Als werkgever heb je een zorgplicht voor een gezonde en veilige werkomgeving. Dat betekent ook dat je moet voorkomen dat je personeel te maken krijgt met ongewenst gedrag als seksuele intimidatie, pesten en discriminatie. Daarmee is het gebruik van een gedragscode zo goed als verplicht. Met deze gedragscode leg je een goede basis om ongewenst gedrag te voorkomen en aan te pakken.
Overzicht van de Gedragscode
De uitgever van Nederlandse wetboeken
Wat je moet weten over de gedragscode
1. Wat is een gedragscode?
Een gedragscode bevat regels die voorschrijven hoe je medewerkers zich binnen je organisatie moeten gedragen. Ook geeft de gedragscode weer hoe handhaving plaatsvindt en wat de gevolgen zijn van het niet-naleven van de code. Een gedragscode bepaalt het gedrag en de cultuur van de organisatie. Een goede gedragscode maakt duidelijk:
- wat je van je medewerkers verwacht
- wat je werknemers van de organisatie mogen verwachten
- hoe de handhaving van de gedragsode plaatsvindt
- wat de gevolgen zijn van het niet-naleven van de gedragscode
2. Wanneer heb ik een gedragscode nodig?
Werk je met personeel, dan is een gedragscode verplicht. Volgens de Arbowet heb je namelijk de plicht je personeel te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting (PSA), waaronder agressie, pesten, discriminatie en seksuele intimidatie. Dergelijk ongewenst gedrag heeft namelijk een enorme impact op de slachtoffers en op je organisatie. Het kan leiden tot langdurig verzuim, een slechte werksfeer, verminderde betrokkenheid en een lagere productiviteit.
3. Welke informatie staat in een gedragscode?
In de meeste gedragscodes komen de volgende onderwerpen voor:
- belangenverstrengeling, belangenconflicten
- geschenken
- geheimhouding
- gezondheid en veiligheid
- gelijke kansen
- seksuele intimidatie
- privacy
- klokkenluidersregeling
- procedures voor handhaving, melding en sancties
- relaties op de werkvloer
4. Hoe stel ik een gedragscode op met Rocket Lawyer?
Het is eenvoudig om online een gratis gedragscode op te stellen. Beantwoord enkele vragen en wij stellen je document voor je samen. Het hele proces kan minder dan 10 minuten duren.
De gedragscode generator van Rocket Lawyer zal je begeleiden bij het opstellen van je op maat gemaakte gedragscode. Als je niet over alle informatie beschikt die je nodig hebt, kun je vragen overslaan en je gedragscode opslaan voor later.
Je hebt altijd en overal toegang tot je gedragscode, op elk apparaat. Als Premium lid van Rocket Lawyer kun je je document kopiëren en bewerken. Je kunt je gedragscode ook downloaden in pdf- of Word-formaat en op elk gewenst moment afdrukken.
5. Wat moet ik doen na het opstellen van een gedragscode?
Nadat je je op maat gemaakte gedragscode hebt opgesteld, deel je het met je personeel. Het is belangrijk dat je zorgt dat je bewijs hebt dat je je medewerkers van je gedragscode op de hoogte hebt gesteld. Zo kun je maatregelen nemen als de regels worden overtreden. Laat je medewerkers bijvoorbeeld tekenen voor ontvangt van de schriftelijke gedragscode. Ook kun je ze laten reageren op een mail waarin een link staat naar de gedragscode op je intranet.
6. Maak meer HR contracten en brieven
Krijg toegang tot verschillende juridische documenten die zijn opgesteld voor bedrijven en organisaties die met personeel werken, waaronder:
- een thuiswerkprotocol
- een personeelshandboek
- verschillende soorten arbeidsovereenkomsten
- een gebruikersovereenkomst bedrijfseigendom
- een gebruikersovereenkomst auto van de zaak
- een brief loonopschorting
- een verbeterplan
- een vaststellingsovereenkomst
- een aanzegbrief tijdelijk contract
- een brief functiewijziging
- een brief ontslag in de proeftijd
- een brief ontslag op staande voet
- een brief mededeling schorsing
- een brief officiële waarschuwing
- een brief ontslag na 2 jaar ziekte
- een brief mededeling aanvraag UWV ontslagvergunning
- een brief ontslag na ontvangst UWV ontslagvergunning
- een brief einde dienstverband ivm pensioen
- een getuigschrift
- een studieovereenkomst
- een stagecontract
7. Veelgestelde vragen over gedragscodes
Hieronder volgt een overzicht van veelgestelde vragen over gedragscodes. Staat je vraag er niet bij, neem dan contact met ons op: 070 378 9825.
