Dans les cas où la décision est prise en Assemblée Générale Extraordinaire, vous devez convoquer vos associés à cette Assemblée pour décider du transfert de siège social et établir des documents spécifiques.
Une fois de plus il faut vérifier ce qui est prévu dans vos statuts.
- La convocation des associés.
Vous devez vérifier le délai de convocation prévu dans vos statuts. Généralement, le délai est de 15 jours. C’est à dire que 15 jours avant votre Assemblée, vous devez envoyer une convocation aux associés qui reprend l’ordre du jour : si vous envoyez votre convocation le 15 juin, vous pourrez tenir votre assemblée le 30 juin.
Cette convocation peut être envoyée par mail, lettre simple ou recommandée, selon les modalités prévues par les statuts de votre SAS.
À l’issue du questionnaire qui va vous permettre d’établir votre procès-verbal de transfert de siège social, vous pourrez imprimer toutes les lettres de convocation déjà remplies.
- Le procès-verbal de l’Assemblée Générale Extraordinaire.
Vous devez réunir vos associés en Assemblée Générale Extraordinaire afin de rédiger un acte de société. C’est à ce moment-là que la décision de transfert de siège social de votre SAS va être votée par les associés. Pour cela vous devez respecter les conditions de majorité prévues dans vos statuts. Notre questionnaire vous permet de créer un procès-verbal qui comporte toutes les mentions obligatoires propres au SAS. Vous devez vous rendre à l’Assemblée avec ce document et le faire signer à tous les associés.
Si certains changements ont lieu lors de votre Assemblée et que vous avez déjà rédigé votre procès-verbal, vous pourrez toujours revenir sur le document afin de le modifier.
C’est un rapport qui doit être envoyé aux associés avec la lettre de convocation, puis qui sera lu au début de l’Assemblée. Il explique aux associés pourquoi ils sont convoqués et quelle décision ils vont devoir prendre. Ce rapport, devra être gardé dans les dossiers de la SAS avec le procès-verbal.
Le jour de l’Assemblée vous devez faire signer à tous les associés qui seront présents une feuille de présence. Ce document, qui devra être conservé avec le procès-verbal vous sera automatiquement fourni à la fin du questionnaire.
Il est indispensable de bien respecter cette procédure et le formalisme attaché à chacun de ces documents car en cas d’erreur ou d’oubli, l’Assemblée pourra être frappée de nullité.
Notre questionnaire vous permet d’obtenir en plus du procès-verbal d’assemblée, l’ensemble de ces documents.