Décompter les congés payés pris par un salarié : mode d’emploi

Apprenez à gérer les congés payés de vos salariés

Vos salariés partent en congé, il va falloir décompter les congés payés pris pour tenir leurs compteurs à jour. Et ce n’est pas toujours facile à faire. Que vous le fassiez vous-même ou que vous ayez délégué cette tâche à votre gestionnaire de paie, vous devez toujours contrôler ce décompte, la moindre erreur étant souvent source de conflits.

Voici quelques informations qui peuvent vous aider dans cette tâche fastidieuse.

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Si la durée des congés payés acquis est exprimée en jours ouvrables, vous devez décompter les congés en jours ouvrables. Si elle est exprimée en jours ouvrés, il faut les décompter en jours ouvrés.

Les jours ouvrables correspondent à tous les jours de la semaine, à l’exclusion du jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche) et des jours fériés légaux habituellement non travaillés dans votre entreprise (pour rappel, le 1er janvier, le lundi de Pâques, le 1er mai, le 8 mai, l’Ascension, le lundi de Pentecôte, le 14 juillet, l’Assomption, la Toussaint, le 11 novembre et le jour de Noël). Une semaine sans jour férié compte donc 6 jours ouvrables. Si votre entreprise n’est ouverte que 5 jours sur 7, le 2nd jour de repos hebdomadaire (en plus du dimanche) est donc considéré comme un jour ouvrable.

Les jours ouvrés correspondent à tous les jours normalement travaillés dans l’entreprise. Ainsi, si votre entreprise est ouverte 5 jours sur 7, une semaine sans jour férié compte 5 jours ouvrés.

La loi exprime la durée des congés payés en jours ouvrables, mais vous (ou votre convention collective de branche) pouvez décider de les exprimer en jours ouvrés.

Tout dépend donc de ce que vous aurez choisi ou de ce que votre convention collective vous oblige à faire.

Le 1er jour ouvrable de congés est le 1er jour où le salarié aurait normalement dû travailler. Le dernier jour ouvrable de la période de congés, lui, doit être retenu comme jour de congé, même si l’entreprise est fermée ce jour-là.

Exemple : votre entreprise est fermée le samedi et le dimanche. Un salarié part une semaine en congé du vendredi soir jusqu’au dimanche de la semaine suivante. Le 1er jour de congé est le lundi, mais le dernier jour de congé est le samedi suivant. Il a donc pris 6 jours de congés.

Si un jour férié est inclus dans la période de congés, les choses se compliquent un peu.

Si le jour férié tombe un jour ouvrable normalement travaillé dans votre entreprise :

  • il n’est pas décompté comme jour de congé s’il est non travaillé dans l’entreprise (mais la journée de pont qui précède ou qui suit ce jour férié est, elle, décomptée) : dès lors, soit le congé est prolongé d’un jour soit il faut décompter un jour de congé en moins
  • il est décompté comme jour de congé s’il est travaillé dans l’entreprise

Exemple : un salarié part en congé la semaine du 8 mai (qui tombe un jeudi). Si votre entreprise ferme ce 8 mai, il aura pris 5 jours ouvrables de congés que vous ayez ou non accordé le vendredi comme journée de pont.

Si elle reste ouverte, il en aura pris 6.

Si les congés payés sont exprimés en jours ouvrés, le décompte est moins compliqué à comprendre.

Le 1er jour de congé est le 1er jour où le salarié aurait normalement dû travailler et le dernier jour de congé est le dernier jour où le salarié aurait normalement dû travailler.

Exemple : votre entreprise est fermée le samedi et le dimanche. Un salarié part une semaine en congé du vendredi soir jusqu’au dimanche de la semaine suivante. Le 1er jour de congé est le lundi mais le dernier jour de congé est le vendredi suivant. Il a donc pris 5 jours de congé.