Moet ik een vertrouwenspersoon aanstellen?
Je bent niet verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Maar bij een goed PSA-beleid hoort ook het aanstellen van 1 of meerdere vertrouwenspersonen. Een vertrouwenspersoon moet binnen je organisatie zichtbaar en toegankelijk zijn. Let erop dat je medewerkers weten wie dit is en hoe ze op een laagdrempelige manier met de vertrouwenspersoon in contact kunnen komen.
Wat is een PSA-beleid?
Een van je taken als werkgever is om voor een gezonde en veilige werkomgeving te zorgen. Dit brengt met zich mee dat je moet optreden tegen elke vorm van psychosociale arbeidsbelasting (zoals intimidatie, agressie en pesten). Ook dien je maatregelen te nemen die zien op het voorkomen ervan. Dit doe je onder meer door een gedragscode binnen je organisatie te hanteren en handhaven.
Hoe ga ik om met seksuele intimidatie op de werkvloer?
Als een werknemer een melding bij je doet over seksuele intimidatie op de werkvloer, dan is daar normaal gesproken al heel wat aan voorafgegaan. Het is dus belangrijk dat je de melding serieus neemt en er op een zorgvuldige manier mee omgaat. Je let daarbij niet alleen op de belangen van het slachtoffer maar ook de vermeende dader. Een duidelijke en transparante procedure die je neerlegt in je gedragscode helpt hierbij. Hierdoor creëer je een open en veilige omgangscultuur binnen je bedrijf.
Wat moet ik niet doen bij ongewenst gedrag?
Het voornaamste is dat je als werkgever klachten niet gaat bagatelliseren of het ongewenste gedrag gaat goedpraten. Andere valkuilen zijn:
- uit angst voor consequenties niets doen
- een verklaring zoeken in de cultuur van de betreffende afdeling (zo gaat dat daar nu eenmaal)
- geen verantwoordelijkheid nemen voor wat er is gebeurd
Wat is een transparante PSA- procedure?
Je PSA-procedure voor het afhandelen van klachten moet eerlijk en transparant zijn. Een goede procedure bestaat in ieder geval uit de volgende stappen:
- maak het verschil duidelijk tussen een klacht en een melding
- bied altijd beide mogelijkheden aan
- praat met alle betrokkenen en neem iedereen even serieus
- je hoort alle partijen aan en geeft iedereen de kans om te reageren op de beweringen
- stel vooral open vragen
- leg alles wat gezegd wordt schriftelijk vast
- laat alles lezen door alle partijen
- wees altijd onpartijdig
- zorg dat de melder of klager weet wat de procedure inhoudt
- controleer of alle partijen zich rechtvaardig behandeld voelen
Welke sanctie leg ik op bij ongewenst gedrag?
Er zijn verschillende opties die je hebt om een maatregel op te leggen. Hieronder volgt een voorbeeldregeling.
- bij de eerste overtreding is er een gesprek tussen de leidinggevende en dader en er volgt een mondelinge waarschuwing
- bij de tweede overtreding is er een gesprek tussen de leidinggevende en dader en er volgt een schriftelijke waarschuwing waarin vermeld wordt dat dit de 2e overtreding is en de eerste waarschuwing onvoldoende effect heeft gehad
- bij de derde overtreding leg je een maatregel op van berisping, ontslag en/of aangifte doen
Wat is het verschil tussen een klacht en melding?
Een melding is minder zwaar dan het indienen van een klacht. De werknemer kan de melding bij jou doen of de vertrouwenspersoon. Er vindt een gesprek plaats met het slachtoffer en je bespreekt wat de werknemer kan doen en of jij ook iets moet of gaat doen. Bij een klacht hangt het af van je gedragscode wat er vervolgens gebeurt. Vaak is er dan een klachtenprocedure die in werking treedt.