Om een document te maken dat aan al je wensen voldoet
Bewaar, print en deel
Sla tussendoor op en ga verder op elk apparaat; download en print overal
Onderteken en maak het rechtsgeldig
Teken veilig online en nodig anderen uit om het document te tekenen
Maak je eigen Werken vanuit huis protocol
Betrouwbaar door samenwerking met Sdu De uitgever van Nederlandse wetboeken
Wat je moet weten over een thuiswerkprotocol
Thuiswerken, ook wel telewerken genoemd, komt steeds vaker voor. Meestal gebeurt dit op verzoek van de werknemer. Maar het kan ook om andere redenen gebeuren, zoals met het coronavirus. Werken je werknemers wel eens thuis, dan is het verstandig afspraken daarover neer te leggen in een thuiswerkprotocol. Lees meer over telewerken en welke wettelijke regels gelden in deze handige gids voor werkgevers en HR personeel.
Inhoudsopgave
Wat is een thuiswerkprotocol?
Heb ik een thuiswerkprotocol nodig?
Wanneer kan ik dit thuiswerkprotocol niet gebruiken?
Welke informatie staat in een thuiswerkprotocol?
Hoe stel ik een thuiswerkprotocol op met Rocket Lawyer?
Wat moet ik weten voordat ik een thuiswerkprotocol maak?
Wat moet ik doen na het opstellen van een thuiswerkprotocol?
Veelgestelde vragen over thuiswerkprotocollen
Vragen over het thuiswerkprotocol van Rocket Lawyer
1. Wat is een thuiswerkprotocol?
Een Werk vanuit huis protocol of thuiswerkprotocol is een overzicht van alle afspraken die gelden voor je personeel op het moment dat een medewerker vanuit huis gaat werken. Een thuiswerkregeling kan je helpen om veel problemen als werkgever te voorkomen. Als je geen thuiswerkprotocol hanteert, kan er verwarring ontstaan over veelvoorkomende onderwerpen, zoals het maximum aantal uren thuiswerk per week, een eventuele vergoeding voor apparatuur of meubilair en aansprakelijkheid.
Met een thuiswerkprotocol weten je medewerkers precies wat je van hen tijdens het werken vanuit huis verwacht. Het bepaalt waar jij als werkgever verantwoordelijk voor bent en welke acties je onderneemt als je werknemer de afspraken niet nakomt.
Een Protocol werken vanuit huis wordt ook wel genoemd: thuiswerkprotocol, telewerkregeling of thuiswerkregeling.
2. Heb ik een thuiswerkprotocol nodig?
Zelfs als je maar enkele medewerkers hebt die maar incidenteel thuis werken, is het slim om meer te hebben dan alleen mondelinge afspraken. Specifieke voorwaarden die mondeling worden afgesproken, kunnen gemakkelijk worden vergeten en daardoor kan de arbeidsrelatie verstoord raken. Mondelinge afspraken zijn ook veel lastiger te bewijzen, waardoor je deze moeilijker voor een rechter kunt afdwingen.
Als de thuiswerkregeling op de juiste wijze wordt opgesteld en de bijbehorende formaliteiten in acht worden genomen, kan het protocol werkgevers helpen doordat:
de overeengekomen afspraken tussen de werkgever en werknemer schriftelijk zijn vastgelegd
in het contract de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid van jou en de werknemer vastliggen
het protocol juridische ondersteuning biedt bij een arbeidsconflict over thuiswerken
Een thuiswerkprotocol kan ook helpen om telefoontjes van medewerkers te beperken met vragen over arbo-regels en aansprakelijkheid. Al met al helpt een thuiswerkregeling om de toon te zetten voor het werken vanuit huis en helpt het jou om je personeel effectief aan te kunnen sturen, ook al werken ze thuis.
