GRATIS  Aanmaning (betalingsherinnering) opstellen

Betaalt je klant je factuur niet, dan stuur je hem een aanmaning of betalingsherinnering op hem erop te wijzen dat hij niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan. Bovendien is het sturen van een (laatste) aanmaning in veel gevallen verplicht voordat je verdere juridische stappen kunt nemen, zoals het inschakelen van een incassobureau. In onze aanmaning kun je bovendien kiezen voor een vriendelijke of onvriendelijke toon. Neem je in de betalingsherinnering de gevolgen op als je zakelijke of particuliere klant niet betaalt, dan wordt de brief een zogenaamde ingebrekestelling. Een aanmaning opstellen is niet eerder zo makkelijk geweest. Ben je op zoek naar een aanmaning voorbeeld, betalingsherinnering voorbeeld of ingebrekestelling voorbeeld, dan vind je die ook hier.

Gebruik deze aanmaningsbrief of ingebrekestelling om:

• je particuliere of zakelijke klant erop te wijzen dat hij 1 of meerdere facturen moet betalen
• je particuliere of zakelijke klant nog een laatste betaalmogelijkheid te geven voor je verdere stappen neemt
• je particuliere of zakelijke klant te wijzen op de gevolgen als hij niet betaalt
• de kans te vergroten dat je klant alsnog het factuurbedrag betaalt

In deze betalingsherinnering of ingebrekestelling staat onder meer:

• je gegevens en die van je zakelijke of particuliere klant
• de mededeling dat je klant 1 of meerdere facturen niet heeft betaald
• het bedrag, de vervaldatum, de factuurdatum en het factuurnummer van 1 of meerdere facturen
• de termijn waarbinnen je klant het (totaal)bedrag alsnog moet betalen
• eventueel een verwijzing naar een eerdere telefonische of schriftelijke aanmaning
• eventueel de aankondiging dat je incassokosten en rente in rekening gaat brengen als je klant niet betaalt
• de hoogte van eventuele incassokosten als het om een consument gaat
• eventueel de mededeling dat je verdere juridische stappen neemt als je klant niet betaalt
• eventueel de mededeling dat je de aanmaningsbrief ook aangetekend en/of per e-mail verstuurt

Een aanmaning of betalingsherinnering is een brief die je verstuurt je wanneer je zakelijke of particuliere klant 1 of meerdere facturen van je niet heeft betaald. Als je klant een particulier is, dan wordt deze brief ook wel een 14 dagen brief genoemd. Afhankelijk van de situatie kun je een vriendelijke of juist dwingende betalingsherinnering sturen, waarin je ook kunt aangeven welke vervolgstappen je gaat nemen als je klant ondanks je brief niet binnen de aangegeven termijn betaalt. Geef je aan wat de gevolgen voor je klant zijn als hij alsnog niet betaalt, dan wordt de aanmaning een ingebrekestelling genoemd.

Je hebt een factuur herinnering nodig om je klant te wijzen op 1 of meerdere openstaande facturen waarvan de betalingstermijn is verstreken. Daarbij geef je ook aan dat hij het totaalbedrag alsnog binnen een bepaalde termijn moet voldoen. Een ingebrekestelling heb je nodig om aan te kondigen welke stappen je gaat nemen als je klant alsnog niet betaalt. In sommige gevallen ben je verplicht eerst je klant hierop te wijzen. Zo mag je niet gelijk incassokosten berekenen als een consument je factuur niet betaalt, maar moet je eerst aangeven dat hij deze moet betalen als hij niet alsnog het uitstaande bedrag voldoet ('in gebreke stellen').

Bij een goed debiteurenbeheer hoort niet alleen het tijdig versturen van facturen en aanmaningen. Ook de toon van de aanmaning is belangrijk en varieert van klant tot klant. Zo stuur je een brief met de tekst aanmaning vriendelijk als het bijvoorbeeld de eerste keer is dat je klant niet betaalt of het een goede relatie van je betreft. Je stuurt een onvriendelijke brief als je al eerder een betalingsherinnering hebt gestuurd of als het om een klant gaat met een slecht betalingsverleden.

