GRATIS  Thuiswerkovereenkomst opstellen

Een thuiswerkovereenkomst kan je helpen om een betere werkgever te zijn. Deze bindende aanvulling op de arbeidsovereenkomst bepaalt wat je personeel van je mag verwachten en wat je van hen verwacht. Met de juiste gegevens is een schriftelijke en ondertekende thuiswerkovereenkomst de beste manier om het thuis uitvoeren van werkzaamheden door je personeel in goede banen te leiden.

Lees meer over het gebruik van ons gratis model thuiswerkovereenkomst, wat je moet opnemen in het contract en hoe je je belangen en eigendommen kunt beschermen in deze handige gids voor werkgevers en HR personeel.

Inhoudsopgave

1. Wat is een thuiswerkovereenkomst?
2. Heb ik een thuiswerkovereenkomst nodig?
3. Wanneer kan ik deze thuiswerkovereenkomst niet gebruiken?
4. Welke informatie staat in een thuiswerkovereenkomst?
5. Hoe stel ik een thuiswerkovereenkomst op met Rocket Lawyer?
6. Wat moet ik weten voordat ik een thuiswerkovereenkomst maak?
7. Wat moet ik doen na het opstellen van een thuiswerkovereenkomst?
8. Veelgestelde vragen over thuiswerkovereenkomsten
9. Vragen over de thuiswerkovereenkomst van Rocket Lawyer

Een thuiswerkovereenkomst is een contract tussen een werkgever en werknemer waarin de voorwaarden voor het werken vanuit huis zijn opgenomen. Een ondertekende thuiswerkovereenkomst kan je helpen om veel problemen als werkgever te voorkomen. Als er geen schriftelijke thuiswerkovereenkomst bestaat, kan er verwarring ontstaan over veelvoorkomende onderwerpen, zoals bereikbaarheid en aansprakelijkheid.

Met een thuiswerkovereenkomst weet je personeel precies wat je van hen tijdens het thuiswerken verwacht. Het bepaalt waar jij als werkgever verantwoordelijk voor bent en welke acties je onderneemt als je werknemer de overeenkomst niet nakomt.

Een thuiswerkovereenkomst wordt ook wel genoemd: telewerkovereenkomst of thuiswerkcontract.

Als je personeel hebt dat structureel thuiswerkt, is het slim om meer te hebben dan alleen mondelinge afspraken. Specifieke voorwaarden die mondeling worden afgesproken, kunnen gemakkelijk worden vergeten en daardoor kan de arbeidsrelatie verstoord raken. Mondelinge afspraken zijn ook veel lastiger te bewijzen, waardoor je deze moeilijker voor een rechter kunt afdwingen.

Als de thuiswerkovereenkomst op de juiste wijze wordt opgesteld en de bijbehorende formaliteiten in acht worden genomen, kan de overeenkomst werkgevers helpen doordat:

• de overeengekomen afspraken over thuiswerken tussen jou en je werknemer schriftelijk zijn vastgelegd
• in de thuiswerkovereenkomst de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid van jou en je werknemer vastliggen
• de overeenkomst juridische ondersteuning biedt bij een arbeidsconflict over thuiswerken

Een thuiswerkovereenkomst kan ook helpen om telefoontjes van medewerkers te beperken met vragen over arboregels en aansprakelijkheid. Al met al helpt een thuiswerkovereenkomst om de toon te zetten voor het werken vanuit huis en helpt het jou om je werknemer effectief aan te kunnen sturen, ook al werkt hij vanuit huis.

Let op: een thuiswerkovereenkomst is verplicht als je je werknemer de belastingvrije vergoeding wil geven voor de inrichting van zijn thuiswerkplek. 

Het woord thuiswerk heeft verschillende betekenissen. Met thuiswerk wordt namelijk ook het exclusief vanuit huis uitvoeren van vaak administratieve handelingen voor een opdrachtgever. Soms wordt daarom het vanuit werken door personeel waarmee je een arbeidsovereenkomst hebt, telewerken genoemd. Dit contract is dus niet geschikt als je als opdrachtgever iemand inhuurt om exclusief vanuit huis werkzaamheden voor je te laten uitvoeren. 