3. Wanneer kan ik dit thuiswerkprotocol niet gebruiken?
De term thuiswerk heeft verschillende betekenissen. Zo betekent thuiswerk naast het vanuit huis verrichten van werkzaamheden door werknemers die in loondienst zijn, ook het thuis uitvoeren van lichte werkzaamheden door medewerkers die niet in loondienst zijn bij een werkgever. Voor die laatste groep is dit protocol niet geschikt.
4. Welke informatie staat in een thuiswerkprotocol?
Een Protocol werk vanuit werk moet elk aspect van de rechten en plichten van zowel jou als je personeel bevatten. De volgende onderwerpen over de relatie tussen de werkgever en werknemer zijn meestal in een thuiswerkprotocol opgenomen:
het maximaal aantal uren dat thuis gewerkt mag worden
het maximaal aantal uren thuiswerk per dag
een eventuele vergoeding voor het zakelijk gebruik van de privéruimte en apparatuur van je medewerker
het beschikbaar stellen van apparatuur zoals een laptop
eventueel een belastingvrije vergoeding voor inrichting van de thuiswerkplek
eventuele controle op het juist inrichten van de thuiswerkplek
eventueel verplichte aanwezigheid van vergaderingen of opleidingen op kantoor
aanwijzingen voor het gebruik van internet
omgang met vertrouwelijke gegevens en inlogcodes
de bereikbaarheid van de werknemer via telefoon, e-mail of chat
eventueel verplicht gebruik van een digitale agenda
eventuele controle over het aantal gewerkte uren en uitgevoerde werkzaamheden
gevolgen voor de medewerker van overtreding van het thuiswerkprotocol
omstandigheden waaronder de afspraken in het protocol worden ingetrokken
5. Hoe stel ik een thuiswerkprotocol op met Rocket Lawyer?
Het is eenvoudig om online een gratis thuiswerkprotocol te maken. Beantwoord enkele vragen en wij stellen je document voor je samen. Het hele proces kan minder dan 10 minuten duren!
De thuiswerkprotocol generator van Rocket Lawyer zal je begeleiden bij het opstellen van je op maat gemaakte protocol. Nadat je het bijbehorende interview start, genereren we automatisch de juridische taal die voor je thuiswerkprotocol is vereist aan de hand van hoe je de interviewvragen beantwoordt. Als je niet over alle informatie beschikt die je nodig hebt, kun je vragen overslaan en je document opslaan voor later.
Je hebt altijd en overal toegang tot je thuiswerkprotocol op elk apparaat. Als Premium lid van Rocket Lawyer kun je je thuiswerkprotocol kopiëren of bewerken. Je kunt het document ook downloaden in pdf- of Word-formaat en het op elk gewenst moment afdrukken.
6. Wat moet ik weten voordat ik een thuiswerkprotocol maak?
Je hoeft niet te weten hoe je zelf een Protocol werken vanuit huis moet opstellen om de modellen van Rocket Lawyer te gebruiken. Het kan echter handig zijn om alle benodigde informatie van tevoren te verzamelen.
Let op: controleer altijd van tevoren of in een toepasselijke cao afspraken staan over flexibel werken. Je mag namelijk wel afwijken van de afspraken in de cao, maar nooit ten nadele van je werknemer.
