Regulación del uso de internet y de las herramientas informáticas
Lo que incluimos
¿Qué es la regulación de uso de internet?
Es un documento que sirve para informar a tus empleados de las condiciones en que pueden utilizar las herramientas informáticas de la empresa (ordenador, móvil, etc.), evitando el absentismo presencial y favoreciendo la productividad de tu empresa.
¿Cuándo hay que redactar una regulación de uso de internet?
Puedes utilizar este modelo cuando quieras establecer prohibiciones totales o parciales al uso personal de los medios informáticos de tu empresa e implantar controles para vigilar el buen uso de estos.
Ejemplo del documento de regulación de uso de internet
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Normativa interna de sobre la regulación del uso de Internet y de las herramientas informáticas
Ámbito de aplicación
1. El contenido del presente documento será de aplicación a todos los empleados de , en todo lo relativo al manejo de herramientas informáticas, sea cual sea su régimen laboral (ya sean empleados fijos, temporales, interinos, becarios etc.).
2. La presente normativa se aplica al uso de todas las herramientas informáticas que sean propiedad de la empresa, tales como:
- Equipos informáticos (ordenadores)
- Teléfonos
- Dispositivos móviles (smartphones, tablets, etc.)
- Correo electrónico
- Internet, Intranet y Extranet
- Aplicaciones informáticas o software
Reglas generales de uso de las herramientas informáticas
3. El sistema informático de la empresa, todos sus componentes y datos, son propiedad de . Los medios informáticos se ponen a disposición de los empleados para un uso estrictamente profesional, como medios útiles para la realización de las tareas que se les confían y en consecuencia no pueden ser utilizados para fines particulares o ajenos al interés de la empresa. Todos los empleados deberán adoptar un comportamiento profesional y responsable en la utilización de los sistemas de información.
4. Los empleados de solo deben acceder al ordenador y a los programas del sistema a través de la contraseña personal que se le ha facilitado. Dicha contraseña es personal e intransferible, por lo que no debe ser comunicada a ninguna otra persona, sea o no empleado de esta empresa, ni se debe acceder al ordenador a través de claves ajenas. Los empleados están obligados a adoptar medidas de seguridad tales como no guardar la clave en un sitio de fácil acceso para terceros o ausentarse del puesto de trabajo dejando abierta la conexión a internet.
5. Asimismo, se les informa de que si, por razón de su trabajo, tienen autorización para manejar o tratar datos de carácter personal, están obligados a observar estricto secreto profesional respecto de los mismos, de conformidad y en los términos dispuestos en la normativa reguladora de la protección de datos de carácter personal.
Uso de los recursos informáticos con fines privados
6. Se permite la utilización de los recursos informáticos con fines privados en horario de trabajo cuando ésta sea puntual, razonable y vinculada a las necesidades de la vida corriente y familiar. Este uso extraprofesional no puede hacerse nunca en detrimento de las tareas profesionales que incumben al empleado. El hecho de que se permita su eventual utilización para fines ajenos al trabajo no modifica lo establecido en el apartado 3 de éste documento.
7. Los archivos de carácter privado deben estar claramente identificados y diferenciados de los profesionales: deben archivarse en carpetas con el título de “personal” o “privado”. De la misma forma deberá hacer constar en el asunto de los correos electrónicos de carácter personal la mención “personal” o “privado”. A falta de dicha distinción, los datos serán considerados como profesionales.
Medidas de control de las herramientas tecnológicas
8. La empresa realizará regularmente un control del uso de los recursos informáticos con el fin de asegurar el buen funcionamiento de los sistemas informáticos. Este control ordinario no busca identificar a los usuarios ni el modo en el que se utilizan los recursos. Asimismo se les informa de la posible aplicación de medidas de carácter preventivo, como la exclusión o prohibición de determinadas conexiones.
9. En principio, no se realizará ningún control sobre el uso individual de los recursos informáticos. No obstante, la Dirección de la empresa puede decidir controlar el ordenador o cualquier otra herramienta informática de un empleado determinado si circunstancias excepcionales y justificadas lo exigen.
