GRATIS  Werken vanuit huis protocol opstellen

Thuiswerken, ook wel telewerken genoemd, komt steeds vaker voor. Meestal gebeurt dit op verzoek van de werknemer. Maar het kan ook om andere redenen gebeuren, zoals met het coronavirus. Werken je werknemers wel eens thuis, dan is het verstandig afspraken daarover neer te leggen in een thuiswerkprotocol. Lees meer over telewerken en welke wettelijke regels gelden in deze handige gids voor werkgevers en HR personeel.

Inhoudsopgave

1. Wat is een thuiswerkprotocol?
2. Heb ik een thuiswerkprotocol nodig?
3. Wanneer kan ik dit thuiswerkprotocol niet gebruiken?
4. Welke informatie staat in een thuiswerkprotocol?
5. Hoe stel ik een thuiswerkprotocol op met Rocket Lawyer?
6. Wat moet ik weten voordat ik een thuiswerkprotocol maak?
7. Wat moet ik doen na het opstellen van een thuiswerkprotocol?
8. Veelgestelde vragen over thuiswerkprotocollen
9. Vragen over het thuiswerkprotocol van Rocket Lawyer

Een Werk vanuit huis protocol of thuiswerkprotocol is een overzicht van alle afspraken die gelden voor je personeel op het moment dat een medewerker vanuit huis gaat werken. Een thuiswerkregeling kan je helpen om veel problemen als werkgever te voorkomen. Als je geen thuiswerkprotocol hanteert, kan er verwarring ontstaan over veelvoorkomende onderwerpen, zoals het maximum aantal uren thuiswerk per week, een eventuele vergoeding voor apparatuur of meubilair en aansprakelijkheid.

Met een thuiswerkprotocol weten je medewerkers precies wat je van hen tijdens het werken vanuit huis verwacht. Het bepaalt waar jij als werkgever verantwoordelijk voor bent en welke acties je onderneemt als je werknemer de afspraken niet nakomt.

Een Protocol werken vanuit huis wordt ook wel genoemd: thuiswerkprotocol, telewerkregeling of thuiswerkregeling.

Zelfs als je maar enkele medewerkers hebt die maar incidenteel thuis werken, is het slim om meer te hebben dan alleen mondelinge afspraken. Specifieke voorwaarden die mondeling worden afgesproken, kunnen gemakkelijk worden vergeten en daardoor kan de arbeidsrelatie verstoord raken. Mondelinge afspraken zijn ook veel lastiger te bewijzen, waardoor je deze moeilijker voor een rechter kunt afdwingen.

Als de thuiswerkregeling op de juiste wijze wordt opgesteld en de bijbehorende formaliteiten in acht worden genomen, kan het protocol werkgevers helpen doordat:

• de overeengekomen afspraken tussen de werkgever en werknemer schriftelijk zijn vastgelegd
• in het contract de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid van jou en de werknemer vastliggen
• het protocol juridische ondersteuning biedt bij een arbeidsconflict over thuiswerken

Een thuiswerkprotocol kan ook helpen om telefoontjes van medewerkers te beperken met vragen over arbo-regels en aansprakelijkheid. Al met al helpt een thuiswerkregeling om de toon te zetten voor het werken vanuit huis en helpt het jou om je personeel effectief aan te kunnen sturen, ook al werken ze thuis.

De term thuiswerk heeft verschillende betekenissen. Zo betekent thuiswerk naast het vanuit huis verrichten van werkzaamheden door werknemers die in loondienst zijn, ook het thuis uitvoeren van lichte werkzaamheden door medewerkers die niet in loondienst zijn bij een werkgever. Voor die laatste groep is dit protocol niet geschikt. 

