je werknemer niet betalen. Sinds 1 januari 2021 is het minimumloon voor werknemers van 21 jaar en ouder € 1.684,80 bruto per maand. Voor jongere werknemers gelden per leeftijd (vanaf 15 jaar) lagere bedragen: het minimumjeugdloon. Betaal je minder dan het minimum(jeugd)loon, dan riskeer je een boete van de Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) van minimaal € 500 en maximaal € 10.000.

Om te bepalen of je je werknemer minimaal het minimumloon betaalt, moet je weten waaruit dit is opgebouwd. Het wettelijk minimumloon bestaat uit:

• het basisloon

• toeslagen, zoals ploegendienst, onregelmatige werktijden en wachtdienst

• prestatiebeloningen zoals een maandelijkse provisie

Het totaal van deze bedragen mag niet minder zijn dan het minimumloon. De volgende toeslagen tellen niet mee voor opbouw van het minimumloon:

• vakantiegeld

• vergoedingen voor overwerk

• winstuitkeringen

• speciale uitkeringen, bijvoorbeeld een uitkering die je soms geeft bij een behaalde omzet

• vergoedingen van kosten die je werknemer voor zijn werk heeft gemaakt

• eindejaarsuitkeringen

• voorwaardelijke uitkeringen die je werknemer op termijn kan ontvangen, zoals pensioen- en spaarregelingen waaraan je bijdraagt

In principe dien je het loon van je werknemer volledig uit te betalen. Er zijn echter omstandigheden waarin je minder loon mag betalen. Hier gelden wel strikte regels voor. Zo mag je:

• loon verrekenen als je werknemer je een schadevergoeding verschuldigd is

• loon inhouden omdat er bijvoorbeeld loonbeslag is gelegd bij je werknemer

• loon schorsen als je werknemer zich bij ziekte niet aan je controlevoorschriften voor verzuim houdt

• loon stopzetten als je je werknemer terecht op staande voet hebt ontslagen

• loon verlagen omdat je anders failliet zou gaan (loonsverlaging is een complexe situatie: vraag altijd een advocaat om hulp voordat je dit doet en je geen toestemming van je werknemer hebt)

Lees meer over de situaties waarin je minder loon mag betalen.

Er zijn meer manieren om loon uit te keren dan in geld, zoals in natura. Als je bijvoorbeeld de maaltijden van je werknemer op het werk betaalt, dan valt dit ook onder loon. Andere alternatieven die je hem kunt bieden, zijn betaling van de kinderopvang of een opleiding. Houd er wel rekening mee dat je ook over loon in natura loonheffingen berekent.

Je werknemer heeft recht op loondoorbetaling tijdens ziekte. Je moet hem ten minste 70% van zijn loon (in het eerste jaar van ziekte en niet minder dan het minimumloon) doorbetalen. Van deze wettelijke regel mag je niet afwijken. Een uitzondering hierop vormen de eerste 2 ziektedagen, de zogenaamde wachtdagen. Een andere uitzondering (zoals hierboven omschreven) is wanneer je werknemer zich niet aan je controlevoorschriften voor verzuim houdt.  

Als het gaat om vakantie, dan heeft je werknemer niet alleen recht op de wettelijke vakantiedagen. Je moet namelijk tijdens de vakantie zijn loon ook 100% doorbetalen. Je hebt geen mogelijkheden om hiervan af te wijken.

De wet zegt niets over de hoogte van het loon als je werknemer werkt op minder gebruikelijke tijden of dagen, zoals ’s nachts of op een zon- of feestdag. Het is dus niet zo dat hij een wettelijk recht heeft op meer loon als hij een nachtdienst heeft of werkt op tweede paasdag. Wel is het gebruikelijk dat een werkgever meer loon, bijvoorbeeld 200%, betaalt bij werken op een zon- of feestdag. Op deze manier zijn je werknemers namelijk meer gemotiveerd om ’s avonds, ’s nachts, in het weekend of op een feestdag te werken. Kijk hier welke feestdagen er in Nederland zijn.

Als meerdere werknemers vergelijkbaar werk doen, evenveel opleiding en ervaring hebben maar je betaalt hen niet hetzelfde loon, dan is dat loonongelijkheid. Loonongelijkheid, ook wel loondiscriminatie genoemd, is verboden. Om te voorkomen dat je werknemers het idee krijgen dat er binnen je bedrijf loonongelijkheid is, is het verstandig om onder meer te zorgen voor transparantie in beloning en alert te zijn op gelijke kansen op promotie voor mannen en vrouwen.