Stappenplan berekening transitievergoeding

De transitievergoeding is een vergoeding voor je werknemer wanneer hij uit dienst gaat. De vergoeding geldt als financiële compensatie of budget om de overgang naar ander werk te vergemakkelijken. Op basis van de WAB (Wet Arbeidsmarkt in balans) heeft Je werknemer recht op de vergoeding vanaf de eerste dag van zijn dienstverband. Er gelden wel een paar voorwaarden om hierop recht te hebben. Zo hoef je alleen de vergoeding uit te keren indien:

• je zijn arbeidscontract opzegt met toestemming van het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) of de rechter

• je zijn tijdelijke contract niet verlengt

• je werknemer zelf ontslag neemt omdat jij verwijtbaar hebt gehandeld of nalatig bent geweest (je hebt bijvoorbeeld langere tijd geen loon betaald). Hiervoor moet hij wel naar de rechter stappen.

In verschillende situaties heeft je werknemer geen recht op een transitievergoeding. Zo hoef je geen vergoeding te betalen:

• als je medewerker een uitzendkracht of payroller is

• als in de toepasselijke cao een gelijkwaardige vergoeding staat

• bij ontslag op staande voet

• bij faillissement van je bedrijf

• als je uitstel van betaling hebt aangevraagd

• je bent toegelaten tot de schuldsanering

• je voor afloop van het tijdelijke contract een verlenging aanbiedt. Voorwaarde daarbij is dat het nieuwe contract na maximaal 6 maanden ingaat na de beëindiging van het vorige contract (en tussentijds kan worden opgezegd)

• je voor afloop van het tijdelijke contract een gelijkwaardig contract aanbiedt

• je werknemer de AOW-leeftijd of andere pensioengerechtigde leeftijd heeft bereikt

• je werknemer nog geen 18 jaar is en gemiddeld niet meer dan 12 uur per week werkte

De hoogte van de transitievergoeding bereken je aan de hand van het aantal dienstjaren van je werknemer en zijn bruto maandsalaris. De hoofdregel is dat je werknemer recht heeft op ⅓ bruto maandsalaris per volledig gewerkt dienstjaar. Voor de resterende Voor de resterende duur van de arbeidsovereenkomst en voor arbeidsovereenkomsten korter dan een jaar, wordt de transitievergoeding naar rato berekend. De berekening vindt dus plaats in 2 stappen:

Stap 1: Voor hele dienstjaren: 1/3 bruto maandsalaris 

Stap 2: Voor de resterende duur of voor een diensverband korter dan 1 jaar: transitievergoeding naar rato 

De formule die hiervoor wordt gehanteerd is: (bruto salaris / bruto maandsalaris) x (1/3 bruto maandsalaris / 12)

Voor de transitievergoeding geldt overigens een wettelijk maximum van € 89.000 (2023). Dit heeft 2 gevolgen:

• valt de vergoeding na berekening hoger uit, dan betaal je dus maximaal € 89.000 aan vergoeding
• heeft je werknemer een jaarsalaris van meer dan € 89.000, dan bedraagt de maximale transitievergoeding 1 jaarsalaris

Heeft je werknemer opvolgende contracten gehad, dan tel je deze bij elkaar op om het totale dienstverband te bepalen. Er mogen niet meer dan 6 maanden zitten tussen contracten. 

Rekenvoorbeeld 1
Je werknemer had eerder een jaarcontract dat afliep. Een jaar later werkt hij voor je op basis van 2 opvolgende jaarcontracten waarvan je de laatste niet verlengt. In dat geval is het dienstverband voor de berekening van de transitievergoeding 2 jaar, omdat het eerste jaarcontract niet meetelt.

Rekenvoorbeeld 2
Je werknemer heeft eerst een jaarcontract gehad en daarop volgend een vast contract. Na 6 jaar en 4 maanden zeg je zijn contract op met een ontslagvergunning. In dat geval is het dienstverband in dit kader 7 jaar plus 4 maanden.

Let op: niet alle tijdelijke contracten van voor 1 juli 2015 tellen mee. Contracten die voor 1 juli 2012 zijn geëindigd en waartussen meer dan 3 maanden zitten, tellen niet mee. Dit geldt ook voor een kortere termijn dan 3 maanden, als die op grond van de cao gold.

De transitievergoeding wordt niet in elke situatie op dezelfde manier berekend. Als je gemiddeld minder dan 25 werknemers in dienst hebt, mag je bij bedrijfseconomisch ontslag bij de berekening van de transitievergoeding de maanden voor 1 mei 2013 buiten beschouwing laten. Deze regeling was van toepassing tot 2020.

