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8 puntos clave sobre la aprobación de cuentas de la sociedad

Todas las sociedades que tengan una actividad mercantil o hagan negocios, están obligadas a llevar una contabilidad ordenada, y seguir un orden temporal de todas las operaciones realizadas. Además, se encuentran obligadas a formular las cuentas anuales al cierre de su ejercicio.

Lo más habitual, en la práctica, es que el ejercicio social coincida con el año natural y que se inicie el día 1 de enero y finalice el 31 de enero del mismo año, por ello, antes del día 30 de junio, todas las sociedades que cierren su ejercicio social a final de año, deberán aprobar sus cuentas. Si este es tu caso, estos son los puntos que debes tener en cuenta:

1. ¿Qué son las cuentas anuales?

Las cuentas anuales permiten tener un conocimiento de la realidad económica y financiera de la empresa. Comprenden diversos documentos, que en conjunto forman una unidad, se complementan entre sí y no pueden considerarse aisladamente. Estos documentos deben ser redactados con claridad y tienen por finalidad exponer periódicamente la evolución patrimonial de la sociedad, de manera que tanto los socios, como los terceros ajenos a la misma, (como pueden ser los trabajadores o acreedores de la sociedad), tengan una imagen fiel del patrimonio y la situación financiera de la sociedad.

Los documentos que constituyen las cuentas anuales en las pequeñas y medianas empresas son los siguientes:

  • el balance;
  • la cuenta de pérdidas y ganancias;
  • el estado de cambios en el patrimonio neto del ejercicio (ECPN);
  • el estado de flujos de efectivo (EFE); y
  • la memoria

Los documentos que sirven de soporte y de antecedente de las cuentas anuales no son exclusivamente los libros contables obligatorios, sino que son todos los documentos contables que sirven de apoyo a sus asientos, como por ejemplo, facturas, albaranes, listado de existencias y el resto de documentos donde consten las transacciones que se han contabilizado.

2. ¿Cuándo se cierra el ejercicio social?

La determinación de la fecha de cierre del ejercicio social no es una mención que deben contener necesariamente los estatutos sociales. Por este motivo, si no se ha incluido una fecha de cierre del ejercicio social en los mismos, se entiende que el ejercicio termina el día 31 de diciembre de cada año.

Señalar una fecha de cierre del ejercicio extiende sus efectos más allá de su constancia en los estatutos de la sociedad. En particular, de la fecha de cierre del ejercicio se derivan importantes consecuencias tanto desde el punto de vista del ámbito mercantil como desde el punto de fiscal. Así, desde el punto de vista mercantil esta fecha afecta, entre otras cosas, al plazo legal para la reunión de la junta general que debe examinar la gestión social, decidir sobre la aprobación de las cuentas del ejercicio anterior y dictaminar cómo se deberá aplicar el resultado.

3. ¿Quién debe convocar la Junta General para la aprobación de las cuentas anuales?

El órgano de administración de la sociedad (el administrador único, los administradores mancomunados o solidarios o el Presidente del Consejo de Administración), es quien debe encargarse de convocar esta Junta General para proceder a la aprobación de las cuentas y poder depositarlas posteriormente en el Registro Mercantil.

No llevar a cabo este proceso en tiempo y forma conlleva el cierre de la hoja registral de la sociedad.

4. ¿Cómo se hace la convocatoria de una junta general?

Hacer correctamente el anuncio de la convocatoria, es muy importante para evitar que sea declarada nula o no válida, y lo principal es que todos los socios sepan con suficiente antelación que se va a celebrar una junta. Lo primero que tienes que comprobar, son tus estatutos sociales, ahí aparecerá la forma específica de hacer y remitir la convocatoria a los socios, que puede ser de dos maneras:

  • que tus estatutos se remitan al sistema previsto en la Ley
  • que en tus estatutos, aparezca la forma de hacerse la convocatoria de la junta, por cualquier procedimiento de comunicación individual y escrita que asegure que el socio recibe en su domicilio el anuncio de la convocatoria a la junta

Además, ten en cuenta que en la convocatoria debes hacer mención del derecho que tienen los socios a obtener, de forma inmediata y gratuita, los documentos que vayan a someterse a la aprobación, así como en su caso, el informe de gestión y el informe de los auditores de cuentas.