Gebruik je onze aanmaning, dan hoef je zelf niets op te stellen. Je beantwoordt een paar makkelijke vragen van het interview en je hebt binnen een paar minuten je eigen op maat gemaakte aanmaning, betalingsherinnering of ingebrekestelling. Vervolgens stuur je de aanmaning per mail of post. Verstuur je een aanmaningsbrief (of ingebrekestelling) , dan doe je er goed aan deze aangetekend te versturen. Zo heb je bewijs dat de brief bij de geadresseerde is aangeboden en sta je sterker in een eventuele juridische procedure. Wil je zelf een aanmaning opstellen en heb je inspiratie nodig? Bekijk dan onze voorbeeldbrief aanmaning, herinneringsmail voorbeeld, voorbeeldbrief betalingsherinnering of ingebrekestelling voorbeeldbrief.

Incassokosten breng je in rekening als je administratiekosten, aanmaningskosten of herinneringskosten hebt gemaakt om je factuur te innen nadat de betaaltermijn van de factuur is verstreken. Bij een consument moet je de incassokosten eerst in een aanmaning aankondigen. Als hij niet binnen 14 dagen alsnog betaalt, mag je pas incassokosten in rekening brengen. Daarom wordt in zo’n geval de aanmaning ook wel 14 dagen brief genoemd. Bij zakelijke klanten mag je na het verstrijken van de betalingstermijn voor de factuur incassokosten in rekening brengen. Om de relatie met je zakelijke klant goed te houden is het echter aan te raden deze eerst in een aanmaning aan te kondigen.

De hoogte van de incassokosten bij een consument is afhankelijk van het oorspronkelijke factuurbedrag. Wel geldt er een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775. Je berekent deze kosten als volgt:

• 15% van de eerste € 2.500 van de hoofdsom
• 10% van de volgende € 2.500 van de hoofdsom
• 5% van de volgende € 5.000 van de hoofdsom
• 1% van de volgende € 190.000 van de hoofdsom
• 0,5% van de rest van de hoofdsom

Bij B2B geldt dat je mag afwijken van bovenstaande regeling, als je dat contractueel hebt afgesproken. Wel moeten de incassokosten redelijk zijn en in verhouding staan tot het openstaande bedrag. Als je bijvoorbeeld hebt afgesproken dat er standaard 3% incassokosten bij te late betaling wordt berekend en de factuur bedraagt € 4.000, dan bedragen de incassokosten € 120.

Bij een zakelijke klant mag je handelsrente berekenen zodra de betalingstermijn is verstreken. Net als bij incassokosten geldt hier dat het voor je relatie met de klant beter is om dit niet direct te doen maar eerst aan te kondigen dat je rente gaat berekenen als er niet alsnog betaald wordt. Bij een consument moet je eerst aankondigen dat je wettelijke rente gaat berekenen als betaling uitblijft (in een ingebrekestelling), voordat je dit mag doen.

Als je klant alsnog niet het uitstaande totaalbedrag voldoet, kun je de incasso van je factuur uit handen geven aan een advocaat of incassobureau. Deze zal de factuur vervolgens voor je proberen te innen, inclusief incassokosten en wettelijke rente. Sommige incassobureaus werken trouwens op basis van no cure no pay. Dit houdt in dat je het bureau niets hoeft te betalen als het hen niet lukt om je openstaande factuur bij je klant te innen.

Vraag een Advocaat om hulp als:

• je hulp nodig hebt bij het berekenen van de wettelijke rente en incassokosten
• je advies wilt over een incassoprocedure

Op deze aanmaning, betalingsherinnering, ingebrekestelling, voorbeeldbrief ingebrekestelling en herinnering factuur voorbeeld is Nederlands recht van toepassing.