Attention ! Lorsqu’un jour férié est inclus dans la période de congés, là encore, les choses se compliquent un peu. Deux situations doivent être distinguées :

  • dans votre entreprise, vos salariés ont droit à des jours de congés supplémentaires prévus par votre convention collective de branche : vous appliquez la même règle que pour les jours ouvrables

Exemple : votre entreprise est ouverte 5 jours sur 7 (du lundi au vendredi) et les salariés bénéficient, en vertu de votre convention collective de branche, de 27 jours ouvrés de congés payés. Un salarié pose la semaine du 8 mai, le 8 mai tombant un jeudi. Si le jour férié est non travaillé, il a pris seulement 4 jours de congés payés. S’il est travaillé, il en a pris 5.

  • dans votre entreprise, vos salariés ont droit à 25 jours ouvrés de congés payés (simple transposition des 30 jours ouvrables prévus par la loi) : dans ce cas, les salariés doivent bénéficier d’une journée supplémentaire de congé lorsque le jour férié coïncide avec un jour ouvrable non travaillé dans l’entreprise

Exemple : votre entreprise est ouverte 5 jours sur 7 (du lundi au vendredi). Un salarié pose la semaine du 8 mai, le 8 mai tombant un samedi. Le salarié a pris 5 jours mais vous devez ajouter dans son compteur de congés, une journée supplémentaire. Pourquoi ? C’est simple : si les congés payés étaient exprimés en jours ouvrables, vous auriez décompté non pas 6 jours mais seulement 5 jours. Vous voyez bien que, dans cette hypothèse, un décompte en jours ouvrés est moins avantageux pour le salarié qu’un décompte en jours ouvrables. Or, la loi ne permet d’exprimer les congés payés en jours ouvrés que si c’est aussi avantageux qu’une expression en jours ouvrables.

Le nombre de jours de congés payés acquis par un salarié à temps partiel ne doit pas être réduit en proportion de son horaire de travail (il a donc droit au même nombre de jours de congés qu’un salarié travaillant à temps plein).

Du coup, pour décompter les jours de congés qu’il prend (décompte en jours ouvrables ou en jours ouvrés), il faut retenir 1 jour pour chaque jour de congés pris même s’il ne travaille pas ce jour-là.

Exemple : votre entreprise est ouverte 5 jours sur 7, du lundi au vendredi. Un salarié travaille tous les matins les lundi, mardi, jeudi et vendredi.

Première hypothèse, il prend une semaine complète de congés payés. Si les jours de congés sont exprimés en jours ouvrables, il a pris 6 jours de congés. S’ils sont exprimés en jours ouvrés, il en a pris 5.

Seconde hypothèse, il prend des congés le mardi soir et revient travailler le lundi matin suivant. Si les jours de congés sont exprimés en jours ouvrables, il a pris 3 jours de congés. S’ils sont exprimés en jours ouvrés, il en a pris 2.

Attention ! Un salarié qui travaille à temps partiel quelques jours par semaine (ex. : un salarié travaille tous les jours sauf le mercredi) peut être tenté de fractionner ses congés payés en les plaçant de telle façon à optimiser le ou les jours où il ne travaille pas. L’optimisation de ses jours de congés pourrait lui permettre de bénéficier, au final, de plus de congés que ses collègues à temps complet. Pour éviter cela, vous pouvez fixer les règles de prise de congés propres au temps partiel. Vous pouvez, par exemple,

  • enlever du compteur de jours de congés payés des salariés à temps partiel l’équivalent, sur 5 semaines, des jours où ils ne travaillent pas

Exemple : Vos salariés acquièrent en principe 30 jours ouvrables de congés payés. Mais vous pouvez décider d’ôter 5 jours ouvrables du compteur des salariés à temps partiel qui ne travaillent que 4 jours sur 5 et ne décompter alors que les jours habituellement travaillés.

  • décider que les congés payés se prennent systématiquement par semaine entière
  • permettre au salarié à temps partiel de fractionner ses congés seulement s’ils ont déjà posé 5 jours de congés sur leur jour non travaillé

Exemple : un salarié ne travaille pas le mercredi. S’il a 5 semaines de congés payés, il doit impérativement poser 5 mercredis.

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