Als je een thuiswerkprotocol wil opstellen, moet je beschikken over de volgende gegevens:
wat is het maximum aantal uren per week dat je thuiswerken wil toestaan (het wettelijke maximum daarbij is 20% van het aantal uren per werkweek om een belastingvrije vergoeding te kunnen geven)
krijgt je personeel een vergoeding voor apparatuur of meubilair
het maximaal aantal uren dat thuis gewerkt mag worden
wat is het maximaal aantal uren thuiswerk per dag
wil je een vergoeding voor het zakelijk gebruik van de privéruimte en apparatuur van je medewerker geven
wil je apparatuur zoals een laptop beschikbaar stellen
wil je een belastingvrije vergoeding geven voor inrichting van de thuiswerkplek
wil je een controle op het juist inrichten van de thuiswerkplek
welke arbotechnische aanwijzingen (stoel, scherm, keyboard) geef je
is aanwezigheid van vergaderingen of opleidingen op kantoor verplicht
aanwijzingen voor het gebruik van internet
hoe moet personeel omgaan met vertrouwelijke gegevens en inlogcodes
hoe moet personeel bereikbaar zijn: telefoon, e-mail of chat
is gebruik van een digitale agenda verplicht
wil je een controle van het aantal gewerkte uren en uitgevoerde werkzaamheden
welke gevolgen wil je verbinden aan overtreding van het thuiswerkprotocol
in welke omstandigheden wil je de afspraken in het protocol intrekken
7. Wat moet ik doen na het opstellen van een thuiswerkprotocol?
Nadat je je Werken vanuit huis Protocol hebt opgesteld, zijn er nog verschillende stappen die je kunt nemen om het document af te ronden:
Maak het rechtsgeldig
Elk opgesteld Protocol telewerken bevat een Maak het rechtsgeldig controlelijst met acties die je moet nemen om je document af te ronden. Zo moet je in het geval van een thuiswerkprotocol het document delen met je personeel. Bij voorkeur laat je hen ook tekenen voor ontvangst zodat je bewijs hebt dat je werknemers het protocol hebben ontvangen en hebben kunnen inzien.
Vraag een Advocaat
Heb je vragen over je opgestelde thuiswerkprotocol of twijfel je bijvoorbeeld aan een bepaalde clausule, vraag dan een advocaat om je document te controleren met de Vraag een Advocaat dienst van Rocket Lawyer. Je krijgt altijd persoonlijk antwoord van de advocaat. De meeste vragen worden binnen 4 kantooruren beantwoord. Als Premium lid heb je ook toegang tot een gratis consult van 30 minuten over elke nieuwe juridische kwestie. Premiumleden die meer hulp nodig hebben, kunnen tot 33% besparen op juridische kosten bij het inhuren van een advocaat uit ons netwerk.
Maak meer arbeidsgerelateerde documenten
Krijg toegang tot verschillende juridische documenten die zijn opgesteld voor bedrijven en organisaties die met personeel werken, waaronder:
Hieronder volgt een overzicht van veelgestelde vragen over thuiswerkprotocollen. Staat je vraag er niet bij, neem dan contact met ons op: 070 378 9825.
Wat zijn de voordelen van thuiswerken?
Als je personeel thuis werkt, dan heeft dat zowel voor je bedrijf als voor je werknemers meerdere voordelen:
kostenbesparing
flexibiliteit
productie hoger
meer balans tussen werk en privé
verlaging ziekteverzuim van je personeel
minder bijzonder verlof van je personeel
minder reistijd voor je personeel
minder reiskosten voor je personeel
Wat zijn de nadelen van thuiswerken?
Uiteraard heeft thuiswerken niet alleen voordelen, maar ook nadelen:
risico op verminderde werkmotivatie
geen persoonlijk contact tussen werknemers
de grens tussen werk en privé vervaagt
vertrouwelijkheid stukken en beveiliging bedrijfs- of klantinfo
minder sociale controle
minder zicht op behandeling van vertrouwelijke informatie
Wanneer kan ik een verzoek om thuiswerken afwijzen?
Je werknemer heeft geen wettelijk recht op thuiswerken en kan dus niet afdwingen dat hij thuis werkzaamheden uitvoert. Echter heeft hij wel de optie daartoe en jij moet zijn verzoek om thuis te werken serieus in overweging nemen.
Wat is een goede reden om verzoek thuiswerken af te wijzen?