Een thuisovereenkomst moet elk aspect van de rechten en plichten bij thuiswerken van zowel jou als je personeel bevatten. De volgende onderwerpen over de relatie tussen de werkgever en werknemer zijn meestal in een thuiswerkovereenkomst opgenomen:

• de dagen en uren waarop je werknemer thuis werkt
• de gegevens van je werknemer en jou
• eventueel de specifieke werkzaamheden die je werknemer thuis uitvoert
• een eventuele vergoeding voor het zakelijke gebruik van de privéruimte en apparatuur van je medewerker
• het beschikbaar stellen van apparatuur zoals een laptop
• eventueel een belastingvrije vergoeding voor inrichting van de thuiswerkplek
• eventuele controle op het juist inrichten van de thuiswerkplek
• arbotechnische aanwijzingen (stoel, scherm, keyboard)
• eventueel verplichte aanwezigheid van vergaderingen of opleidingen op kantoor
• aanwijzingen voor het gebruik van internet
• omgang met vertrouwelijke gegevens en inlogcodes
• de bereikbaarheid van je werknemer via telefoon, e-mail of chat
• eventueel verplicht gebruik van een digitale agenda
• eventuele controle over het aantal gewerkte uren en uitgevoerde werkzaamheden
• gevolgen voor je werknemer van overtreding van het thuiswerkprotocol 
• omstandigheden waaronder je de afspraken in het protocol intrekt

Het is eenvoudig om online een gratis thuiswerkovereenkomst te maken. Beantwoord enkele vragen en wij stellen je document voor je samen. Het hele proces kan minder dan 10 minuten duren!

De thuiswerkovereenkomst generator van Rocket Lawyer zal je begeleiden bij het opstellen van je op maat gemaakte contract. Nadat je het bijbehorende interview start, genereren we automatisch de juridische taal die voor je thuiswerkovereenkomst is vereist aan de hand van hoe je de interviewvragen beantwoordt. Als je niet over alle informatie beschikt die je nodig hebt, kun je vragen overslaan en je document opslaan voor later.

Je hebt altijd en overal toegang tot je thuiswerkovereenkomst op elk apparaat. Als Premium lid van Rocket Lawyer kun je je telewerkovereenkomst kopiëren of bewerken. Je kunt het document ook downloaden in pdf- of Word-formaat en het op elk gewenst moment afdrukken.

Je hoeft niet te weten hoe je zelf een thuiswerkovereenkomst moet opstellen om de modellen van Rocket Lawyer te gebruiken. Het kan echter handig zijn om alle benodigde informatie van tevoren te verzamelen.

Let op: controleer vooraf of in een toepasselijke cao afspraken staan over flexibel werken. Je mag namelijk wel afwijken van de afspraken in de cao, maar nooit ten nadele van je werknemer.

Als je een thuiswerkovereenkomst wil opstellen, moet je beschikken over de volgende gegevens:

• de gegevens van je werknemer
• de dagen en uren waarop je werknemer vanuit huis mag werken (minimaal 20% van het aantal uren per werkweek om een belastingvrije vergoeding te kunnen geven)
• krijgt je werknemer een vergoeding voor apparatuur of meubilair
• wil je een vergoeding voor het zakelijk gebruik van de privéruimte en apparatuur van je medewerker geven
• wil je apparatuur zoals een laptop beschikbaar stellen
• wil je een belastingvrije vergoeding geven voor inrichting van de thuiswerkplek
• wil je een controle op het juist inrichten van de thuiswerkplek
• welke arbotechnische aanwijzingen (stoel, scherm, keyboard) geef je
• is aanwezigheid van vergaderingen of opleidingen op kantoor verplicht
• aanwijzingen voor het gebruik van internet
• hoe moet je werknemer omgaan met vertrouwelijke gegevens en inlogcodes
• hoe moet je werknemer bereikbaar zijn: telefoon, e-mail of chat
• is gebruik van een digitale agenda verplicht
• wil je een controle van het aantal gewerkte uren en uitgevoerde werkzaamheden
• welke gevolgen wil je verbinden aan overtreding van het thuiswerkprotocol
• in welke omstandigheden wil je de afspraken in het protocol intrekken

Nadat je je thuiswerkovereenkomst hebt opgesteld, zijn er nog verschillende stappen die je kunt nemen om het document af te ronden:

Maak het rechtsgeldig
Elk opgestelde thuiswerkovereenkomst bevat een Maak het rechtsgeldig controlelijst met acties die je moet nemen om je document af te ronden. In het geval van een thuiswerkovereenkomst moeten jij en de desbetreffende werknemer het document ondertekenen. Ook geef je een kopie aan je werknemer.

