Que dire et que faire lors d’un contrôle URSSAF ?

Un préalable, préparez les documents que l'agent de contrôle vous a réclamés dans l’avis de passage (pour plus d’informations, reportez-vous à la fiche pratique Préparer un contrôle URSSAF).

Si votre présence n’est requise qu’à la première visite du contrôleur, faites en sorte qu’il soit toujours bien reçu. Accueillez-le dans de bonnes conditions : aménagez-lui un espace de travail agréable (ne le mettez pas dans un placard, au sous-sol ou dans un bureau non chauffé), proposez-lui une boisson. Vous partirez sur de bonnes bases.

Dialoguez. N’hésitez pas à solliciter son avis. C’est un excellent expert social ; ces conseils peuvent être très précieux.

Quand il vous demande des documents, des explications, ne faites pas traîner les choses, cela pourrait se retourner contre vous (ex : il vous demande les notes de frais de 3 salariés, donnez-les lui rapidement. Sinon, il pourrait bien vérifier les notes de frais de tous vos salariés!). Soyez disponible, ouvert.

Ne vous vantez jamais de faire tout correctement. En matière sociale, la perfection n'existe pas et l'agent de contrôle de l'URSSAF le sait. Parfois on croit que les paies sont correctement traitées, on en est fier et dans les faits, rien ne va. Laissez-le contrôler ce qu’il veut sans essayer de l’orienter.

Le contrôleur URSSAF connaît parfaitement ses pouvoirs ; il y a donc peu de chance qu’il vous réclame des choses qu’il n’a pas le droit de vous demander. Ceci dit, mieux vaut savoir où s’arrêtent ses prérogatives.

Il peut exiger que vous lui fournissiez tout document qu’il juge utile, mais seulement ceux qui portent sur l’objet du contrôle. Vous pouvez refuser de lui remettre des documents se rapportant à des questions totalement étrangères au contrôle ou qui portent sur des faits anciens n’ayant aucun rapport avec ceux sur lesquels le contrôle est exercé.

En principe, tous les documents que vous lui remettez doivent être consultés sur place, il ne peut pas les emporter sans votre autorisation. Si vous acceptez de lui confier des documents, dressez-en une liste exhaustive à lui remettre contre décharge.

Il peut interroger vos salariés, mais seulement sur les lieux de travail. Si l’audition a lieu dans un autre endroit (ex : les locaux de l’URSSAF) ou si des personnes étrangères à votre entreprise (ex : un membre de la famille d’un de vos salariés) sont interrogées, le contrôle est irrégulier et le redressement qui en découle aussi.

Remarque : une seule dérogation à l’audition sur place est admise. Si le contrôleur recherche des infractions de travail dissimulé, il peut recueillir les déclarations des salariés n’importe où.

Il ne peut pas non plus demander à vos salariés de remplir un questionnaire (ex : un questionnaire sur leurs horaires de travail).

Les contributions patronales à un régime frais de santé (mutuelle santé), un régime de prévoyance ou un régime de retraite supplémentaire sont exonérées de cotisations de Sécurité sociale, dans certaines limites, sous réserve que le régime soit collectif (il s’applique à tous les salariés ou à une catégorie objective d’entre eux) et obligatoire (sauf dispenses nettement circonscrites, les salariés doivent y être affiliés). Sinon, l’URSSAF soumet toutes les contributions patronales aux cotisations sociales. Voilà pour le principe.

Toutefois, vous pouvez demander au contrôleur de moduler son redressement. Pour bénéficier de cette modulation, vous devez reconstituer les sommes faisant défaut (donc les contributions patronales qui auraient dû être soumises à cotisations, mais qui ne l’ont pas été, pas toutes les contributions patronales). Si votre reconstitution est juste, le contrôleur calcule un nouveau redressement sur la base de ces sommes. Le montant de ce redressement variera selon la gravité de votre faute. Il s’élèvera à :

• 1,5 fois la base du redressement en cas d’erreur formelle (ex. : vous ne pouvez pas produire les demandes de dispenses d’affiliation autorisées)
• 3 fois dans les autres cas