La factura

Los empresarios, empresas y profesionales están obligados a expedir factura por todas las operaciones de entregas de bienes o prestaciones de servicios que realicen. Se incluyen los empresarios que declaran en IRPF (también para los que declaran mediante el sistema de módulos si determinan su rendimiento por volumen de ingresos. Los agricultores en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, sustituyen esta obligación por un recibo.

Dependiendo el tipo de empresarios y el importe de las operaciones, puede expedirse o una factura completa o una factura simplificada.

Existen supuestos especiales en los que la factura puede ser expedida por el destinatario de la operación o por un tercero (p.e. procedimientos de ejecución forzosa).

Tendrás que emitir una factura, en los siguientes supuestos:

• cuando el que recibe la operación es un empresario

• siempre que lo solicite un cliente

• cuando realices operaciones con un empresario en otro Estado de la Unión Europea

• en las ventas a distancia y de productos sometidos a los impuestos especiales que se realicen en España

• en las exportaciones

• bienes objeto de instalación o montaje antes de su entrega al cliente

• cuando hagas una operación con la Administración pública

Las facturas deben tener unos contenidos mínimos que son los siguientes:

• un número correlativo y una serie. Algunos tipos de facturas como las rectificativas (p.e. para rectificar el precio o el número de productos entregados, o el tipo de IVA)  necesitan una serie propia para diferenciarlas de las facturas normales

• la fecha en la que se hace la factura

• el nombre, apellidos, razón social el empresario que emite la factura y del cliente que la recibe

• el NIF del empresario que emite la factura y en algunos casos el NIF del cliente o destinatario

• el domicilio del empresario que emite la factura y del cliente o destinatario

• la explicación o descripción de la operación que se realiza

• el tipo de IVA o impuesto indirecto aplicable

• la cuota tributaria que se incluya y cobre al cliente y por separado respecto a la base imponible o precio de la operación sin el impuesto

• la fecha en la que se realizaron las operaciones que se describen en la factura

Cuando en la factura se documenta una operación exenta o no sujeta, es decir, con algún beneficio fiscal hay que indicarlo expresamente en la factura indicando la normativa aplicable.

Las facturas pueden realizarse en papel o bien en un formato electrónico (factura electrónica). Se debe garantizar la autenticidad de su origen, que el contenido no se altere, y que se pueda ver y leer.

Las facturas deben emitirse o efectuarse como regla general, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo la operación.

Los empresarios y los profesionales están obligados a conservar tanto las facturas que emiten como las que reciben y los justificantes contables de las operaciones.

La conservación puede ser en papel como en formato electrónico, a través de programas o de empresas especializadas. En cualquier caso debe estar a disposición y en lugar de fácil acceso en el caso de solicitud por la Administración tributaria.

Los plazos de conservación varían desde los 4 a los 14 años en función de posibles beneficios fiscales que se estén aplicando.