Para inscribir un acuerdo en el Registro Mercantil, tiene que estar certificado y si eres socio puedes pedir a tu sociedad que te entregue una certificación del acta de la junta.
Una vez tengas el acta de la junta general, para acreditar y garantizar el contenido de las actas de la junta, tanto las del consejo de administración como las de la junta general, se realizan copias, totales o parciales del contenido de las actas.
Y estas copias, se llaman certificaciones, que sirven para describir la existencia de todo o de parte del contenido de las actas.
La Ley en muchas ocasiones, obliga a que algunos de los acuerdos aprobados en junta, tengan que inscribirse en el Registro Mercantil (por ejemplo, el depósito de cuentas anuales, la modificación de estatutos, el nombramiento de administradores…), y para elevar a público estos acuerdos, es decir para firmar un documento notarial, necesitas una certificación del acuerdo o del acta que luego se va a inscribir en el Registro.
Y si eres un socio, aunque no hayas asistido a la reunión, puedes pedir una certificación del acuerdo para saber todo lo que ocurrió y se acordó en la junta. Y también las personas a las que hayas dado autorización para representación en junta general, pueden pedir una certificación de los acuerdos y del acta de la junta general.
El órgano de administración de la sociedad, es el encargado de emitir y hacer las certificaciones. Y depende de cómo sea la administración de la sociedad, el responsable será:
si es un consejo de administración, el secretario del consejo tiene que hacer el certificado del acuerdo o certificación del acta, con el visto bueno del presidente o, en su caso, el vicepresidente del consejo
el administrador único
cualquiera de los administradores solidarios
si son administradores mancomunados, el que tengan el poder de representación
Ten presente, que para la inscripción de los acuerdos contenidos en una certificación, el cargo del administrador o del consejero que ha hecho la certificación tiene que estar inscrito antes en el Registro mercantil o inscribir su cargo de administrador al mismo tiempo que el acuerdo que estás certificando.
Las certificaciones pueden recoger la transcripción literal del acta, un extracto o parte de la misma o uno de los acuerdos adoptados. Si son acuerdos que se han de inscribir en el Registro mercantil, tienen que recogerse de forma literal todas las circunstancias del acta, como:
la fecha y lugar de celebración de la reunión o de la junta
la fecha y la forma en que se ha hecho en anuncio de la convocatoria, salvo en el caso de junta universal
el texto total de la convocatoria o, si se tratase de junta universal, los puntos aceptados como orden del día de la sesión
lista de asistentes y el recuento del capital que representan las participaciones o acciones de los socios asistentes
el contenido de los acuerdos adoptados
el resultado de las votaciones de los acuerdos, indicando las mayorías por los que se han adoptado los acuerdos
forma de aprobación y fecha del acta de la junta general
la fecha de la firma del acta