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La factura es el justificante de las ventas o servicios que se realizan y a quién.  En ella se detallan las mercancías o los servicios prestados, así como su cantidad y sus importes, incluyendo también los impuestos que se deriven de la operación o negocio realizado. También sirve para justificar los gastos y deducciones fiscales en tu actividad empresarial o profesional. 

Es obligación legal del vendedor facturar al cliente una vez vendido el producto o prestados los servicios. Mediante este documento, podrás ejercer tu derecho al cobro del servicio o producto, imprescindible para realizar reclamaciones de pago por vía judicial.

Para cumplir con la ley, debes asegurarte de que tu factura sea fácil de entender, precisa y contenga la siguiente información:

  • uso de la palabra "factura" en el documento
  • número y, en su caso, serie (la numeración debe ser consecutiva)

  • fecha de emisión

  • nombre y apellidos o nombre social de quien emite y de quien recibe la factura

  • NIF del obligado a hacer la factura

  • domicilio de quien emite y de quien recibe la factura

  • descripción de las operaciones (productos vendidos o servicios realizados)

  • importe de la factura sin IVA

  • tipo y cuota de IVA aplicable

  • retención de IRPF (en su caso)

  • importe total (incluidos IVA o IRPF)

  • observaciones (condiciones de pago, operaciones exentas de IVA, y otras)

Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar facturas por las ventas de bienes que realicen en el desarrollo de su actividad. Necesitarás emitir una factura en el momento en que entregues el bien que has vendido. Será el justificante que permita al comprador ejercer su derecho de deducción fiscal del gasto realizado.

Si eres autónomo o profesional, estás obligado con carácter general, a emitir una factura y una copia de ésta, por las prestaciones de servicios que realices, y a conservar copia de la misma. Si realizas una actividad económica profesional (incluida en la clasificación del IAE como actividad profesional), al emitir tus facturas deberás aplicar una retención a cuenta del IRPF.

Utiliza este documento cuando alquiles un local comercial, oficina o despacho profesional que te pertenezca. Como propietario arrendador deberás facturar a tu inquilino por el alquiler del local. Así, la factura será el justificante del pago de la renta por parte del inquilino.

La expedición de facturas debe efectuarse al realizarse la operación (venta o servicio). Dependiendo de quien sea el destinatario, el plazo de emisión es diferente:

  • Si el destinatario de la operación no es empresario ni profesional, la factura deberá expedirse y enviarse en el momento en que se realice la operación.
  • Si el destinatario es un empresario o profesional (que actúe como tal), deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente, contado a partir del momento en que la operación se haya realizado.

Existen una serie de actividades profesionales que legalmente puede beneficiarse de las exenciones del IVA. Estas actividades son:

  • Enseñanza en centros públicos o privados autorizados
  • Clases particulares por personas físicas sobre materias incluidas en los planes de estudios del sistema educativo
  • Servicios de atención a niños en el centro docente prestados en tiempo interlectivo
  • Asistencia a personas físicas por profesionales médicos y servicios sanitarios
  • Servicios profesionales, incluidos aquellos cuya contraprestación consista en derechos de autor, prestados por artistas plásticos, escritores, colaboradores literarios y gráficos
  • Operaciones y prestaciones de servicios relativas a seguros, reaseguros y capitalización
  • Servicios de mediación prestados a personas físicas en diversas operaciones financieras
  • Arrendamiento de viviendas y entrega de terrenos rústicos y no edificables, así como segunda y ulteriores entregas de edificaciones
  • Entrega de sellos de correos y efectos timbrados de curso legal
  • Entrega de bienes expedidos y transportados fuera del territorio peninsular español e Islas Baleares, ya sea con destino a otros Estados miembros, o a territorios terceros

Tanto si eres empresario, profesional o autónomo debes conservas tus facturas durantes 6 años a partir de la expiración de la operación realizada.

Pregunta a un abogado:

  • si tienes dudas sobre alguno de los campos a incluir en la factura

  • si no estás seguro del tipo de IVA aplicable a las operaciones que vas a facturar o no sabes si están o no exentas de IVA

  • si tienes dudas sobre algunos de los supuestos que deben incluirse en el campo observaciones cuando sea necesario

  • Si debes facturar por operaciones con destino en Canarias, Ceuta o Melilla

También puedes consultar nuestra Guía Rápida Factura