Een Protocol werk vanuit werk moet elk aspect van de rechten en plichten van zowel jou als je personeel bevatten. De volgende onderwerpen over de relatie tussen de werkgever en werknemer zijn meestal in een thuiswerkprotocol opgenomen:

• het maximaal aantal uren dat thuis gewerkt mag worden
• het maximaal aantal uren thuiswerk per dag
• een eventuele vergoeding voor het zakelijk gebruik van de privéruimte en apparatuur van je medewerker
• het beschikbaar stellen van apparatuur zoals een laptop
• eventueel een belastingvrije vergoeding voor inrichting van de thuiswerkplek
• eventuele controle op het juist inrichten van de thuiswerkplek
• arbotechnische aanwijzingen (stoel, scherm, keyboard)
• eventueel verplichte aanwezigheid van vergaderingen of opleidingen op kantoor
• aanwijzingen voor het gebruik van internet
• omgang met vertrouwelijke gegevens en inlogcodes
• de bereikbaarheid van de werknemer via telefoon, e-mail of chat
• eventueel verplicht gebruik van een digitale agenda
• eventuele controle over het aantal gewerkte uren en uitgevoerde werkzaamheden
• gevolgen voor de medewerker van overtreding van het thuiswerkprotocol 
• omstandigheden waaronder de afspraken in het protocol worden ingetrokken

Het is eenvoudig om online een gratis thuiswerkprotocol te maken. Beantwoord enkele vragen en wij stellen je document voor je samen. Het hele proces kan minder dan 10 minuten duren!

De thuiswerkprotocol generator van Rocket Lawyer zal je begeleiden bij het opstellen van je op maat gemaakte protocol. Nadat je het bijbehorende interview start, genereren we automatisch de juridische taal die voor je thuiswerkprotocol is vereist aan de hand van hoe je de interviewvragen beantwoordt. Als je niet over alle informatie beschikt die je nodig hebt, kun je vragen overslaan en je document opslaan voor later.

Je hebt altijd en overal toegang tot je thuiswerkprotocol op elk apparaat. Als Premium lid van Rocket Lawyer kun je je thuiswerkprotocol kopiëren of bewerken. Je kunt het document ook downloaden in pdf- of Word-formaat en het op elk gewenst moment afdrukken.

Je hoeft niet te weten hoe je zelf een Protocol werken vanuit huis moet opstellen om de modellen van Rocket Lawyer te gebruiken. Het kan echter handig zijn om alle benodigde informatie van tevoren te verzamelen.

Let op: controleer altijd van tevoren of in een toepasselijke cao afspraken staan over flexibel werken. Je mag namelijk wel afwijken van de afspraken in de cao, maar nooit ten nadele van je werknemer. 

Als je een thuiswerkprotocol wil opstellen, moet je beschikken over de volgende gegevens:

• wat is het maximum aantal uren per week dat je thuiswerken wil toestaan (het wettelijke maximum daarbij is 20% van het aantal uren per werkweek om een belastingvrije vergoeding te kunnen geven)
• krijgt je personeel een vergoeding voor apparatuur of meubilair
• het maximaal aantal uren dat thuis gewerkt mag worden
• wat is het maximaal aantal uren thuiswerk per dag
• wil je een vergoeding voor het zakelijk gebruik van de privéruimte en apparatuur van je medewerker geven
• wil je apparatuur zoals een laptop beschikbaar stellen
• wil je een belastingvrije vergoeding geven voor inrichting van de thuiswerkplek
• wil je een controle op het juist inrichten van de thuiswerkplek
• welke arbotechnische aanwijzingen (stoel, scherm, keyboard) geef je
• is aanwezigheid van vergaderingen of opleidingen op kantoor verplicht
• aanwijzingen voor het gebruik van internet
• hoe moet personeel omgaan met vertrouwelijke gegevens en inlogcodes
• hoe moet personeel bereikbaar zijn: telefoon, e-mail of chat
• is gebruik van een digitale agenda verplicht
• wil je een controle van het aantal gewerkte uren en uitgevoerde werkzaamheden
• welke gevolgen wil je verbinden aan overtreding van het thuiswerkprotocol
• in welke omstandigheden wil je de afspraken in het protocol intrekken

Nadat je je Werken vanuit huis Protocol hebt opgesteld, zijn er nog verschillende stappen die je kunt nemen om het document af te ronden:

Maak het rechtsgeldig
Elk opgesteld Protocol telewerken bevat een Maak het rechtsgeldig controlelijst met acties die je moet nemen om je document af te ronden. Zo moet je in het geval van een thuiswerkprotocol het document delen met je personeel. Bij voorkeur laat je hen ook tekenen voor ontvangst zodat je bewijs hebt dat je werknemers het protocol hebben ontvangen en hebben kunnen inzien. 