Si quieres saber más sobre la convocatoria de la junta general puedes consultar nuestra guía gratuita “El anuncio de la convocatoria a la junta”.

5. ¿Cuál debe ser el orden del día?

El orden del día deben ser todos los asuntos o los temas que se van a tratar en la junta, y es importante que se haga de forma clara y precisa. En el caso concreto de la junta para aprobar las cuentas anuales de la sociedad, es obligatorio que se trate lo siguiente:

  • examen y, en su caso, aprobación de las cuentas del ejercicio anterior y el informe de gestión
  • la censura de la gestión social
  • la aplicación del resultado

6. ¿Qué ocurre si los administradores no convocan esta junta?

Para el caso de que los administradores no convoquen la junta en el plazo legalmente establecido, existe una solución alternativa para los socios -la convocatoria judicial o registral- . Ahora bien, aunque los socios pueden acudir a la convocatoria judicial (o registral), como último remedio para garantizar sus derechos, esto no impide que los propios administradores puedan convocar la junta general fuera del plazo legal, ni que, si lo hacen, los acuerdos adoptados en relación con ese objeto sean nulos. La Ley de Sociedades de Capital dispone que la junta general ordinaria es válida aunque haya sido convocada o se celebre fuera de plazo.

7. ¿Tienen los socios derecho a solicitar información sobre las cuentas anuales antes de la junta?

Como socio, podrás solicitar todos los informes o documentos de los asuntos del orden del día de la junta. Y también puedes pedir aclaraciones durante la celebración de la junta, o solicitar información de otros asuntos que estén relacionados con los que se van a tratar en la junta. Respecto a la junta para aprobar las cuentas anuales, puedes pedir los siguientes documentos relacionados con la contabilidad:

  • aclaraciones para conocer el balance
  • cuenta de pérdidas y ganancias
  • cuadro de financiación
  • propuesta de distribución de beneficios
  • memoria
  • informe de gestión
  • informe de los auditores, si tu sociedad ha nombrado auditor de cuentas

Envía nuestro modelo de “Solicitud de información para aprobar cuentas anuales” a los administradores de la sociedad antes de que se celebre la junta, para que te puedan dar de forma gratuita toda la documentación o información necesaria y puedas decidir qué votarás el día de la junta.

8. ¿Qué se debe hacer una vez se han aprobado las cuentas anuales?

Una vez que las cuentas anuales hayan sido aprobadas por la Junta, en el plazo de un mes deberán presentarse en el Registro Mercantil de la provincia. Este plazo de un mes se cuenta de fecha a fecha por lo que si la aprobación de las Cuentas Anuales por la Junta General se realiza el último día (30 de junio) (en el caso de que el ejercicio coincida con el año natural), las cuentas anuales deberán ser depositadas como máximo el día 30 de julio.

Recuerda, si el cierre del ejercicio de la sociedad fue el 31 de diciembre, el próximo 30 de junio finaliza el plazo para la aprobación de las cuentas anuales de la sociedad. Dado que el plazo para la convocatoria de la Junta General suele ser de entre 15 y 30 días, te recomendamos que lo hagas a la mayor brevedad posible, a fin de evitar incumplimientos y sanciones.

Si quieres convocar una junta de socios para deliberar y aprobar o no la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado, puedes utilizar nuestro modelo de “Anuncio convocatoria de junta general ordinaria”. Este documento te asegura que incluyes todo lo necesario para que los socios reciban la convocatoria a tiempo y conozcan con exactitud todos los acuerdos que se van a discutir y votar en la junta.

Recuerda también que en Rocket Lawyer España contamos con el servicio “pregunta a un abogado” donde profesionales cualificados están dispuestos a asesorarte de manera eficaz sobre todo este procedimiento.

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