Online ondertekenen
Met online ondertekenen kies je ervoor om je thuiswerkovereenkomst eenvoudig online te ondertekenen en het contract te laten versturen naar je werknemer voor zijn online handtekening.

Vraag een Advocaat
Heb je vragen over je opgestelde thuiswerkovereenkomst of twijfel je bijvoorbeeld aan een bepaalde clausule, vraag dan een advocaat om je document te controleren met de Vraag een Advocaat dienst van Rocket Lawyer. Je krijgt altijd persoonlijk antwoord van de advocaat. De meeste vragen worden binnen 4 kantooruren beantwoord. Als Premium lid heb je ook toegang tot een gratis consult van 30 minuten over elke nieuwe juridische kwestie. Premiumleden die meer hulp nodig hebben, kunnen tot 33% besparen op juridische kosten bij het inhuren van een advocaat uit ons netwerk.

Controleer de thuiswerkplek
Laat je werknemer zijn thuiswerkplek controleren aan de hand van de checklist die bij deze thuiswerkovereenkomst is gevoegd. Bespreek vervolgens de uitkomsten met hem. Vergeet niet dat jij verantwoordelijk blijft voor de naleving van de arboregels, ook thuis!

Maak meer arbeidsgerelateerde documenten
Krijg toegang tot verschillende juridische documenten die zijn opgesteld voor bedrijven en organisaties die met personeel werken, waaronder:

• een thuiswerkprotocol
• een personeelshandboek
• verschillende soorten arbeidsovereenkomsten 
• een gebruikersovereenkomst bedrijfseigendom
• een gebruikersovereenkomst auto van de zaak
• een brief loonopschorting
• een verbeterplan
• een vaststellingsovereenkomst
• een aanzegbrief tijdelijk contract
• een brief functiewijziging
• een brief ontslag in de proeftijd
• een brief ontslag op staande voet
• een brief mededeling schorsing
• een brief officiële waarschuwing
• een brief ontslag na 2 jaar ziekte
• een brief mededeling aanvraag UWV ontslagvergunning
• een brief ontslag na ontvangst UWV ontslagvergunning
• een brief einde dienstverband ivm pensioen
• een getuigschrift
• een studieovereenkomst
• een stagecontract

Hieronder volgt een overzicht van veelgestelde vragen over thuiswerkovereenkomsten. Staat je vraag er niet bij, neem dan contact met ons op: 070 378 9825.

Juist omdat thuiswerken meer voor- dan nadelen heeft, zijn er wettelijke regels in het leven geroepen voor thuiswerken. Deze zijn opgenomen in de wet flexibel werken. Thuiswerken heeft de volgende voordelen: 

• je werknemer heeft minder reistijd
• jij en je werknemer hebben minder reiskosten
• je werknemer heeft meer flexibiliteit
• jij bespaart op kantoorruimte en de kosten ervan
• er is een betere aansluiting op de privé-situatie van de werknemer
• een verhoging van de motivatie van je werknemer
• je werknemer heeft een rustige werkruimte
• een verlaging van het verzuim van je werknemer

Ja, naast voordelen heeft thuiswerken ook nadelen:

• je werknemer kan minder betrokken raken
• er is minder contact met collega’s
• je werknemer moet ruimte hebben om te werken
• je werknemer heeft zelfdiscipline nodig
• een kantoor biedt structuur en regelmaat
• het is lastiger voor je werknemer om privé en werk gescheiden te houden

De wet flexibel werken (WFW) bepaalt onder meer dat elke werknemer het recht heeft om aanspraak te maken op thuiswerken. Dit betekent dat je zijn verzoek serieus in overweging moet nemen en alleen kunt afwijzen als je daar een goede reden voor hebt. Ook stelt de wet bepaalde voorwaarden:

• je werknemer mag pas na 26 weken na zijn indiensttreding zijn eerste verzoek doen
• je werknemer mag zo'n verzoek maar 1 keer per jaar doen
• je werknemer moet zijn schriftelijke aanvraag  minimaal 2 maanden voor de ingangsdatum doen
• je reageert binnen 1 maand schriftelijk op zijn verzoek
• een afwijzing bespreek je met je werknemer

In principe ben jij als werkgever verantwoordelijk voor de inrichting van de thuiswerkplek. Je kunt er daarom voor kiezen om de thuiswerkplek zelf in te richten of om een deskundige of de werknemer zelf te laten controleren aan de hand van een checklist. Bij onze thuiswerkovereenkomst zit een checklist voor je werknemer om dit zelf te doen. 