Vraag een Advocaat
Heb je vragen over je opgestelde thuiswerkprotocol of twijfel je bijvoorbeeld aan een bepaalde clausule, vraag dan een advocaat om je document te controleren met de Vraag een Advocaat dienst van Rocket Lawyer. Je krijgt altijd persoonlijk antwoord van de advocaat. De meeste vragen worden binnen 4 kantooruren beantwoord. Als Premium lid heb je ook toegang tot een gratis consult van 30 minuten over elke nieuwe juridische kwestie. Premiumleden die meer hulp nodig hebben, kunnen tot 33% besparen op juridische kosten bij het inhuren van een advocaat uit ons netwerk.

Maak meer arbeidsgerelateerde documenten
Krijg toegang tot verschillende juridische documenten die zijn opgesteld voor bedrijven en organisaties die met personeel werken, waaronder:

• een personeelshandboek
• verschillende soorten arbeidsovereenkomsten 
• een gebruikersovereenkomst bedrijfseigendom
• een gebruikersovereenkomst auto van de zaak
• een brief loonopschorting
• een verbeterplan
• een vaststellingsovereenkomst
• een aanzegbrief tijdelijk contract
• een brief functiewijziging
• een brief ontslag in de proeftijd
• een brief ontslag op staande voet
• een brief mededeling schorsing
• een brief officiële waarschuwing
• een brief ontslag na 2 jaar ziekte
• een brief mededeling aanvraag UWV ontslagvergunning
• een brief ontslag na ontvangst UWV ontslagvergunning
• een brief einde dienstverband ivm pensioen
• een getuigschrift
• een studieovereenkomst
• een stagecontract

Hieronder volgt een overzicht van veelgestelde vragen over thuiswerkprotocollen. Staat je vraag er niet bij, neem dan contact met ons op: 070 378 9825.

Als je personeel thuis werkt, dan heeft dat zowel voor je bedrijf als voor je werknemers meerdere voordelen: 

• kostenbesparing
• flexibiliteit
• productie hoger
• meer balans tussen werk en privé
• verlaging ziekteverzuim van je personeel
• minder bijzonder verlof van je personeel
• minder reistijd voor je personeel
• minder reiskosten voor je personeel

Uiteraard heeft thuiswerken niet alleen voordelen, maar ook nadelen: 

• risico op verminderde werkmotivatie
• geen persoonlijk contact tussen werknemers
• de grens tussen werk en privé vervaagt
• vertrouwelijkheid stukken en beveiliging bedrijfs- of klantinfo
• minder sociale controle
• minder zicht op behandeling van vertrouwelijke informatie

Je werknemer heeft geen wettelijk recht op thuiswerken en kan dus niet afdwingen dat hij thuis werkzaamheden uitvoert. Echter heeft hij wel de optie daartoe en jij moet zijn verzoek om thuis te werken serieus in overweging nemen. 

Er zijn geen standaard redenen om een verzoek om thuis te werken niet in te willigen. Afhankelijk van de situatie kun je de volgende redenen gebruiken als daar sprake van is:

• de aard van de functie maakt thuiswerken niet mogelijk, bijvoorbeeld omdat je werknemer dagelijks veel moet reizen om klanten te bezoeken
• de werknemer kan onvoldoende discipline en zelfstandigheid opbrengen om thuis te werken
• een goede functievervulling vereist dat je werknemer zijn werkzaamheden geheel op de door jou bepaalde locatie verricht

De officiële term voor het thuiswerken van personeel dat werkt op basis van een arbeidsovereenkomst is telewerken. In dagelijks taalgebruik wordt echter doorgaans het woord thuiswerken gebruikt. Met de term thuiswerk wordt normaal gesproken het thuis tegen betaling verrichten van vaak eenvoudige werkzaamheden, zonder dat er van een arbeidsovereenkomst of loondienst sprake is. 

Er zijn meerdere verschillen tussen een thuiswerkprotocol en thuiswerkovereenkomst. Het protocol geldt voor al je medewerkers. Het bevat algemene regels en richtlijnen waar je werknemers zich aan moeten houden als ze hun werkzaamheden vanuit huis uitvoeren. Het gaat hier om incidenteel thuiswerken.

Een thuiswerkovereenkomst daarentegen kom je overeen met een specifieke werknemer die structureel thuiswerkt. Er staan meer gerichte en persoonlijke afspraken in dan in het thuiswerkprotocol. 