10. Las medidas de supervisión y control que la empresa pueda llevar a cabo para constatar genérica o puntualmente el correcto uso de los medios informáticos por parte de los empleados, observarán el necesario respeto a la intimidad del trabajador, de acuerdo con las características de cada caso.
Consecuencias del incumplimiento y régimen sancionador.
11. La utilización de los medios informáticos para fines no profesionales que exceda de lo dispuesto por el apartado 6 del presente documento podrá considerarse como una falta muy grave, merecedora de la sanción disciplinaria que se estime como adecuada por la empresa.
Sobre la regulación del uso de internet
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¿Cómo se redacta la regulación del uso de internet?
Crear la regulación del uso de internet es fácil, solo responde unas pocas preguntas y Rocket Lawyer redactará el documento por ti. Cuando tengas todos los datos preparados, crear tu escrito será un proceso fácil y rápido.
Necesitarás la siguiente información:
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¿Cuál es la empresa?
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¿Se permite cierto uso personal de los medios informáticos de la empresa?
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FAQ’s sobre la regulación del uso de internet
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¿Qué debe incluir una Regulación del uso de internet?
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Nombre de la empresa.
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Herramientas informáticas a las que se les aplica el control.
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Reglas generales de uso de los medios informáticos.
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Prohibiciones totales o parciales del uso personal.
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Tipos de controles que la empresa puede ejercer.
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Posibles sanciones por incumplimiento.
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¿Por qué debo regular el uso de las herramientas informáticas?
Si regulas las condiciones de uso de los medios informáticos, los empleados tendrán claro cuando pueden utilizar estos medios para fines personales y cuando no, lo que evitará la falta de productividad (estarán concentrados en el trabajo). Además, te permitirá sancionar a los empleados que incumplan dichas condiciones.
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¿Puedo prohibir totalmente el uso para fines personales?
Generalmente, las empresas establecen una prohibición parcial del uso de las herramientas informáticas para fines personales, permitiendo un uso moderado y justificado (p.e. por razones familiares). En esos casos, los empleados deben nombrar los archivos y correos personales como “privados” o “personales”, y deberán borrarlos en un tiempo prudencial.
En otras empresas, se establece una prohibición total, que puede resultar más difícil de implantar, ya que es difícil controlar el uso de estas herramientas. -
¿Puedo vigilar y controlar el uso de las herramientas informáticas?
Tal y como se establece en la ley, como empresario puedes establecer medidas de vigilancia y control para verificar que los trabajadores cumplen con sus obligaciones laborales. Por esta razón, es posible para el empleador controlar el uso de las herramientas tecnológicas facilitadas por la empresa a los trabajadores.
Estas medidas de vigilancia y control deben realizarse respetando el derecho fundamental a la intimidad de los trabajadores. Una forma de ser respetuoso con esta intimidad, es dejando claro en qué condiciones pueden usarse las herramientas y qué tipo de controles van a realizarse: si el empleado tenía conocimiento de los controles y medidas aplicables en la empresa, al realizar el control no puede entenderse que se vulnere su intimidad (no existe expectativa de privacidad).
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¿En qué casos puedo realizar controles individualizados para cada empleado?
Si lo estableces por escrito, tienes la posibilidad de hacer controles individualizados siempre que quieras, sin necesidad de que exista un motivo específico para ello. Si no estableces nada, solo podrás hacer controles individualizados en caso de que tengas sospechas de que el empleado está haciendo un uso indebido de las herramientas informáticas.
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¿Puedo sancionar a los empleados que incumplan la regulación?
Para poder sancionar a los empleados por utilizar las herramientas informáticas con fines privados, estos deben tener claro cuales son las condiciones de uso y cuales son los controles que la empresa podrá realizar (generales o individuales).
Si un trabajador, pese a la prohibición expresa, utiliza los medios tecnológicos con fines privados, podrá ser sancionado e incluso despedido por una transgresión de la buena fe contractual.
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¿Cómo informo a los empleados de la existencia de esta regulación?
El empleado debe estar debidamente informado de las condiciones de uso de las herramientas informáticas que existen en la empresa. Para ello, te aconsejamos lo siguiente:
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Entrega una copia a los representantes de los trabajadores
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Entrega una copia a cada empleado y haz que la firme
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Publicalas en la intranet de la empresa o en carpetas compartidas
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