Dans les cas où la décision du transfert de siège social doit être prise en assemblée générale extraordinaire, il faut respecter la procédure imposée par vos statuts, respecter le délai de convocation des associés et établir des documents spécifiques.
Il est donc très important de vérifier vos statuts et de les respecter.
- Première étape : la convocation des associés.
Vous devez vérifier le délai de convocation prévu dans vos statuts. Généralement, le délai est de 15 jours. C’est-à-dire que 15 jours avant votre assemblée, vous devez envoyer une convocation aux associés qui reprend l’ordre du jour : si vous envoyez votre convocation le 15 avril, vous pourrez tenir votre assemblée le 30 avril.
Cette convocation peut être envoyée par mail, lettre simple ou recommandée, selon les modalités prévues par les statuts.
À l’issue du questionnaire qui va vous permettre d’établir votre procès-verbal de transfert de siège social, vous pourrez imprimer toutes les lettres de convocation déjà remplies.
- Deuxième étape : le procès-verbal de l’Assemblée Générale Extraordinaire.
Vous devez réunir vos associés en Assemblée Générale extraordinaire afin de rédiger un acte de société. C’est à ce moment que la décision de changement de siège social va être votée par les associés. Pour cela vous devez respecter les conditions de majorité prévues dans vos statuts. Notre questionnaire vous permet de créer un procès-verbal qui comporte toutes les mentions obligatoires. Vous devez vous rendre à l’Assemblée avec ce document et le faire signer à tous les associés.
Si certains changements ont lieu lors de votre assemblée et que vous avez déjà rédigé votre procès-verbal, vous pourrez toujours revenir sur le document afin de le modifier.
C’est un rapport qui doit être envoyé aux associés avec la lettre de convocation, puis qui sera lu au début de l’Assemblée. Le rapport du gérant explique aux associés pourquoi ils sont convoqués et quelle décision ils vont devoir prendre. Ce rapport, devra être gardé dans les dossiers de la société avec le procès-verbal.