Ja, thuiswerken heeft verschillende belastingvoordelen. Je mag in 2020 elke werknemer € 1.815 (inclusief BTW) belastingvrij betalen om zijn thuiswerkplek in te richten. Je mag dit per werknemer 1 keer per 5 jaar doen.

Fiscaal gezien is er van thuiswerken sprake als je werknemer gemiddeld 1 dag per week thuis werkt, ofwel 20% van zijn beschikbare arbeidstijd. Verder gelden de volgende voorwaarden:

• er wordt gedurende 20% van de tijd thuis gewerkt
• je werknemer maakt gebruik van telecommunicatiemiddelen
• er is een thuiswerkovereenkomst met je werknemer gesloten
• de werkplekinrichting voldoet aan de Arbowet

Ja, aan de werkplek van je vanuit huis werkende medewerker worden inderdaad arbo-eisen gesteld. Zo gelden er specifieke eisen voor: 

• het bureau
• de stoel
• de verlichting
• de computer

Nee, je werknemer heeft geen wettelijk recht om thuis te mogen werken. Er kunnen namelijk omstandigheden zijn die maken dat thuiswerken geen optie is, zoals de functie of mate van zelfstandigheid van de werknemer. Wel heb je de plicht om een verzoek tot thuiswerken serieus te overwegen. Wil je het verzoek afwijzen, motiveer dan goed je beslissing. 

De regels voor thuiswerken zijn neergelegd in onder meer de Wet Flexibel Werken en de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). De wet stelt de volgende eisen aan thuiswerken:

• je werknemer moet een schriftelijke aanvraag doen om thuis te werken, minimaal 2 maanden voor de ingangsdatum
• motivering van het verzoek is niet vereist
• je moet het verzoek in overweging nemen en bespreken met je werknemer
• je moet schriftelijk binnen 1 maand op het verzoek reageren
• bij urgente verzoeken moet je binnen 5 dagen beslissen
• motiveer een eventuele afwijzing
• je werknemer mag een dergelijk verzoek eenmaal per jaar doen

Je hebt als werkgever de plicht om voor een veilige werkplek te zorgen en je personeel te beschermen. Om besmetting te voorkomen moet je daarom maatregelen nemen. Het verplicht thuiswerken kan zo'n maatregel zijn. 

Je bent verplicht om voor een veilige werkomgeving te zorgen. Aangezien het coronavirus besmettelijk is, kun je inderdaad verlangen dat een werknemer besmetting bij jou meldt zodat je op die manier maatregelen kunt nemen om je andere medewerkers te beschermen. 

Je hebt de plicht om je werknemers te beschermen en met het coronavirus kan het niet veilig zijn op kantoor. Je kunt dus gebruikmaken van je instructierecht en je personeel verplichten tijdelijk thuis te werken. 

Is er binnen je organisatie een ondernemingsraad (OR), dan is het verstandig de afspraken die je wil neerleggen in je thuiswerkprotocol aan de OR voor te leggen. Zo heb je een breder draagvlak voor je uiteindelijke reglement.

Is een cao van toepassing, dan kunnen daar aanvullende afspraken staan over flexibele arbeidstijden en thuiswerken. Zijn er aanvullingen in de cao, kijk dan of die worden nageleefd. Is er niets geregeld in de cao dan mag je een eigen regeling treffen, al dan niet in overleg met je OR.

Heb je een vraag over je Rocket Lawyer thuiswerkreglement die niet op deze pagina beantwoord wordt, neem dan contact met ons op: 070 378 9825. We helpen je graag verder!

Ja, met je Premium lidmaatschap van Rocket Lawyer kun je gebruikmaken van onze Vraag een Advocaat dienst om je opgestelde thuiswerkprotocol te laten beoordelen door een advocaat gespecialiseerd in arbeidsrecht. Ook kun je deze dienst gebruiken om juridische vragen te stellen aan een gespecialiseerde advocaat.

Om je thuiswerkprotocol handmatig aan te passen hoef je alleen maar in te loggen op je Rocket Lawyer account, het document te selecteren dat je wilt bewerken en vervolgens bewerken te selecteren. Als je de oorspronkelijke versie als zodanig wilt opslaan, selecteer je eerst kopiëren en bewerk je vervolgens de gekopieerde versie.