Er zijn geen standaard redenen om een verzoek om thuis te werken niet in te willigen. Afhankelijk van de situatie kun je de volgende redenen gebruiken als daar sprake van is:
de aard van de functie maakt thuiswerken niet mogelijk, bijvoorbeeld omdat je werknemer dagelijks veel moet reizen om klanten te bezoeken
de werknemer kan onvoldoende discipline en zelfstandigheid opbrengen om thuis te werken
een goede functievervulling vereist dat je werknemer zijn werkzaamheden geheel op de door jou bepaalde locatie verricht
Wat is verschil tussen telewerken en thuiswerk(en)?
De officiële term voor het thuiswerken van personeel dat werkt op basis van een arbeidsovereenkomst is telewerken. In dagelijks taalgebruik wordt echter doorgaans het woord thuiswerken gebruikt. Met de term thuiswerk wordt normaal gesproken het thuis tegen betaling verrichten van vaak eenvoudige werkzaamheden, zonder dat er van een arbeidsovereenkomst of loondienst sprake is.
Verschil tussen thuiswerkprotocol en thuiswerkovereenkomst?
Er zijn meerdere verschillen tussen een thuiswerkprotocol en thuiswerkovereenkomst. Het protocol geldt voor al je medewerkers. Het bevat algemene regels en richtlijnen waar je werknemers zich aan moeten houden als ze hun werkzaamheden vanuit huis uitvoeren. Het gaat hier om incidenteel thuiswerken.
Een thuiswerkovereenkomst daarentegen kom je overeen met een specifieke werknemer die structureel thuiswerkt. Er staan meer gerichte en persoonlijke afspraken in dan in het thuiswerkprotocol.
Heeft thuiswerken belastingvoordelen?
Ja, thuiswerken heeft verschillende belastingvoordelen. Je mag in 2020 elke werknemer € 1.815 (inclusief BTW) belastingvrij betalen om zijn thuiswerkplek in te richten. Je mag dit per werknemer 1 keer per 5 jaar doen.
Fiscaal gezien is er van thuiswerken sprake als je werknemer gemiddeld 1 dag per week thuis werkt, ofwel 20% van zijn beschikbare arbeidstijd. Verder gelden de volgende voorwaarden:
er wordt gedurende 20% van de tijd thuis gewerkt
je werknemer maakt gebruik van telecommunicatiemiddelen
er is een thuiswerkovereenkomst met je werknemer gesloten
de werkplekinrichting voldoet aan de Arbowet
Welke arbo-eisen worden gesteld aan thuiswerken?
Ja, aan de werkplek van je vanuit huis werkende medewerker worden inderdaad arbo-eisen gesteld. Zo gelden er specifieke eisen voor:
het bureau
de stoel
de verlichting
de computer
Heeft mijn werknemer wettelijk recht op thuiswerken?
Nee, je werknemer heeft geen wettelijk recht om thuis te mogen werken. Er kunnen namelijk omstandigheden zijn die maken dat thuiswerken geen optie is, zoals de functie of mate van zelfstandigheid van de werknemer. Wel heb je de plicht om een verzoek tot thuiswerken serieus te overwegen. Wil je het verzoek afwijzen, motiveer dan goed je beslissing.
Welke wettelijke regels gelden voor thuiswerken?
De regels voor thuiswerken zijn neergelegd in onder meer de Wet Flexibel Werken en de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). De wet stelt de volgende eisen aan thuiswerken:
je werknemer moet een schriftelijke aanvraag doen om thuis te werken, minimaal 2 maanden voor de ingangsdatum
motivering van het verzoek is niet vereist
je moet het verzoek in overweging nemen en bespreken met je werknemer
je moet schriftelijk binnen 1 maand op het verzoek reageren
bij urgente verzoeken moet je binnen 5 dagen beslissen
motiveer een eventuele afwijzing
je werknemer mag een dergelijk verzoek eenmaal per jaar doen
Kan mijn werknemer thuiswerken afdwingen vanwege coronavirus?
Je hebt als werkgever de plicht om voor een veilige werkplek te zorgen en je personeel te beschermen. Om besmetting te voorkomen moet je daarom maatregelen nemen. Het verplicht thuiswerken kan zo'n maatregel zijn.
