Werkplekmonitoring via bedrijfsmiddelen
Op veel verschillende manieren leggen bedrijfsmiddelen het gedrag van je personeel vast. Bij de controle en monitoring van personeel wordt veelvuldig gebruikgemaakt van deze bedrijfsmiddelen om informatie te verzamelen. Wettelijk gezien is het gebruik van deze informatie echter een verwerking van persoonsgegevens en valt daarmee onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Het is daarom belangrijk dat je als werkgever goed weet wat je wel en niet met deze informatie mag doen.
Controle en privacy van werknemers
Wil je je personeel monitoren, dan moet je ervoor zorgen dat je je houdt aan de (privacy)regels die daarvoor gelden, in het bijzonder de AVG en de Uitvoeringswet AVG (UAVG). Controle of het monitoren van werknemers is niet wettelijk omschreven, maar je kunt daarbij denken aan:
- het gebruik van social media bij het aantrekken van nieuw personeel
- het gebruik van social media bij het controleren van oud-personeel
- het gebruik van cameratoezicht in kantoorruimten
- de controle van inkomende en uitgaande digitale communicatie
- tracking van de bedrijfswagen van je werknemer
- het bijhouden van internetgedrag
Welke regels gelden bij monitoren werknemer?
Het monitoren moet beperkt blijven tot wat strikt noodzakelijk is. Praktisch gezien betekent dit dat controle van wat je werknemer via bedrijfsmiddelen doet zoveel mogelijk anoniem moet gebeuren. Daarnaast gelden de volgende voorwaarden:
- je moet een gerechtvaardigd belang (een legitiem doel) hebben en dit belang moet zwaarder wegen dan het privacybelang van je werknemer
- er zijn geen andere manieren om dit legitieme doel te bereiken die minder ingrijpend zijn voor de privacy van je werknemer
- je informeert je werknemer vooraf over de controle, hoe die controle plaatsvindt en wat je wel en niet mag controleren
- je houdt rekening met het recht op vertrouwelijke informatie bij de controle van mail en telefoon
- je vraagt vooraf instemming aan de ondernemingsraad
- wil je op grote schaal gebruik gaan maken van cameratoezicht, bijvoorbeeld om diefstal of fraude tegen te gaan, dan heb je een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB) nodig, ook wel data protection impact assessment (DPIA) genoemd
Welke regels gelden bij geheime controle personeel?
Wil je je personeel niet van tevoren op de hoogte stellen van de controle omdat je bijvoorbeeld een werknemer op heterdaad wil betrappen, dan gelden er extra voorwaarden:
- je hebt een redelijke verdenking dat een werknemer iets doet wat strafbaar of verboden is
- minder vergaande eerdere inspanningen om een einde te maken aan de diefstal of fraude hebben geen resultaat opgeleverd
- de heimelijke controle is incidenteel
- achteraf moet je je personeel informeren over de geheime controle, ook al heeft die geen resultaat opgeleverd
- je hebt vooraf een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB) uitgevoerd, ook wel data protection impact assessment (DPIA) genoemd
- een DPIA is niet noodzakelijk als het gaat om bestaand beleid voor heimelijke controle dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) al eens heeft goedgekeurd na voorafgaand onderzoek en de verwerking in de tussentijd niet veranderd is
Waarborg de privacy van je personeel
Er zijn verschillende stappen die je kunt nemen om ervoor te zorgen dat je bij controle van je werknemers hun privacy zoveel mogelijk waarborgt:
- zorg ervoor dat je alleen maar gebruik maakt van informatie om je legitieme doel te bereiken en niet om andere redenen
- wees zoveel mogelijk transparant naar je personeel toe over het gebruik, doel en de manier van verwerking van de informatie
- communiceer duidelijke welke rechten je werknemers hebben ten aanzien van inzage, correctie, verwijdering van de informatie
- bewaar de informatie niet langer dan nodig is
- tref voldoende passende technische en organisatorische maatregelen om de informatie te beveiligen
- regel een privacyverklaring waarin je aangeeft welke persoonsgegevens je van je personeel verzamelt en wat je er precies mee doet
Regel een personeelshandboek of internetreglement
Een personeelshandboek of internetreglement kan je helpen bij het vastleggen en mededelen van wat van je werknemers wil monitoren. Ook kun je daarin opnemen welke maatregelen je hanteert bij de handhaving van de regels. Wil je een werknemer in dat kader een sanctie opleggen, dan is het zelfs verplicht dat je je personeel van je beleid schriftelijk op de hoogte stelt.
Je kunt nu makkelijk en snel zelf een personeelshandboek opstellen.
Maatregelen nemen: ontslag wegens online gedrag
Maatregelen die je kunt nemen als uit controle blijkt dat je werknemer gedragsregels heeft overtreden variëren van een berisping of officiële waarschuwing tot ontslag op staande voet. Of een dergelijke maatregel voor de rechter zal standhouden, hangt af van de volgende omstandigheden:
- je hebt je beleid schriftelijk vastgelegd
- in het beleid is op het vastgestelde gedrag een sanctie gesteld
- je werknemer is op de hoogte van je beleid
- de sanctie staat in verhouding tot de maatregel
- leidend hierbij is de vraag hoeveel schade het gedrag van je werknemer heeft veroorzaakt
De wet is complex en verandert vaak. Vraag een advocaat voor juridisch advies.