Nadat je het aantal dienstjaren hebt vastgesteld, bepaal je het bruto maandsalaris. Houd hierbij  rekening mee dat de volgende salarisonderdelen meetellen:

• vakantiegeld (8%)

• ploegentoeslag

• overwerkvergoeding

• bonus

• winstuitkering

• variabele eindejaarsuitkering

Om het bruto maandsalaris van een oproepkracht te berekenen, vermenigvuldig je het bruto uurloon met de gemiddelde arbeidsduur per maand.

Rekenvoorbeeld: dienstverband van 9 jaar en 4 maanden
Je werknemer heeft een dienstverband van 9 jaar en 4 maanden. Zijn bruto maandsalaris bedraagt € 3.000. De transitievergoeding bereken je als volgt:
De berekening van de transitievergoeding over de gehele dienstjaren is als volgt: 9 x (1/3 x € 3.000) = € 9.000
De berekening van de transitievergoeding over de resterende duur van het dienstverband (4 maanden):
het brutosalaris (totaal verdiende salaris over het resterende deel) is: 4 maanden X 3.000 = € 12.000 (€ 12.000/€ 3.000) x (€ 1.000/12) 4 x € 83,33 = € 333,33
Totaal aan transitievergoeding: € 9.000 + € 9.333,33

Rekenvoorbeeld: dienstverband van 9 jaar en 5 dagen
Je werknemer heeft een dienstverband van 9 jaar en 5 dagen. Zijn bruto maandsalaris bedraagt € 3.000. De transitievergoeding bereken je als volgt:
De berekening van de transitievergoeding over de gehele dienstjaren is als volgt: 9 x (1/3 x € 3.000) = € 9.000
De berekening van de transitievergoeding over de resterende duur van het dienstverband (5 dagen):
het bruto salaris (totaal verdiende salaris over het resterende deel is: € 800. Dit bedrag is te berekenen door het totaal aantal gewerkte uren maal het bruto uurloon te doen, namelijk 5 dagen x 8 uur = 4 uur x € 20 = € 800. (€ 800/€ 300) x (€ 1.000/12) 0.2666667 x € 83.33 = € 22.22
Totaal aan transitievergoeding: € 9.000 + € 22,22 = € 9.022,22

Heb je de transitievergoeding van je werknemer berekend, dan bepaal je of er kosten zijn die je hierop in mindering kunt brengen. Op die manier hoef je minder uit te betalen. Kosten die je kunt verrekenen zijn transitiekosten en inzetbaarheidskosten.

Onder transitiekosten vallen kosten die je hebt gemaakt bij de beëindiging van het dienstverband. Deze kosten moet gericht zijn op het voorkomen of verkorten van de werkloosheid van je werknemer. Je kunt hierbij denken aan:

• kosten voor (om)scholing

• een outplacementtraject

• vrijstelling van werk tijdens een langere opzegtermijn dan de wettelijke opzegtermijn

Inzetbaarheidskosten zijn kosten die je eerder tijdens het dienstverband van je werknemer hebt gemaakt om hem breder in te kunnen zetten. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om een opleiding die geen betrekking heeft op zijn functie maar wel kan bijdragen aan een betere arbeidsmarktpositie van je werknemer in het algemeen. Scholingskosten die in directe relatie staan tot zijn functie tellen dus niet mee.

Houd bij het verrekenen van kosten met de transitievergoeding wel rekening met de volgende voorwaarden:

• je moet deze kosten specificeren

• de kosten moeten in verhouding staan tot het doel waarvoor ze zijn gemaakt (dus niet buitenproportioneel hoog)

• je moet je werknemer hierover schriftelijk informeren

• je werknemer moet schriftelijk met de verrekening akkoord gaan (tenzij in een cao iets anders staat)

• de kosten zijn gemaakt ten behoeve van je werknemer

• je moet de kosten ook daadwerkelijk vergoed hebben

• je mag geen loonkosten verrekenen (tenzij er sprake is van een langere opzegtermijn met vrijstelling van werk)

• je hebt geen andere mogelijkheid om de kosten te verrekenen

• studiekosten die je terug kunt krijgen van je werknemer op basis van zijn arbeidscontract mag je niet verrekenen

Leg de afspraken over de hoogte en moment van betaling van de transitievergoeding schriftelijk vast. Zo kunnen er geen misverstanden ontstaan. Ga je met wederzijds goedvinden uit elkaar, dan leg je de afspraken vast in een vaststellingsovereenkomst. In principe betaal je de transitievergoeding tegelijkertijd met de eindafrekening.

Zorg er in ieder geval voor dat je de vergoeding binnen 1 maand na het einde van het dienstverband betaalt. Doe je dit niet, dan kan je werknemer wettelijke rente over de vergoeding van je eisen. Je mag overigens wel met je werknemer afspreken dat je vergoeding in termijnen betaalt.