Is mijn werknemer verplicht besmetting met coronavirus te melden?
Je bent verplicht om voor een veilige werkomgeving te zorgen. Aangezien het coronavirus besmettelijk is, kun je inderdaad verlangen dat een werknemer besmetting bij jou meldt zodat je op die manier maatregelen kunt nemen om je andere medewerkers te beschermen.
Kan ik personeel verplichten thuis te werken wegens coronavirus?
Je hebt de plicht om je werknemers te beschermen en met het coronavirus kan het niet veilig zijn op kantoor. Je kunt dus gebruikmaken van je instructierecht en je personeel verplichten tijdelijk thuis te werken.
Welke rol speelt de ondernemingsraad (OR) bij thuiswerken?
Is er binnen je organisatie een ondernemingsraad (OR), dan is het verstandig de afspraken die je wil neerleggen in je thuiswerkprotocol aan de OR voor te leggen. Zo heb je een breder draagvlak voor je uiteindelijke reglement.
Welke rol speelt een cao bij de thuiswerkregeling?
Is een cao van toepassing, dan kunnen daar aanvullende afspraken staan over flexibele arbeidstijden en thuiswerken. Zijn er aanvullingen in de cao, kijk dan of die worden nageleefd. Is er niets geregeld in de cao dan mag je een eigen regeling treffen, al dan niet in overleg met je OR.
9. Vragen over het thuiswerkprotocol van Rocket Lawyer
Heb je een vraag over je Rocket Lawyer thuiswerkreglement die niet op deze pagina beantwoord wordt, neem dan contact met ons op: 070 378 9825. We helpen je graag verder!
Kan ik een advocaat krijgen om mijn thuiswerkprotocol te controleren?
Ja, met je Premium lidmaatschap van Rocket Lawyer kun je gebruikmaken van onze Vraag een Advocaat dienst om je opgestelde thuiswerkprotocol te laten beoordelen door een advocaat gespecialiseerd in arbeidsrecht. Ook kun je deze dienst gebruiken om juridische vragen te stellen aan een gespecialiseerde advocaat.
Hoe kan ik mijn thuiswerkregeling wijzigen?
Om je thuiswerkprotocol handmatig aan te passen hoef je alleen maar in te loggen op je Rocket Lawyer account, het document te selecteren dat je wilt bewerken en vervolgens bewerken te selecteren. Als je de oorspronkelijke versie als zodanig wilt opslaan, selecteer je eerst kopiëren en bewerk je vervolgens de gekopieerde versie.
Voorbeeld Werken vanuit huis protocol
Rocket Lawyer
Juridische zaken gemakkelijk en betaalbaar
Met Rocket Lawyer maak je gemakkelijk en snel zelf juridische documenten waardoor je veel goedkoper uit bent.
Hoeveel kost het document?
Start een proeflidmaatschap om dit document gratis te downloaden. Bevalt onze dienstverlening, blijf dan lid. Na de proefperiode van zeven dagen betaal je € 39,90 per maand. Annuleren kan op elk moment.
Is dit document rechtsgeldig?
Ja, alle documenten die we aanbieden zijn rechtsgeldig. Wanneer je de vragen hebt beantwoord zorgt onze software ervoor dat je document aansluit bij jouw situatie.
Hoe en wanneer krijg ik mijn document?
Zodra je alle vragen beantwoord hebt is je document meteen klaar en kun je het direct downloaden in PDF en Word. Op elk apparaat.
Ik heb een andere vraag
We helpen je graag. Mail naar klanten@rocketlawyer.nl. Je krijgt binnen één werkdag antwoord op je vragen.
Voorbeeld Werken vanuit huis protocol
Beantwoord enkele eenvoudige vragen om je Werken vanuit huis protocol binnen enkele minuten zelf op te stellen