Er zijn geen vaste redenen om een verzoek van je medewerker om thuis te weken af te wijzen. Je dient in ieder geval een goede reden te hebben, maar van een bedrijfseconomisch belang hoeft er niet per se sprake te zijn. Je kunt bijvoorbeeld een verzoek afwijzen als de aard van de werkzaamheden of de persoon van de werknemer thuiswerken niet mogelijk of wenselijk maken. 

Je hebt als werkgever verschillende verplichtingen bij thuiswerkend personeel. De belangrijkste zijn: 

• je moet zijn verzoek serieus overwegen
• je reageert binnen 1 maand op zijn verzoek
• je motiveert je afwijzing schriftelijk
• bij afwijzing bespreek je dit met je werknemer
• je blijft verantwoordelijk voor de uitvoering van de arboregels
• je ondersteunt je personeel met het inrichten van hun thuiswerkplek

Thuiswerken wordt fiscaal als thuiswerken gezien als je werknemer gemiddeld 1 dag per week vanuit huis werkt. ofwel 20% op basis van een voltijd dienstvetrekking. Je mag je werknemer dan belastingvrij € 1.815 (inclusief btw) betalen om zijn thuiswerkplek in te richten. Dit belastingvoordeel heb je eenmaal per 5 jaar. Overige voorwaarden zijn:

• je werknemer maakt gebruik van telecommunicatiemiddelen
• er is een schriftelijke overeenkomst tussen de werknemer en werkgever over het thuiswerken (ofwel deze thuiswerkovereenkomst)
• de inrichting van de thuiswerkplek moet aan de Arbowet voldoen

Een werken vanuit huis protocol of thuiswerkprotocol gebruik je als je personeel hebt dat wel eens vanuit huis werkt. Zodra een werknemer structureel thuis gaat werken, sluit je een thuiswerkovereenkomst met hem. Hierin staan de individuele afspraken die je met hem maakt. Een thuiswerkovereenkomst is bovendien verplicht als je een belastingvrije vergoeding voor de inrichting van zijn thuiswerkplek wilt geven. 

De Arbowet en andere arbowetgeving is ook van toepassing op de werkomstandigheden thuis, Zo moet de thuiswerkplek van je werknemer voldoen aan bepaalde voorwaarden. Dit thuiswerkcontract bevat een checklist waarmee je werknemer kan controleren of de inrichting voldoet. De checklist heeft betrekking op: 

• het bureau
• de stoel
• de verlichting
• de computer

Ja, je werknemer kan eisen dat hij onder deze omstandigheden thuis werkt als zijn werkzaamheden dat toestaan. Gezien de huidige stand van zaken is het verstandig aan zo'n eis gehoor te geven. 

Je hebt als werkgever de taak om je personeel niet bloot te stellen aan gevaren en besmetting met het coronavirus is een realistisch risico. Aangezien het besmettelijk is, kun je inderdaad verlangen dat een werknemer van wie je vermoedt dat die wellicht besmet is, tijdelijk thuis werkt.

Als er binnen je bedrijf een cao geldt, dan kunnen daar aanvullende afspraken staan over flexibele arbeidstijden en thuiswerken.  Je mag afwijkende afspraken met je werknemer maken, maar niet ten nadele van hem. 

Heb je een vraag over je Rocket Lawyer thuiswerkovereenkomst die niet op deze pagina beantwoord wordt, neem dan contact met ons op: 070 378 9825. We helpen je graag verder!

Ja, met je Premium lidmaatschap van Rocket Lawyer kun je gebruikmaken van onze Vraag een Advocaat dienst om je opgestelde thuiswerkovereenkomst te laten beoordelen door een advocaat gespecialiseerd in arbeidsrecht. Ook kun je deze dienst gebruiken om juridische vragen te stellen aan een gespecialiseerde advocaat.

Om je thuiswerkovereenkomst handmatig aan te passen hoef je alleen maar in te loggen op je Rocket Lawyer account, het document te selecteren dat je wilt bewerken en vervolgens bewerken te selecteren. Als je de oorspronkelijke versie als zodanig wilt opslaan, selecteer je eerst kopiëren en bewerk je vervolgens de gekopieerde versie.