Hoelang mag je persoonsgegevens bewaren?

Voor je financiële administratie moet je de volgende gegevens minimaal 7 jaar bewaren:

• debiteuren- en crediteurenadministratie

• facturen

• loonadministratie

Als werkgever moet je met verschillende bewaartermijnen rekening houden:

Minimale bewaartermijnen personeelsgegevens

Maximale bewaartermijnen personeelsgegevens

Voor een medische zorgverlener of arbo arts gelden de volgende bewaartermijnen:

• algemene medische of arbogegevens: minimaal 10 jaar (let op: een werknemer mag om vernietiging hiervan vragen bij de arbodienst)

• medisch patiëntendossier: minimaal 15 jaar of zoveel langer als redelijkerwijs nodig is

Voor camerabeelden en digitale registraties gelden korte maximale termijnen:

• beelden van beveiligingscamera’s mogen maximaal 24 uur worden bewaard, tenzij langer bewaren nodig is voor de opsporing van fraude. In dat geval mag het worden bewaard zolang het onderzoek loopt.

• camerabeelden van openbare plaatsen mogen maximaal 4 weken worden bewaard

• persoonsgevens die je via cookies over website bezoeken hebt verzameld (logfiles) of die betrekking hebben op wat er over je bedrijf wordt geschreven (monitoren) mogen maximaal 6 maanden worden bewaard

Als de maximale bewaartermijn van de persoonsgegevens voorbij is, dan mag je de gegevens niet meer gebruiken. Je moet ze dan op een veilige manier vernietigen, tenzij ze bestemd zijn voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. In die gevallen mag je ze in een archief bewaren. Als de minimale bewaartermijn is verstreken, dan mag je de gegevens vernietigen. Als iemand je na deze termijn vraagt zijn gegevens te vernietigen, moet je dat ook doen.

Vergeet niet om de persoonsgegevens die je verzameld hebt op tijd te vernietigen.

1. Controleer bij elke soort persoonsgegevens of je ze een minimum- of maximum termijn moet bewaren
2. Geen termijn? Bedenk dan wat een noodzakelijke bewaartermijn is.
3. Zet alle soorten persoonsgegevens met hun bewaartermijnen in een verwerkingsregister. Zo houd je een goed overzicht.
4. Raadpleeg het verwerkingsregister regelmatig en kijk bijvoorbeeld iedere maand welke gegevens je moet verwijderen. 
5. Verwijder de persoonsgegevens zorgvuldig.