Een coöperatie oprichten en besturen

Een coöperatie is een verenigingsvorm die bestaat uit leden en een bestuur dat uit de leden wordt gekozen. De coöperatie kan overeenkomsten aangaan voor en met haar leden. De ondernemers binnen de coöperatie kunnen door bepaalde zaken gezamenlijk aan te pakken vaak meer bereiken dan alleen. Denk hierbij aan een reclamecampagne of de inkoop van producten. Naast een klankbord voor ideeën levert dit ook vaak een kostenbesparing op voor de leden. Een verschil met de gewone vereniging is dat de coöperatie wel winst mag uitkeren aan haar leden.

Kies je voor een coöperatie, dan kies je voor een laagdrempelige vorm van samenwerking. Zorg wel dat voor alle leden het doel van de samenwerking en de manier van samenwerken duidelijk is. Als je dit daarna duidelijk vastlegt in de statuten en in de ledenovereenkomst, heb je een solide basis voor een succesvolle samenwerking.

Een coöperatie is een rechtspersoon. Dit houdt in dat de coöperatie overeenkomsten kan sluiten en schulden kan hebben. De leden van een coöperatie kunnen aansprakelijk zijn voor deze schulden, als dat in de statuten is opgenomen. De ALV is de hoogste macht binnen de coöperatie en het bestuur regelt de dagelijkse gang van zaken.

Een coöperatie start je met ten minste 1 andere ondernemer. Een coöperatie richt je op bij een notaris met een oprichtingsakte. Je bent daarbij verplicht om statuten op te stellen. De statuten vormen de basis van de coöperatie en worden door de notaris in de oprichtingsakte opgenomen. Na de oprichting moet je de coöperatie laten inschrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

In de statuten neem je belangrijke informatie op, zoals het doel van de coöperatie en de aansprakelijkheid van de leden voor schulden bij opheffing van de coöperatie. Zorg daarom dat je een betrouwbaar document gebruikt om je statuten op te stellen en voorkom problemen. Wijziging van de statuten kan alleen door een stemming in de ALV, waarna je de gewijzigde statuten opnieuw bij de notaris moet deponeren.

In de statuten kun je de aansprakelijkheid regelen van de leden voor schulden bij een tekort als de coöperatie failliet gaat. Het is belangrijk om hierover na te denken als je een coöperatie opricht. Als je kiest voor een volledige of beperkte aansprakelijkheid kunnen de leden tot een maximum of helemaal niet voor de schulden worden aangesproken. Je bent dan verplicht achter de naam van de coöperatie de letters B.A. (beperkte aansprakelijkheid) of U.A. (uitsluiting van aansprakelijkheid) te plaatsen. Anders geldt de wettelijke aansprakelijkheid, waarbij elk lid voor een gelijk deel aansprakelijk is voor het tekort. Je plaatst dan W.A. (wettelijke aansprakelijkheid) achter de naam van de coöperatie.

Het bestuur bestaat uit leden van de coöperatie en wordt benoemd en ontslagen door de ALV. De statuten kunnen een andere regeling bevatten. De coöperatie wordt door de bestuurders vertegenwoordigd en zij bepalen zelf hoe ze deze taak uitvoeren. Daarbij zijn ze wel gebonden aan de regels in de wet en de statuten. Neemt het bestuur buiten de bestuursvergadering om een beslissing, dan kun je deze vastleggen in een bestuursbesluit.

Het bestuur beslist wie lid mag worden van de coöperatie, tenzij in de statuten staat dat bijvoorbeeld de ALV dit bepaalt. Als het bestuur een ondernemer niet als lid toelaat, kan de ALV besluiten dat toelating toch plaatsvindt.

Maak met een ledenovereenkomst afspraken voor de samenwerking met de andere ondernemers in de coöperatie. Een ledenovereenkomst tussen de coöperatie en elk lid is wettelijk verplicht en kan aanvullende informatie bevatten over bijvoorbeeld de manier van samenwerking. De vorm en de inhoud is vrij. Juist vanwege het vrije karakter kan een speciaal hiervoor opgestelde ledenovereenkomst je de handvatten bieden die je nodig hebt.

Je werkt de statuten verder uit in een huishoudelijk reglement. Hierin neem je afspraken op over onder meer de taken en bevoegdheden van het bestuur en de regels voor een vergadering. Als deze onderwerpen alleen in de statuten staan, moet je bij een wijziging ervan naar de notaris voor een statutenwijziging. Die moeite en kosten bespaar je je als je een huishoudelijk reglement opstelt . Sommige zaken moet je wel verplicht opnemen in de statuten.

Leg het huishoudelijk reglement in de ALV ter goedkeuring voor aan de leden. Keuren zij het goed, dan geldt het daarna als aanvulling op de statuten. Je mag met het huishoudelijk reglement niet tegen de statuten of de wet ingaan.

Nodig alle leden tijdig uit voor de jaarlijkse ALV, waarin in ieder geval de jaarrekening en het bestuursverslag vastgesteld moeten worden. Vaak is ook voor andere bestuursbesluiten goedkeuring nodig van de leden. Zorg dat duidelijk is wie de notulen verzorgt (dit kun je bijvoorbeeld in het huishoudelijk reglement opnemen) en maak een duidelijk verslag van de ALV.